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KSJ Tech Dokumentation

 * Home
   * Neu bei der KSJ?
   * CMS
   * OpenSlides
     * Features
     * meinKSJ
     * Microsoft Teams
       * Features
     * Microsoft Entra ID
       * Verpflichtendes Angebot
       * Features
   * Struktur Dokumentationssystem

 * 02 fuer wen

 * 03 strategie

 * Workspaces (Teams)

 * MS Teams | Feature-Übersicht

05 produkte

 * Produkte
 * 05 ksj id
   * Die KSJ ID
 * 06 cms
   * Uebersicht
 * 07 teams
   * Uebersicht
 * 08 konferenzverwaltung
   * Uebersicht
 * 09 vereinsverwaltung
   * Uebersicht

Ksj id

 * Einführungs- und Übergangsphase

KSJ Tech Dokumentation
 * 
 * Home
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WILLKOMMEN IN DER TECHNISCHEN DOKUMENTATION DES KSJ BUNDESVERBANDS

Diese Seite dient der Verschriftlichung und Erläuterung sämtlicher technischen
Systeme, welche relevant sind um unsere verbandlichen Aufgaben ausüben zu
können. Die Seite versteht sich als lebendiges Dokument, in welches auch
zukünftige Entwicklungen mit einbezogen und in ein Gesamtbild zusammengefasst
werden sollen.


NEU BEI DER KSJ?

Bildungsreferent, Sozialarbeiter und Co?

Zunächst Herzlich Willkommen! Damit du dich gut und schnell in unsere Prozesse
einfinden kannst verschaffe dir hier gerne einen ersten Überblick.

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CMS

> Mel füllt weiter aus

Das CMS ist ein von unserem Dienstleister Universum entwickeltes Website-Tool,
mit welchem auf einfache Weise simple bis mittlere Websites aufgebaut werden
können. Es basiert auf dem Programm VIERZWO der Firma.


OPENSLIDES

> TODO Patrycja füllt weiter aus

OpenSlides ist ein Konferenz-Management System, welches bei der KSJ
hauptsächlich für die folgenden Zwecke eingesetzt wird.

> Hinweis Die Bereitstellung kann leider nur bei Tragen des Selbstkostenpreises
> erfolgen. Angesetzt werden pro OpenSlides Instanz zwei Arbeitsstunden.

FEATURES

 * Begrüßungstext auf der Startseite
 * Aktuelle Tagesordnung bereitstellen
 * Antragswesen
 * Wahlen
 * Teilnehmerliste
 * Kurzzeitiges Datei-Sharing im Konferenz-Zeitraum
 * Präsentationen / Projekte zeigen


MEINKSJ

> TODO Sebastian füllt das weiter aus


MICROSOFT TEAMS

> TODO Varol füllt das weiter aus

Microsoft Teams dient uns als primäre Kommunikationsplatform auf Bundesebene.
Hierüber werden Ausschüsse und Konferenzen (BuKo / Herbstrat / Frühjahrsrat)
gestreamt.

> Hinweis Es besteht auch die Möglichkeit, Kontakt zu den Mitarbeiter*innen des
> KSJ-Bundesamtes aufzubauen, sofern man eine persönliche KSJ ID hat. Für alle
> Anderen stehen der E-Mail Kontakt und unser Kontaktformular auf der Homepage
> zur Verfügung.

FEATURES

 * Chat für Mitglieder mit persönlicher ID
 * Streaming von KSJ Veranstaltungen
 * digitale Ausschussarbeit
 * zentraler Dateishare (über SharePoint)


MICROSOFT ENTRA ID

Microsoft Entra ID ist unsere technische Platform, über welche wir die KSJ IDs
bereitstellen. Diese wird vom KSJ Bundesamt administriert. Hier können Benutzer
ihre Passwörter zurücksetzen und Zweifaktor-Einstellungen verwalten.

VERPFLICHTENDES ANGEBOT

Jede Gruppe muss eine eigene KSJ-ID besitzen und über diese mindestens die
jährliche Mitgliedermeldung an das Bundesamt durchführen.

Sie ist zudem Voraussetzung für die Nutzung des CMS und des Teams Zugangs.

FEATURES

 * Benutzername und Passwort/Authenticator verwalten


STRUKTUR DOKUMENTATIONSSYSTEM

 * Übersichtsseite
   * Digital-Strategie des Bundesamts
 * Onboarding
   * Die ersten Schritte: Das digitale Angebot der KSJ
 * Produkt-Übersichten
   * Dein Online-Zugang: Die KSJ-ID
     * Übersicht
       * Die KSJ-ID (bereitgestellt über Microsoft Entra ID) ist der Account,
         über welchen wir zunächst für jede Gruppe (Phase 1) und später auch für
         jedes Mitglied (Phase 2) einen eigenen Login auf unsere digitalen
         Dienste ermöglichen.
       * Erster direkt enthaltener digitaler Dienst ist hierbei die eigene
         KSJ-Mailadresse
     * Vorteile der KSJ-ID
       * einheitliche Kommunikation
       * gemeinsame Datenschutzrichtlinien umsetzen
       * Lösung von Zugangsproblemen aus technischen Gründen
       * Künftig einfaches Hinzufügen weiterer digitaler Dienste für Alle
       * Saubere Trennung von Privatem und ehrenamtlichem Engagement
       * Eigene KSJ-Mailadresse mit individuellem Diözesannamen
     * Eigenen Mailclient verbinden
       * Windows/macOS (Outlook)
       * iPhone / Android (Outlook)
       * iPhone Systemmails
     * 
   * Unsere Internetpräsenz: Das CMS
     * Feature-Übersicht
   * Einheitliche Kommunikation: MS Teams
     * Feature-Übersicht
       * Gruppen- und 1:1-Chat mit allen Vereinsmitgliedern
       * Zentrale Datei-Ablage, -Freigabe und -bearbeitung
       * (Video-)Telefonie (1:1 und Gruppen)
       * Eigene Workspaces
       * Gruppen-Kalender
     * 🔄 Übergangsphase
       * Phase 1: KSJ-IDs für die Stadtgruppen
       * Phase 1: Neue Gremien - Wähle selbst: Gast-Account oder eigene KSJ-ID
       * Phase 2: Die persönliche KSJ-ID - Ab wann kann ich sie nutzen?
       * Phase 2: Bisherige Chat-Gruppen (zB. auf WhatsApp)
       * Phase 2: Bisherige Gast-Accounts von bestehenden Gremien
         * Wie umgehen mit bestehenden Chats und Workspaces?
     * Workspaces (Teams)
       * Konferenzen (KF)
       * Ausschüsse (AS)
       * Bundesamt (BA)
       * Gremien (GM)
       * Externes (EXT)
 * Konferenz-Management: OpenSlides
   * (Vereinsverwaltung: meinKSJ)
 * Anwendungsfälle: Das Tagesgeschäft
   * Arbeit auf Diözesanebene
     * Neue Diözesanleitung /-Mitarbeiter*in einarbeiten
       * KSJ-ID anlegen
         * (Fallunterscheidung)
           * Verwaltung Accounts bei Diözese
           * Verwaltung Accounts beim Bundesamt
       * Notwendige Software
         * Outlook Web (oder eigener Mail-Client (hier noch Erklären, wie man
           die KSJ-ID in seinem Mail-Client hinzufügt) mit 50GB Speicher
         * MS Teams
       * Office-Paket
         * eigenverantwortliche Lizensierung oder Lizensierung über Bundesamt
           zum Selbstkostenpreis
       * Weitere optionale Tools
         * Planner
         * Forms
         * MS Office Web-Apps
           * Word Web
           * Excel Web
           * PowerPoint Web
       * Dateispeicher (Cloud)
         * OneDrive 1TB enthalten
         * SharePoint mittels Teams in MS Teams
     * Neue Accounts für Ehrenamtler*innen erstellen
       * Zugang mit KSJ-ID der Gruppe auf admin.microsoft.com
       * Prozess zum Account anlegen mit Screenshots beschreiben
     * Jährliche Mitgliedermeldung
       * Bundesamt verschickt einmal im Jahr Formular auf KSJ ID
       * Meldung dann bis zum 15.09.
     * Immer up to date: Einladungen, Termine und regelmäßige Infos
       * Mails vom Bundesamt gehen an KSJ IDs der Gruppen raus
     * Anmeldung und Navigation im CMS
       * Passwort-Rücksetzung unter home.ksj.de
       * Referenz auf Produkt-Definition
     * Teamarbeit im Fokus: Wie Hauptberufliche der KSJ erfolgreich
       zusammenarbeiten
       * Teams-Team "Hauptamtliche" vorstellen (Direktlink?)
       * regelmäßiger Austauschtermin erwähnen ("Hauptberuflichen-Treffen")
     * OpenSlides für meine Gruppe anfragen
       * Mail an it@ksj.de mit hauptverantwortlichem Ansprechpartner
       * Referenz auf Produkt-Definition
     * Work in progress: Vereinsverwaltung
       * kurzer Hinweis auf das in Entwicklung befindliche Projekt
   * Arbeit auf Stadtgruppenebene
     * Interne Kommunikation: Teams als Schlüssel zur Zusammenarbeit
       * Gruppenchats je Veranstaltung und Interessensgruppe
       * vollumfänglicher Messenger-Dienst unter angemessener
         Datenschutz-Kontrolle
       * News-Feed in Teams von MS Teams aufbauen
     * Effektive Außen-Kommunikation: Persönliches und gruppenbezogenes Mailing
       * persönliche Kommunikation über eigenes Postfach
       * Freigabe des Gruppenpostfachs für alle relevanten Personen, dann
         gruppenbezogene Mails ausschließlich darüber für Archivierungs- und
         Recherchezwecke
         * Ordnerstruktur empfehlen
     * Gute Außendarstellung: Wie unser CMS hilft
       * Hinweis auf Anwendungsfälle für Satzung, Wahlordnung,
         Mitgliedschaftsanträge, Gruppenstunden
       * Referenz auf Produkt-Definition CMS
     * OpenSlides: Erfahrungen und Tipps für Stadtgruppenkonferenzen
       * womöglich nur bei digitalen Teilnahmen sinnvoll
       * Referenz auf Produkt-Definition
       * Hinweis auf Selbstkostenbeteiligung bei Beauftragung
   * Gremien
     * Was zählt alles als Gremium?
       * Ausschüsse
       * Bundesamt e.V.
       * Bundeskonferenz
       * Bundesrat
     * Ich bin Ausschuss-Mitglied! Und jetzt?
       * Cool, dass du dich engagierst!
       * Du bekommst eine KSJ-ID, wenn noch nicht vorhanden
       * Du kannst dich mit der KSJ-ID in Teams anmelden (bestenfalls
         installieren)
       * Du wirst vom Bundesamt automatisch in das passende Ausschuss-Team
         freigeschaltet
       * Du kannst dir die Ausschuss-Dateien auf dein Gerät über OneDrive
         synchronisieren
       * Mindestens der Ausschuss-Sprecher erhält jeweils Zugriff auf das
         OpenSlides der Bundeskonferenz
     * Wie kann unser Ausschuss eigene Inhalte veröffentlichen?
       * Veröffentlichbare Dokumente können an das Bundesamt gesendet werden und
         werden unter bundesamt.ksj.de in eigenen Unterseiten veröffentlicht
         (it@ksj.de)
       * Falls regelmäßige Anpassungen über einen längeren Zeitraum notwendig
         sind
         * Anfrage im Einzelfall an BL für eigene Website
     * Ich bin Orga-Team der BuKo. Wie gehts los?
       * Du bekommst eine KSJ-ID. (Siehe Produkt-Definition)
       * 

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