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 * POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

0. GENERALIDADES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 20121 y sus
Decretos
Reglamentarios, la Empresa establece la Política General y Especiales aplicables
para el
Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.
0.1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
LA COMPAÑÍA DE CRÉDITOS RÁPIDOS S.A.S. (en adelante la “Compañía”,
“RapiCredit”), es una sociedad comercial identificada con NIT 900.564.668-4, con
matrícula
mercantil 02366627 y con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., que se
constituye
como una Empresa colombiana cuyo objeto social consiste en el desarrollo de
productos y
servicios que promuevan la inclusión financiera y el acceso al crédito de las
personas, así
como de las micro, pequeñas y medias empresas (Mipymes).

DIRECCIÓN FÍSICA: Carrera 29 #75 A 26 de la ciudad de Bogotá D.C. CORREO
ELECTRÓNICO: datospersonales@rapicredit.com PÁGINA WEB: www.rapicredit.com
TELÉFONO: 60 (1) 3902670

1. OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el
tratamiento
de datos personales al interior de la Compañía, permitiendo de esta manera
fortalecer el
nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de
su
información; Informar a los Titulares sobre las finalidades y transferencias a
que son
sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de
sus
derechos.
2. ALCANCE
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la
“Política”)
será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos
personales que
sean objeto de tratamiento por parte de RapiCredit como responsable del
tratamiento de
datos personales.
La presente constituye la versión 2.0 de Política de Tratamiento de Datos
Personales de la
Compañía, lo anterior, con base en el proceso de actualización de bases de datos
que
realizó la empresa dando cumplimiento a la Circular Externa 003 del 2018, esto
es la actualización que debe realizar toda empresa de sus bases de datos entre
el 02 de enero
y el 31 de marzo de cada año a partir del 2020.
3. TERMINOLOGÍA
 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a
cabo el tratamiento de datos personales.
 Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro
formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el
fin de
informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
 Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
 Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de
otra persona.
 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
 Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por
sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por
cuenta del Responsable del tratamiento.
 Habeas data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y
rectificar la
información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de
naturaleza pública o privada.
 Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
tratamiento
de los datos.
 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento 4.
NORMATIVIDAD APLICABLE
 Ley 1581 de 2012 – Disposiciones Generales para la Protección de Datos
Personales.
 Decreto 1074 de 2015 – Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Capítulo 25: Reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012.
 Ley 1273 de 2009 – Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea
un
nuevo bien jurídico tutelado – denominado ‘de la protección de la información y
de
los datos’- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las
tecnologías de
la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 ISM-PT-001 – Política Seguridad y Ciberseguridad.
 GLG-ML-001 – Manual de Contratación.
6. RESPONSABILIDADES
 Titulares de los datos personales: Relacione las responsabilidades principales
frente
al cumplimiento de la política.
 Responsable del Tratamiento de Datos Personales: Relacione las
responsabilidades principales frente al cumplimiento de la política.
 Oficial de Protección de Datos Personales: Relacione las responsabilidades
principales frente al cumplimiento de la política.
7. DISPOSICIONES
7.1. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS
PERSONALES
En materia de protección de datos personales se deben aplicar los siguientes
principios
rectores:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El tratamiento a
que
se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad regulada que debe sujetarse a
lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima
de
acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe
ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho
del
Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del
tratamiento,
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones
de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse
por
personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles
en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso
sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el
Responsable
del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas
Data,
se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo
sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda
al
desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la
misma.
7.2. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de
aquellos que
les otorgue la ley:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable
del
tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error,
o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento
salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley.
c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del
tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones
a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
7.3. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012,
por regla
general en el tratamiento de datos de carácter personal la Compañía recolectará
la
autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por
cualquier medio
que pueda ser objeto de consulta posterior.
7.3.1. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio
de sus
funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos
o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
7.4. DEBERES DE LA COMPAÑÍA DE CRÉDITOS RÁPIDOS S.A.S COMO
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RapiCredit como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los
siguientes
deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de
hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la
respectiva
autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento
sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos
cuyo
tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones
de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
Ley
Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de
los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.

7.5. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES.
7.5.1. Tratamiento de datos personales de Clientes
La Compañía recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una
base
de datos la cual es calificada por RapiCredit como de reserva, y sólo será
revelada con la
expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
clientes de la
Compañía, serán:
a) Contar con documentos digitalizados y físicos de los clientes con el
propósito de
gestionar el proceso de vinculación y creación del cliente en la empresa.
b) Generación de informes mensuales sobre el comportamiento de la cartera del
cliente.
c) Prestar servicios crediticios a personas naturales y jurídicas a través de
plataformas
electrónicas.
d) Realizar ante los operadores de información (Experian, Transunion y/o
cualquier
otra entidad que llegue a manejar bases de datos con los mismos objetivos) la
consulta de la información crediticia, así como el reporte de la generación,
modificación, extinción, cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones
contraídas.
e) Compartir e intercambiar con sus entidades filiales, matrices, aliadas y/o
con
entidades financieras, cesionarios o inversionistas, la información personal y
financiera así como la información en relación con créditos contratados u
otorgados
con o a través la Compañía, contenida en las bases de datos de la entidad con
fines
de control de riesgos, desembolso y pago de obligaciones.
f) Realizar servicios legalmente autorizados bajo el contrato de mutuo firmado
con
nuestros clientes, como pueden ser cesiones de cartera, cobro de obligaciones y
cualquier otra actividad autorizada en dicho contrato.
g) Adelantar contactos con fines comerciales y/o promocionales ya sea sobre sus
propios servicios y productos, o los de terceros con los que la Compañía tenga
relaciones comerciales o alianzas, a través de correo, teléfono, celular, correo
electrónico o cualquier otro medio conocido o por conocer.
h) Realizar actividades de gestión de cobro, aviso de reporte a las centrales de
riesgo,
entrega de extractos de obligaciones y actualizar la información a través de
diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas,
páginas
de internet y redes sociales y referencias de terceras personas. Así mismo, por
parte
de RapiCredit se solicita información de terceras personas que podrá utilizar en
una
etapa pre-contractual, contractual o post-contractual con el fin de actualizar y
llevar

a cabo actividades de localización de clientes para asegurar una adecuada
gestión
del crédito y experiencia del cliente, razón por la cual el cliente debe contar
con la
autorización del(os) tercero(s) que proporcionará como referencia(s).
i) Seguimiento de procesos jurídicos, identificación de pagos realizados y
calificación
de cartera de manera directa o a través de terceros ubicados dentro y fuera del
territorio nacional.
j) Seguimiento continuo a nuestros clientes, mediante estrategias de
fidelización
efectivas propiciando confianza y lealtad para la prestación de nuevos
servicios.
k) Con el propósito de dar a conocer a los clientes el portafolio de servicios
crediticios
que son ofrecidos a través de la Empresa.
l) Consultar y reportar información de los clientes a través de centrales de
riesgo y de
acuerdo con lo establecido en la Ley 1266 de 2008.
m) Contactar al Titular a través de medios físicos y electrónicos, incluyendo
pero sin
limitar, los siguientes medios: correo electrónico, Short Message Servive (SMS
por
sus siglas en inglés), Multimedia Message Service (MMS por sus siglas en
inglés),
Unstructured Supplementary Service Data (USSD por sus siglas en inglés),
mensajes de WhatsApp, Push Notification, y chats de redes sociales y
aplicaciones
asociadas al número telefónico registrado por el cliente para el envío de
información
de interés o relacionada con el portafolio de servicios.
n) Mantener contacto con la sociedad aun cuando finalice la relación
contractual.
o) Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad,
considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna
medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las
obligaciones
de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a
las que está sujeto esta sociedad. tales como proveedores de servicios de
mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, proveedores de
productos. Etc.
p) Dar atención y seguimiento a las solicitudes que reciba de los Titulares de
Datos
Personales, en ejercicio del derecho de Habeas data.
q) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual,
contractual y
post contractual.
r) Evaluar la atención brindada al cliente y realizar actividades de prospección
comercial.
s) Gestionar y dar atención oportuna a las peticiones, quejas o reclamos
presentados
por los clientes de la organización a través de los canales de servicio al
cliente.

t) Dar cumplimiento al Sistema de prevención de lavado de activos y financiación
del
terrorismo adoptado por la empresa y en consecuencia consultar al titular en
listas
restrictivas.
Por otro lado, el titular autoriza el envío de contenido publicitario,
incluyendo pero sin limitar,
los siguientes medios: correo electrónico, Short Message Servive (SMS por sus
siglas en
inglés), Multimedia Message Service (MMS por sus siglas en inglés), Unstructured
Supplementary Service Data (USSD por sus siglas en inglés), mensajes de
WhatsApp,
Push Notification dentro de la franja horaria entre las 8:00 am hasta las 9:30
pm, y los días
sábado, domingo y festivo hasta las 18:30 horas de manera segmentada.
Adicionalmente, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al
tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Compañía, y el
tiempo adicional
que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que
hagan
necesario el manejo de la información.
7.5.2. Tratamiento de datos personales de Prospectos
La Compañía recolecta los datos personales de prospectos y los almacena en una
base de
datos la cual es calificada por RapiCredit como de reserva, y solo será revelada
con la
expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
prospectos de La
Compañía, serán:
 Dar a conocer el portafolio de servicios crediticios que son comercializados
por la
Compañía.
 Realizar seguimiento y perfilación en el proceso de adquisición de un crédito
y
actividades de prospección comercial.
 Consultar al interesado en centrales de riesgo y con base en la Ley 1266 de
2008.
 Mantener contacto con la Compañía a través de canales físicos y digitales
 Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
 Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de
distribución, y
cualquier tercero con el cual la Compañía tenga un vínculo contractual para el
desarrollo de la actividad de prospección comercial.
 Contactar al Titular a través de medios físicos y electrónicos, incluyendo
pero sin
limitar, lo siguientes medios: correo electrónico, , Short Message Servive (SMS
por
sus siglas en inglés), Multimedia Message Service (MMS por sus siglas en
inglés),
Unstructured Supplementary Service Data (USSD por sus siglas en inglés),
mensajes de WhatsApp, Push Notification, y chats de redes sociales y
aplicaciones
asociadas al número telefónico registrado por el cliente para el envío de
información
de interés o relacionada con el portafolio de servicios.

 Consultar antecedentes del prospecto en listas restrictivas, listas OFAC,
PEPS,
Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y financiación del
terrorismo.
Por otro lado, el titular autoriza el envío de contenido publicitario a través
de medios físicos
y electrónicos, incluyendo pero sin limitar, lo siguientes medios: correo
electrónico, , Short
Message Servive (SMS por sus siglas en inglés), Multimedia Message Service (MMS
por
sus siglas en inglés), Unstructured Supplementary Service Data (USSD por sus
siglas en
inglés), mensajes de WhatsApp, Push Notification dentro de la franja horaria
entre las 8:00
am hasta las 9:30 pm, y los días sábado, domingo y festivo hasta las 18:30 horas
de manera
segmentada.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al
establecido a través de la autorización otorgada por el prospecto para usar sus
datos
personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias
legales o
contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
7.5.3. Tratamiento de datos personales de Empleados
RapiCredit recolecta los datos personales de sus trabajadores los cuales son
calificados
por la Compañía como de reserva, y solo serán revelados por la Compañía con la
expresa
autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
empleados de la
Compañía serán:
 Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a los
empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o
extranjeras competentes;
 Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular del dato con
RapiCredit.
 Cumplir con las obligaciones impuestas a la Compañía como empleador, en
relación
con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
 Realizar y grabar las reuniones virtuales desarrolladas por los trabajadores.
 Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
 Consultar memorandos o llamados de atención.
 Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
 Establecer comunicación en casos de emergencia.
 Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
 Proteger los materiales confidenciales y de propiedad de la Compañía.

 Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el
reconocimiento del
trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios
desarrollados.
 Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines
comerciales relacionados con el objeto social de la Compañía.
 Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la
Compañía mantenga una relación contractual y clientes en la medida en que sea
necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos
de
que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que
preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación
contractual, así
como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de
seguridad social.
 Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de
viajes,
compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de vehículos, para la
gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
 Realizar transferencia internacional de datos a países que proporcionen una
protección similar a la de Colombia como es el caso de diferentes proveedores de
servicios tecnológicos.
 Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación,
entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la
relación contractual.
 Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los
empleados.
 Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre
otros.
 Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por
clientes,
terceros o los mismos colaboradores.
 Cumplir con los requerimientos estipulados dentro de los protocolos de
bioseguridad
implementados por la Compañía.
 Dar cumplimiento al Sistema de prevención de lavado de activos y financiación
del
terrorismo adoptado por la empresa y en consecuencia consultar al titular en
listas
restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU.
RapiCredit almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que
hayan sido
obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta
identificada
con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será
tratada por el
Área de Gestión Humana, con la finalidad de administrar la relación contractual
entre la
Compañía y el empleado.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos
datos
sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán
usados por
RapiCredit para los fines antes mencionados.
Terminada la relación laboral, la Compañía procederá a almacenar todos los datos
personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación
generada en
desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido,
sometiendo
en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado
que la
información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior a
20 años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo
con las
circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la
información.
Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de
la
Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar
cumplimiento a
los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por
el
Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo
razonable
y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del
Tratamiento
de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.
7.5.4. Tratamiento de datos personales de candidatos o aspirantes a
procesos de selección
RapiCredit recolecta los datos personales de sus postulantes y los almacena en
una base
de datos la cual es calificada por RapiCredit como de reserva, y sólo será
revelada con la
expresa autorización del Titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
postulantes de la
Compañía, serán:
 Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución
transparente del proceso de selección del personal.
 Envío de comunicaciones programadas por la Compañía para realizar diferentes
pruebas de selección.
 Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso
de
selección
 Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
 Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
 Realizar pruebas de poligrafía y psicotécnicas como parte del proceso de
selección.
 Dar cumplimiento al Sistema de prevención de lavado de activos y financiación
del
terrorismo adoptado por la empresa y en consecuencia consultar al titular en
listas
restrictivas.

Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos
proporcione pasarán
a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual RapiCredit como responsable,
podrá tratar
para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante
se adecue.
Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas
de
seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos
suministrados
selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un
período
superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de
acuerdo con
las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la
información.
7.5.5. Tratamiento de datos personales de Aprendices SENA
La Compañía recolecta los datos personales de los aprendices SENA y los almacena
en
una base de datos la cual es calificada por la Compañía como de reserva, y sólo
será
revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad
Competente lo
solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
aprendices SENA
de la Compañía, serán:
 Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley colombiana a las
Empresas
patrocinadoras, en especial a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002 así como sus
Decretos Reglamentarios.
 Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la
Compañía.
 Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso
de
vinculación de aprendices.
 Cumplir con las obligaciones impuestas a la Compañía como Empresa
patrocinadora, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el
denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
 Gestionar las funciones desarrolladas por los aprendices.
 Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa
productiva.
 Contactar a familiares en casos de emergencia.
 Dar cumplimiento al Sistema de prevención de lavado de activos y financiación
del
terrorismo adoptado por la empresa y en consecuencia consultar al titular en
listas
restrictivas.
Como quiera que el contrato de aprendizaje al interior de las Empresas
patrocinadoras se
enmarca en el ámbito de las relaciones laborales, los respectivos soportes
documentales
son manejados y custodiados por parte de la Compañía como historia laboral por
las áreas
encargadas de la administración del talento humano.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al tiempo
que dure la relación del postulante con la Compañía, que en ningún caso podrá
ser superior

a dos (2) años, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las
circunstancias
legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
7.5.6. Tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes
La Compañía no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de
menores
de edad; sin embargo, de forma particular la Compañía recolecta y trata los
datos
personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única
finalidad de
cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con
las
afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, así como el
cumplimiento de la
jornada familiar (Ley 1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute
de los derechos
fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia.
En todo caso, la Compañía recolectará cuando corresponda la respectiva
autorización a
sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el
interés
superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas
y
adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de
Colombia.
7.5.7. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas
La Compañía recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas y
los
almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos
públicos, es calificada por la Compañía como de reserva. En el caso de datos
privados,
RapiCredit solo los revelará con la expresa autorización del Titular o cuando
una autoridad
competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
Proveedores o
contratistas de la Compañía, serán:
a) Llevar a cabo procesos de evaluaciones y selección de proveedores.
b) Procesos de vinculación y creación del proveedor en los sistemas de
información
de la Compañía.
c) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y
regulatorias.
d) Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.
e) Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios
recibidos.
f) Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio
recibidos de los
proveedores.
g) Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios
con
los proveedores.
h) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los
proveedores.

i) Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el
proveedor.
j) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas
precontractual, contractual y post contractual.
k) Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
l) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean
otorgadas
por los propios proveedores.
m) Consultar antecedentes de los proveedores y contratistas en listas
restrictivas, listas
OFAC, PEPS, Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y
financiación
del terrorismo.
La Compañía sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean
necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de selección,
evaluación y
ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y
contratistas por
parte de la Compañía tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y
competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito,
RapiCredit
devolverá o eliminará tal información, salvo cuando se autorice expresamente su
conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al tiempo
que dure la relación del Proveedor o contratista con la Compañía, y el tiempo
adicional que
se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan
necesario
el manejo de la información.
7.5.8. Tratamiento de datos personales en la páginas web
La Compañía recolecta datos personales privados de terceros a través de su
página web o
redes sociales y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la
compañía
como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o
cuando una
Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales que son
recopilados a
través de la página web La Compañía, serán:
a) Permitir la comunicación con los clientes, prospectos o terceros mediante la
sección
de contáctenos, suscríbete o a través del canal de sugerencias.
b) Prestar servicios crediticios en línea.
c) Dar a conocer el portafolio de servicios crediticios que ofrece la Empresa.
d) Publicar eventos, reconocimientos, certificaciones y noticias de interés.
e) Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los interesados.

f) Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales,
informativos,
de mercadeo y ventas.
g) Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al
pactado con el tercero a través de la autorización para usar sus datos
personales, y de
acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el
manejo de
la información.
7.5.9. Tratamiento de datos personales de Accionistas
La Compañía recolecta los datos personales de sus accionistas y los almacena en
una base
de datos la cual, es calificada por RapiCredit como de reserva, y que solo los
revelará por
la Compañía con la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad
competente lo
solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
accionistas serán:
a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de
accionistas.
b) Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.
c) Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.
d) Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de
Comercio y demás normatividad aplicable.
e) Convocarlo o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a
las que
deba asistir por su calidad de accionista.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al
establecido a través de la autorización otorgada por el accionista para usar sus
datos
personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias
legales o
contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
7.6. SEGURIDAD EN INTERNET
Para RapiCredit la privacidad y la seguridad de los datos de sus clientes y
usuarios es
fundamental y estamos conscientes de la confianza que depositan en nosotros al
requerir
nuestros servicios. Por eso, tomamos todas las medidas de seguridad a nuestro
alcance
para proteger sus datos. Todas las plataformas que procesan tarjetas de pago
deben contar
con el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de las Tarjetas de Pago
(PCI DSS,
Payment Card Industry Data Security Standard, en sus siglas en inglés. PCI DSS
es un
estándar que establece un conjunto de medidas, prácticas y herramientas que
pretenden
garantizar la seguridad en el tratamiento de la información asociada a medios de
pago
electrónicos. Aunque nuestro sistema no procesa tarjetas de pago nuestros
servidores

están alineados con los controles de la Norma ISO 270012:12013 para garantizar
la
seguridad de la información.
La Compañía usa cookies, una herramienta empleada por los sitios web para
almacenar y
recuperar información acerca de sus visitantes. En nuestro caso, las cookies
solo recuperan
información que esté disponible en nuestra página. Además, la información que se
recoge
nos ayuda a mejorar la experiencia del usuario en nuestro sitio.
Nuestro sitio cuenta con certificado SSL (Secure Sockets Layer, en sus siglas en
inglés) el
cual nos permite encriptar los datos mientras viajan desde el computador de
nuestros
clientes o usuarios hasta nuestro servidor, de esta forma nadie podrá
interceptar la
comunicación para apoderarse de sus datos personales.
No obstante lo anterior, es una responsabilidad de nuestros clientes o usuarios
implementar
los controles de seguridad necesarios, en sus equipos y redes privadas para su
navegación
hacia el/los portales de la Compañía o para el envío de correos electrónicos. De
esta
manera RapiCredit no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del
ingreso
fraudulento por parte de terceros a la base de datos y por alguna falla técnica
en el
funcionamiento que sobrepasen las actividades desarrolladas con la diligencia
debida.
7.7. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
PERSONALES
Actualmente la Compañía realiza Transferencia Internacional de bases de datos
relacionada con información de deudores o cartera a países como Estados Unidos,
lo
anterior con la única finalidad de celebrar contratos de participación o venta
de activos; lo
cual a su vez implica la transferencia internacional de las bases de datos con
información
personal de la Compañía.
Para realizar dicho proceso, RapiCredit ha verificado que dicho país reúna los
estándares
que garantizan un nivel adecuado de protección de datos personales, encontrando
que en
efecto el numeral 3.2 del Capítulo tercero, del Título V de la Circular Única
005 del 10 de
agosto de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio incluye a dicho
país en la
lista de países seguros.
Adicionalmente, la Compañía puede llegar a realizar Transmisión internacional de
datos
personales, lo anterior, con la finalidad de gestionar todos los procesos
internos de la
Compañía. En todo caso, además de contar con la autorización expresa e
inequívoca por
parte del Titular, RapiCredit se asegurará que la acción proporciona los niveles
adecuados
de protección de datos y atiende a los requisitos fijados en Colombia por el
Régimen de
Habeas Data.

7.8. PROCEDIMIENTO O PROTOCOLO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS,
RECLAMOS Y PETICIONES, ASÍ COMO LOS MECANISMOS PARA EJERCER
LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se
determine por
estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos
contactándose con
nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la
protección de
datos personales en la Compañía, ÁREA JURÍDICA con el apoyo técnico de sus
proveedores legales expertos en Protección de datos, ALMEIDA & ROMO ABOGADOS
CONSULTORES. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico:
datospersonales@rapicredit.com.
7.8.1. Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases
de datos de
RapiCredit y la Compañía se encargará de suministrar toda la información
contenida en el
registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la Compañía, será atendida en un término máximo
de 10
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en
que se
atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días
hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
7.8.2. Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de la
Compañía
debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta
el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data,
se
podrán presentar reclamación ante la Compañía la cual será tramitada bajo las
siguientes
reglas:
a) El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a RapiCredit
con la
identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los
cinco (5)
días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
c) En caso de que la Compañía reciba un Reclamo del cual no sea competente para
resolverlo, la Empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un
término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.

d) Una vez recibido el reclamo completo, la Compañía incluirá en la respectiva
base
de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un
término no mayor a dos (2) días hábiles. La Compañía conservará dicha leyenda
en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
e) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible
atender el reclamo dentro de dicho término, la Compañía informará al Titular los
motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del
primer término.
7.8.3. Contenido mínimo de la solicitud
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o
reclamo sobre el
uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones
mínimas,
en aras de brindar al Titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado.
Los requisitos
de la solicitud son:
a) Estar dirigida a LA COMPAÑÍA DE CRÉDITOS RÁPIDOS S.A.S.
b) Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de
identificación).
c) Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
d) El objeto de la petición.
e) Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica
(e-mail).
f) Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para
reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el
Titular deberá
plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los
requisitos
exigidos en el punto anterior.
7.8.4. Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se
determine por
estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la
Superintendencia de
Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el
trámite de
Consulta o Reclamo directamente ante la Compañía.
7.8.5. Petición de actualización y/o rectificación
RapiCredit rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información
que sea inexacta o
se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes
señalados, para
lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por
la compañía,
indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la
documentación que soporte tal petición.

7.8.6. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización
dada para
el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un
impedimento
consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a la Compañía
la supresión
o eliminación de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,
deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron
obtenidos.
c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para
los que
fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la
información
personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros,
archivos, bases de datos
o tratamientos realizados por la Compañía.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto la Compañía podrá negar
revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los
siguientes casos:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o
la
actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados
del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir
con
una obligación legalmente adquirida por el titular.
7.9. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
La Compañía se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y
Protección de
Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será
comunicada
de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios
habituales
de contacto con cinco (5) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o
especial y
con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con
la
autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar
a la Compañía
el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12.
Sin embargo,
los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la
Compañía tenga
un deber legal o contractual de tratar los datos.

7.10. LEY Y JURISDICCIÓN
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del
tratamiento de los datos
personales que conforman las bases de datos de RapiCredit y la presente
Política, estará
sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de
Colombia y las
autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de
cualquier
inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de
Colombia.
7.11. VIGENCIA
La presente Política rige a partir del 08/06/2022.
8. ANEXOS
Ninguno.
9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Autor Fecha 1 Creación del documento Manuela
Prieto – Líder Jurídica 01/12/2021 2 Ajustes generales de la política. Área
Jurídica 03/03/2022  



 

3

Ajustes de la política a formato de plantilla normalizado por RapiCredit. Se
elimina sección de control biométrico y bases de



datos de visitantes ya que no aplica.

 



 

Área Jurídica / Gestión de Procesos

 



 

08/06/2022

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