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WIE MAN BEI BURNOUT-ANZEICHEN DEN URSACHEN RICHTIG GEGENSTEUERT: PROPHYLAXE UND
SELBSTHILFE – MIT BÜRO-KAIZEN!

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Ist das „nur“ eine Erschöpfung, oder sind das schon die ersten Anzeichen eines
Burnouts? Die Antwort ist aufgrund von Abgrenzungsschwierigkeiten zu ähnlichen
Krankheitsbildern leider nicht ganz einfach – auch nicht für Ärzte und
Psychologen. Und leider geht auch kein rotes Lämpchen am Körper an, das vor den
Gefahren einer zu großen chronischen Arbeitsüberlastung warnt. Das macht eine
genaue Einordnung der Problematik so schwierig.

Fakt ist jedoch, dass Burnouts aufgrund der arbeitsweltlichen Belastungen in den
letzten zwei Jahrzehnten dramatisch zugenommen haben und mittlerweile zu den
häufigsten psychischen Erkrankungen am Arbeitsplatz zählen und dabei besonders
lange Fehlzeiten verursachen. Die Betroffenen merken dabei meistens viel zu
spät, dass sie sich durch den Dauerstress überfordern und ihre seelischen und
körperlichen Ressourcen rücksichtslos ausbeuten. Wer in diesem Hamsterrad sitzt,
läuft dann so lange, bis zum Schluss gar nichts mehr geht. Dann hilft oft meist
nur noch eine langwierige Therapie, die keinem etwas nutzt.

 * Die gute Nachricht ist jedoch, dass man bei den ersten Burnout-Anzeichen noch
   gut gegensteuern kann – und das auch unbedingt tun sollte.
 * Greifen Sie daher besser rechtzeitig ein und lernen Sie, wie Sie Burnout
   anhand der typischen Anzeichen erkennen und sich und andere mit den richtigen
   Maßnahmen vor einer langwierigen Erkrankung schützen können.
 * Wie oft Burnout vorkommt, wie lange es dauert, was die Ursachen sind, welche
   Anzeichen und Symptome darauf hindeuten und mit welchen wirkungsvollen
   Selbsthilfemethoden man die Erkrankung präventiv verhindern kann, erfahren
   Sie hier in diesem Büro-Kaizen Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

 * 1. Definition
 * 2. Ursachen
 * 3. Anzeichen
 * 4. Tipps zum Vorbeugen
 * 5. Stressfaktoren
 * 6. Video „ERFOLG statt Burnout“


1. DEFINITION: WAS IST BURNOUT? WIE OFT KOMMT ES VOR? UND WIE LANGE DAUERT ES?

Das Wort „Burnout“ kommt aus dem Englischen („to burn out“) und bedeutet ins
Deutsche übersetzt „ausbrennen“, „ausgebrannt sein“. Der Begriff wurde 1974 von
dem US-amerikanischen Psychotherapeuten Herbert Freudenberger geprägt, nachdem
er selbst eine Burnout-Erkrankung durchgemacht und dann die Anzeichen, Ursachen
und Folgen an sich beschrieben hatte. Dennoch gibt es bis heute noch keine
allgemeingültige medizinische oder psychologische Definition. Unter Burnout wird
jedoch allgemein ein extremer Erschöpfungszustand der totalen körperlichen,
geistigen und emotionalen Erschöpfung verstanden.

 * Derzeit werden Burnouts zu der Gruppe der psychischen Erkrankungen gezählt,
   der nach den Muskel- und Skeletterkrankungen (z. B. Rückenleiden) und vor
   Verletzungen zweithäufigsten Krankheitsart (mit Ausnahme der stark
   gestiegenen Atemwegserkrankungen in Folge der Coronapandemie).
 * Die starken Überschneidungen der Burnout-Anzeichen mit den Symptomen eines
   chronischen Erschöpfungssyndroms und insbesondere auch einer depressiven
   Phase lassen die Abgrenzungen jedoch sehr verschwimmen. Daher ist trotz des
   hohen Vorkommens und der hohen gesamtwirtschaftlichen Kosten eine konkrete
   statistische Angabe der Fallzahlen in Deutschland leider nur annäherungsweise
   möglich.
 * Aufgrund der unscharfen Diagnosemöglichkeiten wurden die Burnout-Erkrankungen
   in der zentralen „medizinischen Klassifikationsliste der
   Weltgesundheitsorganisation“ (ICD-10) bislang noch zur Diagnosegruppe Z73
   „Probleme mit Bezug auf Schwierigkeiten bei der Lebensbewältigung“ gezählt.
   Das Burnout-Syndrom war damit bis Anfang 2022 keine eigenständige Krankheit,
   sondern nur eine Zusatzdiagnose.
 * Erst in der seit Januar 2022 geltenden ICD-11 (die flexibel in einer
   Übergangsphase von 5 Jahren in den einzelnen Mitgliedsstaaten eingeführt
   werden muss) ist das Burnout-Syndrom erstmals als eigenständige Diagnose
   aufgeführt (wie übrigens zum ersten Mal auch das Messie-Syndrom sowie die
   Video- und Onlinespielsucht). Laut dem offiziellen ICD-11
   Übersetzungs-Entwurf des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte
   lautet die künftige Definition von Burnout folgendermaßen:


DEFINITION VON BURNOUT IN DER MEDIZINISCHEN KLASSIFIKATIONSLISTE ICD-11 DER WHO
(2022):

„Burnout ist ein Syndrom, das als Folge von chronischem Stress am Arbeitsplatz
konzeptualisiert wird, der nicht erfolgreich bewältigt wurde. Es ist durch drei
Dimensionen gekennzeichnet:

 1. Gefühle der Energieerschöpfung oder Erschöpfung
 2. Erhöhte mentale Distanz zur Arbeit oder Gefühle von Negativismus oder
    Zynismus in Bezug auf die Arbeit
 3. Ein Gefühl der Ineffektivität und des Mangels an Leistung

Burnout bezieht sich speziell auf Phänomene im beruflichen Kontext und sollte
nicht zur Beschreibung von Erfahrungen in anderen Lebensbereichen verwendet
werden.“


WIE OFT KOMMT BURNOUT IN DEUTSCHLAND VOR? WIE LANGE DAUERT EINE BURNOUT-PHASE?

Die unscharfe Definition und Diagnostik von Burnout verhindern leider auch eine
präzise statistische Erfassung der Häufigkeit und Dauer des Krankheitsbildes.
Hier jedoch die wichtigsten Fakten, die eine Einschätzung des Geschehens
erlauben. (Quellen: AOK Fehlzeiten-Report, Gesundheitsreport
Arbeitsunfähigkeiten der Techniker Krankenkasse und Statistikportal Statista)

WIE OFT KOMMT ES ZU EINEM BURNOUT?

 * Laut dem aktuellen Fehlzeiten-Report der AOK hatten 2020 insgesamt 180.000
   Menschen in Deutschland einen Burnout (5,5 Fälle pro 1.000 Mitglieder).

 * Der Gesundheitsreport Arbeitsunfähigkeiten 2021 der Techniker Krankenkasse
   ordnet insgesamt 19,8 % aller Fehltage der Erkrankungsgruppe der psychischen
   Erkrankungen zu, auf die damit die meisten Krankheitstage entfallen.

 * Die Branchen und Berufe, in denen laut der AOK-Statistik am häufigsten
   Burnout gemeldet werden, sind (1.) kundenorientierte und erzieherische
   Berufe, in denen man ständig helfen und beraten muss, (2.) Haus- und
   Familienpflege, v.a. bei Konflikten mit der zu pflegenden Person und (3.)
   Heilerziehungspflege und Sonderpädagogik. Also vor allem Berufe mit einem
   hohen Anteil an zwischenmenschlichen Interaktionen und einer besonders hohen
   psychosozialen Belastung. Den Spitzenplatz belegen dabei Berufe im
   Dialogmarketing. Der BKK-Gesundheitsreport verzeichnet jedoch allgemein einen
   Anstieg in allen Branchen.

WIE LANGE DAUERT EIN BURNOUT IM SCHNITT?

 * Laut dem aktuellen Fehlzeiten-Report der AOK dauert eine Burnout-Erkrankung
   im Durchschnitt 23,95 Tage, bis die Betroffenen wieder arbeiten.

 * Die Arbeitsunfähigkeitstage durch psychische Erkrankungen insgesamt haben
   dabei laut der AOK-Statistik von 2010 bis 2020 um 56 % auf 264,6 Fehltage pro
   100 Versicherten zugenommen. Das bedeutet zugleich, dass die Fehltage pro
   Fall mit im Schnitt 30,3 Tagen mehr als doppelt so lang sind wie beim
   Gesamtdurchschnitt über alle Krankheitsarten hinweg (13,8 Tage).

 * Dabei leiden Frauen sowie ältere Beschäftigte statistisch gesehen deutlich
   häufiger und/oder länger unter den Burnout-Anzeichen. Laut dem
   Fehlzeiten-Report der AOK entfielen im Jahr 2020 fast zwei Drittel aller
   Burnout-Fehltage (64 %) auf Frauen und 36 % auf Männer.

 * Das Risiko für eine Burnouterkrankung steigt dabei mit zunehmenden Alter
   kontinuierlich an. Am häufigsten betroffen sind Beschäftigte zwischen 60 und
   64 Jahren, die es fast doppelt so häufig erwischt, wie die Altersgruppe
   zwischen 30 und 34.


2. DIE BURNOUT-URSACHEN: ARBEITSÜBERLASTUNG, STRESS, FRUSTRATION UND SPANNUNGEN

Die Entstehung eines Burnouts wird sowohl von äußeren (situativen) wie auch
inneren (psychologischen, intrapersonellen) Faktoren begünstigt. Äußere
Belastungen, wie zum Beispiel steigender Erfolgs- und Zeitdruck, erhöhen das
Burnoutrisiko, während geeignete Methoden zur Stressreduktion und für
effizientere Arbeitsweisen dem entgegenwirken. Hier die wichtigsten Ursachen für
ein Burnout.

 * Stress: Stress wird allgemein als eine Hauptursache für Burnout angesehen.
   Aber nicht jeder, der Stress erlebt, bekommt auch gleich ein Burnout. Denn es
   gibt einerseits positiven und negativen Stress sowie auch geeignete Methoden,
   Stress abzubauen. Wer jedoch einem chronischen Stress durch Überlastung
   ausgesetzt ist und nichts für eine körperliche Stressbewältigung tut (zum
   Beispiel durch Bewegung, um die Stresshormone abzubauen), erhöht das eigene
   Burnoutrisiko beträchtlich.
 * Große Verantwortung unter starkem Zeitdruck: Hier wirken chronischer Stress
   und ein hoher psychischer Druck wie Mühlsteine für den ultimativen
   Dauerstress zusammen.
 * Große Existenzängste: Auch die Angst vor einem Verlust des eigenen
   Arbeitsplatzes und die damit zusammenhängenden Existenzängste
   (Wohnungsverlust, sozialer Abstieg, Existenzsicherung, Ansehensverlust)
   erzeugen ein hohes Maß an psychosozialem Stress.
 * Mangelnde Eigenkontrolle: Je mehr Anforderungen durch den Arbeitsplatz und
   desto geringer die eigenen Kontroll- und Entscheidungsspielräume, desto
   größer ist auch das Gefühl der Ohnmacht. Dies wird durch fehlende soziale
   Unterstützung (von Mitgefühl und Anerkennung bis direkter Hilfe) weiter
   verstärkt.
 * Zu wenig Anerkennung: Wer viel leistet, muss dafür auch eine Anerkennung
   bekommen. Klafft die Lücke zwischen Leistung und zu geringer Anerkennung zu
   weit auseinander, fördert dies die Frustration und das individuelle Gefühl
   der Verausgabung. Dies wird durch unklar definierte Erfolgskriterien noch
   einmal unnötig verschärft.
 * Zwischenmenschliche Spannungen: Belastende Arbeitsatmosphären aufgrund
   ungelöster sozialer Konflikte mit Kollegen, Mitarbeitern, Vorgesetzten oder
   Kunden sind ebenfalls ein Burnout-Treiber.
 * Ständige Unterbrechungen: Wird die eigene Arbeit ständig unterbrochen,
   fördert dies Frustration und Stress – je häufiger die Unterbrechungen, desto
   größer der Frust und Stress und damit auch das Burnoutrisiko.
 * Psychosoziale Faktoren: Perfektionismus kann den Stress durch eine
   Arbeitsüberlastung unnötig zuspitzen und damit schnell von einer Tugend zu
   einem Laster werden. Aber auch weitere Persönlichkeitsmerkmale, wie eine
   mangelnde Konfliktfähigkeit, Kritikfähigkeit oder Stress-Resilienz, gehören
   zu den Burnout-begünstigenden Faktoren.

Zu den typischen Burnout-Ursachen gehören Arbeitsüberlastung, Stress,
Frustration und Spannungen…


3. WAS SIND BURNOUT-ANZEICHEN? ÜBERSICHT ÜBER DIE KÖRPERLICHEN UND PSYCHISCHEN
SYMPTOME

Always on und alles am besten gleich sofort in Echtzeit – die Anforderungen
steigen durch die Arbeitsverdichtung ständig weiter an und damit auch der
Arbeitsstress. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter merken aber zunächst gar
nicht, wenn sie zu sehr über ihre eigenen Grenzen gehen. Sie arbeiten langsamer,
sind schneller müde, unkonzentrierter und schlafen schlechter. Die meisten
denken dann, dass diese schlechte Phase von ganz alleine wieder verschwinden
wird. Nur die wenigsten nehmen diese ersten Anzeichen eines beginnenden Burnouts
auch wirklich ernst, bevor die psychischen Belastungen zu groß werden.

 * Leider verschwinden die ersten Burnout-Anzeichen nicht von selbst, wenn man
   nicht aktiv an der belastenden Arbeitssituation und wirkungsvolleren
   Bewältigungsstrategien arbeitet.
 * Im Gegenteil, ohne ein Handeln der Betroffenen sowie der Vorgesetzten wird es
   meist nur immer noch schlimmer.
 * Irgendwann sitzen die Betroffenen völlig überfordert vor ihrem Computer,
   starren auf den Bildschirm und können keinen klaren Gedanken mehr fassen. Das
   geht dann nicht eine Viertelstunde so, sondern die ganzen nächsten Wochen und
   Monate.
 * Spätestens jetzt leiden auch die Kollegen und die Kundschaft massiv unter dem
   Burnout des Betroffenen. Wichtige Projekte und Fristen werden vergessen oder
   einfach nicht mehr bewältigt, was nicht nur die Prozesse im Unternehmen
   verzögert, sondern auch für Unmut bei allen Beteiligten sorgt.
 * Der vorprogrammierte Ärger für das ineffiziente Verhalten verschlimmert dann
   die Situation jedoch nur noch weiter.




DIE BURNOUT-ANZEICHEN: SICH SELBST VERSTÄRKENDE („TEUFELS“-)KREISLÄUFE

In dem wissenschaftlichen Standardwerk „Burnout-Syndrom“ listet Matthias
Burisch, Professor für Psychologie an der Universität Hamburg, über 130
verschiedene Burnout-Symptome auf. Diese sind zumeist psychosomatischer Natur.
Das bedeutet, dass die belastenden psychischen Einflüsse auch körperliche
Beschwerden auslösen können und umgekehrt. Die Folge ist dann ein sich selbst
verstärkender Teufelskreis aus einem immer stärkeren Leistungsabfall und immer
mehr unbewältigten Aufgaben, bis am Endpunkt ein totaler körperlicher und
mentaler Erschöpfungszustand steht, in dem gar nichts mehr geht.

Ein Burnout kommt demnach nicht plötzlich und unerwartet über Nacht. Die
Symptome tauchen viel mehr fast unbemerkt Mini-Schritt für Mini-Schritt auf und
verdichten sich allmählich. Das macht es so schwierig, die ersten Anzeichen
möglichst frühzeitig zu erkennen. Wenn jedoch mehrere der folgenden
Burnout-Anzeichen gleichzeitig auftreten, sollten die Alarmglocken schrillen und
sollten Sie etwas für Ihre Gesundheit oder die Ihrer Mitarbeitenden unternehmen.
Da die meisten dieser Symptome jedoch auch einen ganz anderen medizinischen
Hintergrund haben können, sollten Sie sich unbedingt fachärztlich beraten lassen
(Betriebsarzt, Hausarzt, Psychologen oder Psychotherapeuten).

 * Konzentrationsstörungen
 * Schlafstörungen
 * Antriebslosigkeit
 * anhaltende Müdigkeit und Erschöpfung
 * deutlich verringerte Leistungsfähigkeit
 * reduzierte Effizienz und Effektivität
 * geringere Belastbarkeit und Orientierungslosigkeit
 * erhöhte Fehlerquote
 * zunehmende Stimmungsschwankungen
 * Anspannung und Reizbarkeit
 * verstärktes Misstrauen und Angstzustände
 * schlechtere Selbstbewertung (Ineffektivität trotz Überlastung)
 * Widerstand gegen Veränderungen
 * Rückzug aus Freizeitaktivitäten
 * zunehmende Gleichgültigkeit und Zynismus
 * zunehmende Distanziertheit und Depersonalisierung
 * zunehmendes Gefühl der inneren Leere, Hoffnungslosigkeit und
   Wirkungslosigkeit

Erste Burnout-Anzeichen wie chronische Müdigkeit sollten Sie ernst nehmen, um
rechtzeitig gegensteuern zu können. Bild: Büro-Kaizen.


WIE MAN DIE DREI WICHTIGSTEN BURNOUT-ANZEICHEN BEI SICH UND ANDEREN ERKENNT:

Viele Menschen stecken so in ihrem Hamsterrad, dass sie die ernste Bedrohung für
ihre körperliche und psychische Gesundheit gar nicht erkennen. Burnout reicht
von kleinen Anzeichen, die leicht ignoriert werden, bis zu massiven und
unübersehbaren Folgen. Hier die drei am häufigsten auftretenden Anzeichen für
ein beginnendes Burnout.

1. Burnout-Anzeichen „chronische Müdigkeit“
Gelegentlichen Antriebslosigkeit am Montagmorgen und eine nachlassende
Leistungsfähigkeit am Ende der Arbeitswoche sind durchaus völlig normal. Tritt
dieses Phänomen aber an mehreren Tagen oder gar Wochen hintereinander auf,
sollten Sie wachsam werden. Chronische Erschöpfung und dauerhafte Müdigkeit
können zwar auch andere Ursachen haben, wie zum Beispiel einen Nährstoffmangel.
Aber es ist nicht auszuschließen, dass Sie in diesem Fall ein erstes leises
Burnout-Anzeichen bemerken. Denn eine andauernde Erschöpfung ist quasi eine Art
Aufschrei des Körpers gegen unangenehme Umstände. Sofort-Tipp: „Seien Sie
aufmerksam.“ Nicht jede Unzufriedenheit oder Müdigkeit ist ein Anzeichen für
einen Burnout. Tritt dies jedoch vermehrt auf, sollten Sie sich dies schriftlich
in einer Mindmap oder Liste notieren, um die Häufigkeit und Intensität
feststellen und gegebenenfalls mit Ihrem Arzt besprechen zu können. Gewichten
Sie dabei alle belastenden Momente mit Werten auf einer Skala von 1 (sehr
gering) bis 10 (sehr stark).
2. Burnout-Anzeichen „Distanzierung von der Arbeit“
Verlieren Sie den Spaß an Ihrer Arbeit? Wenn Sie Ihre Aufgaben vermehrt als
unangenehm empfinden und sich mehr und mehr von Ihrer Arbeit distanzieren,
signalisiert Ihr Körper Ihnen, dass es ihm zu viel wird. Um genauer
herausfinden, wo die Ursachen der Antriebs- und Lustlosigkeit liegen, gibt es
folgenden einfachen Praxistipp nach dem Ausschlussverfahren: Hören Sie in sich
hinein, ob Ihnen die Aufgaben nicht mehr zusagen, ob unklare Abläufe Sie stören,
oder ob es andere ungeklärte Dinge oder Konflikte gibt, die Ihnen die Freude an
der Arbeit nehmen. Falls all dies nicht zutrifft, könnte dies ein
ernstzunehmendes Anzeichen für einen sich anbahnenden Burnout sein. Sofort-Tipp:
„Optimieren Sie die Arbeitsabläufe!“ Überprüfen Sie Ihren Arbeitsplatz mit Hilfe
unserer Checkliste. Damit können Sie die Stellen entdecken, an denen etwas nicht
optimal läuft, verändert oder entrümpelt werden muss. Nutzen Sie das, um die
Arbeitsabläufe sofort zu optimieren. Denn schon kleine Verbesserungen im
täglichen Arbeitsablauf können sich aufsummieren und das Zünglein an der Waage
sein, das entscheidet, ob Sie sich weiter auf einen Burnout zubewegen oder ob
Sie das frühzeitig verhindern können.
3. Burnout-Anzeichen „Gefühl der Sinnlosigkeit“
Wenn Mitarbeiter die eigene Arbeit zunehmend als sinnlos empfinden, liegt das
oft an starken Hierarchien und wenig eigenverantwortlichem Arbeiten. Das
kleinste Rädchen im Getriebe fühlt sich einfach nicht wichtig. Hier helfen
gemeinsame Ziele, die im Team besprochen und im Team bearbeitet werden. Wenn
Mitarbeiter Mit-Unternehmer sind und den Sinn der Unternehmensziele
verinnerlichen, arbeiten sie nachweislich effizienter. Indem Sie der Arbeit
einen klar definierten Sinn geben, wirken Sie also dem Gefühl der Sinnlosigkeit
aktiv entgegen. Bleibt das Gefühl der Sinnlosigkeit trotzdem bestehen, sollten
Sie sich nicht scheuen, sowohl Ihren Vorgesetzten als auch den Haus- oder
Betriebsarzt zu konsultieren, um dieses ernstzunehmende Burnout-Anzeichen zu
besprechen und mögliche Gegenmaßnahmen zu initiieren. Sofort-Tipp: „Motivation
und Eigenverantwortung stärken.“ Druck und Motivation gehen nur äußerst selten
eine stabile Verbindung ein. Wenn Sie jedoch die Motivation erhöhen, reduziert
sich auch gleichzeitig der wahrgenommene Druck. Investieren Sie also nachhaltig
in die Zufriedenheit und vor allem in die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Denn das
ist nicht nur für den Unternehmenserfolg entscheidend, sondern auch ein enorm
wichtiger Beitrag für die Burnout-Selbsthilfe. Wer motiviert ist, arbeitet
besser und effizienter. Und wer eigenverantwortlich handeln kann, Verantwortung
übernehmen und selbst Entscheidungen treffen darf, ist erwiesenermaßen
zufriedener. (Hier finden Sie mehr Informationen zur Eigenverantwortung als
Beitrag zum Unternehmenserfolg.)


4. DIE FÜNF BESTEN TIPPS, UM BURNOUTS PROPHYLAKTISCH IM VORFELD ZU VERMEIDEN

Büro-Kaizen ist Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz.
In unserer täglichen Arbeitspraxis zeigt sich deutlich, dass sich Burnouts in
Unternehmen tatsächlich wirkungsvoll reduzieren und vermeiden lassen. Dazu
bedarf es jedoch einerseits Änderungen, die das Unternehmen und die
Führungskräfte umsetzen müssen, wie auch Maßnahmen, die die Einzelnen für sich
selbst ergreifen und nutzen können. Im Folgenden nun die fünf bewährtesten
Möglichkeiten und Methoden, um Burnouts prophylaktisch zu verhindern.

 * Burnout-Prävention Tipp Nr. 1: Schon einfache Ordnungstricks helfen viel
   gegen den Stress. Keiner hat Zeit zum Aufräumen, doch anscheinend haben alle
   Zeit zum Suchen! In der Praxis gehören Suchzeiten zu den häufigsten
   Effizienzkillern und damit zu den größten Stressfaktoren im täglichen
   Arbeitsablauf. Räumen Sie daher als Erstes Ihren Schreibtisch auf. Sie werden
   staunen, um wie viel effizienter und entspannter Sie Ihre tägliche Arbeit
   erledigen. Wie Sie in nur sieben Schritten Ihren Schreibtisch für immer
   aufräumen, erfahren Sie hier in unserem kurzen → Video-Beitrag auf YouTube.

 * Burnout-Prävention Tipp Nr. 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben richtig. Wenn
   Sie immer einen vollen Tagesplan haben, aber andauernd etwas
   Unvorhergesehenes dazwischenkommt, hat ein Burnout gute Chancen. Sie
   benötigen dann dringend eine effizientere Arbeitszeitplanung. Beginnen Sie
   daher sofort mit einem Jahreskalender, in den Sie alle wichtigen Fristen,
   Termine und Daten eintragen, um stets den Überblick zu behalten. Übertragen
   Sie dann künftig alle Aufgaben und Termine konsequent in Ihren Wochen- und
   Tagesplan und fügen Sie dort auch immer alle kurzfristig hinzugekommenen
   Aufgaben hinzu. Priorisieren Sie dann jeden Tag Ihre Aufgaben, damit Sie
   einen Überblick darüber haben, was für diesen Tag ansteht. Dieser gratis
   Download hier hilft Ihnen, solch eine → effiziente Aufgabenliste in Microsoft
   Outlook zu führen.

 * Burnout-Prävention Tipp Nr. 3: Terminieren Sie immer sofort alle anfallenden
   Aufgaben. Terminieren Sie auch immer gleich sofort alles, was Sie wann machen
   wollen und was Sie bis wann zu erledigen haben, vom Beantworten der E-Mails
   über die Ablage bis zum Aufräumen Ihres Schreibtischs. Denn wenn Sie sich
   einen klaren Überblick über Ihre Aufgaben und die Prioritäten verschaffen,
   wird es Ihnen viel leichter fallen, sich auf die wichtigen Arbeiten
   konzentrieren zu können. So vermeiden Sie viel Stress und Hektik. Die
   hilfreichsten Strategien hierfür haben wir Ihnen in unserem
   Büro-Kaizen-Artikel → die besten Zeitmanagement Methoden für ein effizientes
   Arbeiten zusammengefasst.

Die ALPEN-Methode beschreibt die 5 Schritte für die Erstellung eines Tagesplans.
 * Burnout-Prävention Tipp Nr. 4: Den Stress durch die ineffiziente
   „Zettelwirtschaft“ abschaffen. Was hat die Burnout-Prophylaxe mit der
   Zettelwirtschaft zu tun? Ganz einfach: Die hastig auf Post-its notierten
   Termine, To-dos und Telefonnummern sind ein andauernder Stresstreiber. Und
   ständige Angst ist ihr Begleiter. „Habe ich irgendwas vergessen?“ „Wo habe
   ich nur diese wichtige Notiz hingelegt?“ Davon abgesehen bietet die
   Post-it-Sammlung am Bildschirmrand oder auf der Schreibtischunterlage nicht
   gerade ein Bild der Ruhe und Ordnung. Das einfachste Mittel gegen diesen
   Stressfaktor ist das kostenlose Office-Notizbuchprogramm „OneNote“ von
   Microsoft. Mit dem Tool können sämtliche Notizen, Dokumentationen, Mindmaps
   und Protokolle (inklusive Checklisten, Texte, Lesezeichen-Links, Screenshots,
   Bilder, Videos und Sprachnotizen) extrem übersichtlich gesammelt,
   strukturiert, weiterbearbeitet und archiviert werden. Auf diese
   OneNote-Notizen können Sie dann nach Belieben von jedem mobilen Gerät aus
   zugreifen, sie mit anderen Nutzern teilen und diese sogar gleichzeitig
   bearbeiten.

 * Burnout-Prävention Tipp Nr. 5: Planen Sie realistisch – und mit ausreichenden
   (Kurz-)Pausen. Sagen Sie keinen Terminen zu, die Sie aller Voraussicht nach
   nicht einhalten können. Es ist niemandem damit gedient, wenn Sie aus lauter
   Höflichkeit oder Angst vor Ärger etwas zusagen, das Sie dann nicht einhalten
   können. Im Gegenteil, es verstärkt den Unmut und die Faktoren, die einen
   Schritt für Schritt in den Burnout treiben können. Planen Sie stattdessen
   umgekehrt auch unbedingt immer realistische Pausen ein – entweder als Puffer
   oder als echte Pausen. Sollten Sie diese Pausen allerdings immer öfter als
   Puffer nutzen, müssen Sie Ihre Planung noch einmal besser anpassen. Wie
   wirkungsvoll regelmäßige kurze Pausen sind, erfahren Sie in unserem Beitrag →
   die „Pomodoro Technik“: Produktiver und konzentrierter Arbeiten dank
   Kurzpausen!

Mit der Zeitmanagement Methode „Pomodoro Technik“ können Sie die Arbeits- und
Pausenzeiten optimal planen.


5. DER BÜRO-KAIZEN-NOTFALLPLAN FÜR DIE SELBSTHILFE BEI ERSTEN BURNOUT-ANZEICHEN

Handeln Sie unbedingt rechtzeitig, bevor die Überlastung Sie Schachmatt setzen
kann. Das folgende kleine Notfall-Kit zur Burnout-Selbsthilfe hilft Ihnen, den
Nährboden für Stress und Überforderung zu reduzieren und die psychische
Belastung am Arbeitsplatz zu minimieren.

 * Stressfaktor Nr. 1: „Schuldgefühlen durch eine angstfreie Fehlerkultur keinen
   Raum lassen!“ Eine psychische Überlastung, sei es ein Burnout oder ein
   Erschöpfungssyndrom, entsteht sehr häufig aus zu viel Druck. Und diesen
   machen sich die Betroffenen unglücklicherweise häufig selbst. Aus Druck
   werden dann Schuldgefühle, die Aufgaben nicht so gut erledigt zu haben, wie
   es sein sollte. Und aus diesen Schuldgefühlen entsteht dann eine
   Belastungsspirale, die am Ende krank machen kann. Stoppen Sie diese
   Eskalationsdynamik, bevor Sie zu tief in den Strudel geraten! Unser
   Erfolgstipp gegen diesen Druck: Eine offene Kommunikation und konstruktive
   Kritik sind die beiden wichtigsten Wege, um Probleme anzusprechen und
   Missverständnisse zu vermeiden. Vor allem aber: Definieren Sie ein neues
   Fehlerbewusstsein für Ihr Unternehmen! Sie alle – der Chef, die Vorgesetzten
   und die Mitarbeiter – sitzen gemeinsam in einem Boot. Macht einer einen
   Fehler, trägt auch nicht einer alleine Schuld. Und Fehler bergen auch immer
   die große Chance, fehleranfällige Prozesse zu verbessern. Dieses Bewusstsein
   und das gemeinsame Einvernehmen darüber ist entscheidend, um eine
   Burnout-resilientere Arbeitsumgebung zu schaffen. Hier finden Sie unsere →
   Büro-Kaizen-Empfehlungen zur angstfreien Fehlerkultur.

Eine agile Fehlerkultur beginnt damit den Fehler zu erkennen und endet mit der
Veränderung von Verhalten und Umständen.
 * Stressfaktor Nr. 2: „Überstunden machen krank – den Arbeitstag besser
   strukturieren!“ Häufig geraten Betroffene in die Burnout-Spirale, weil sie
   sich aufgrund der anfallenden Arbeitsfülle selbst zu viel Arbeit aufhalsen.
   Sie spornen sich ständig zu Höchstleistungen an, haben hohe Ansprüche an die
   Perfektion ihrer Arbeit und wollen es allen recht machen. Wer jedoch
   regelmäßig in den Pausen durcharbeitet und unverhältnismäßig viele
   Überstunden ansammelt, ist ständig gestresst und steuert auf einen Burnout
   zu. Erste Anzeichen sind dann eine chronische Müdigkeit und das Gefühl von
   Überforderung, wodurch das hohe Arbeitspensum noch schlechter bewältigt
   werden kann. Unser Erfolgstipp gegen zu viele Überstunden: Viele Beschäftigte
   denken, dass Sie ohne Überstunden jeden Tag unerledigte Arbeiten aufschieben.
   Büro-Kaizen – das japanische Management-Konzept zur schrittweisen
   Verbesserung und Perfektionierung von Prozessen – kann Ihnen zwar nicht mehr
   Zeit verschaffen, aber es kann Ihnen sehr wohl helfen, den Arbeitstag besser
   zu strukturieren und die Zeit deutlich effizienter zu nutzen! Die wichtigsten
   Strategien und Methoden für ein besseres Zeitmanagement finden Sie hier auf
   unserer → Themenseite zum „Selbstmanagement“.

 * Stressfaktor Nr. 3: „Mangelnde Kommunikation über eine überfordernde
   Aufgabenverteilung.“ Oftmals haben Vorgesetzte gar nicht im Blick, wenn sie
   ihre Angestellten überfordern. Sie vertrauen darauf, dass sich diese schon
   melden werden, wenn sie ihre Aufgaben nicht mehr schaffen. Und die wiederum
   vertrauen darauf, dass die Vorgesetzten schon im Blick haben, wenn es für ihr
   Team zu viel wird. Unser Erfolgstipp für eine bessere Aufgabenverteilung:
   Diesen Kreislauf müssen Sie unbedingt unterbrechen. Dafür kann jede
   Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine Zeitlang aufschreiben, (1.) welche
   Aufgaben ursprünglich alles anstehen, (2.) welche davon in wie viel Zeit
   geschafft wurden, (3.) welche Aufgaben einem zusätzlich übergeben wurden und
   (4.) welche Aufgaben deshalb verschoben werden mussten oder gar nicht mehr
   geschafft wurden. Diese Auflistung ist dann die Basis für ein Gespräch mit
   dem oder der Vorgesetzten. Sollte es sich bei der Führungskraft, die meist
   ohnehin nicht sehr offen für solche Gespräche sind, gar um eine cholerische
   Person handeln, empfiehlt es sich, eine weitere Person hinzuzuziehen, zum
   Beispiel aus dem Betriebsrat. Solche Gespräche sind zwar schwierig, aber wenn
   Sie nicht reagieren, werden Sie noch stärker darunter leiden als jetzt schon.
   Suchen Sie daher gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten nach Lösungen, um die
   Aufgaben gleichmäßiger zu verteilen, Prozesse zu optimieren und die
   Kommunikation reibungsloser zu gestalten.

 * Stressfaktor Nr. 4: „Keine klaren Zuständigkeiten führen zu unnötiger
   Mehrarbeit.“ In der Alltagspraxis sind oft zu viele Bürobeschäftigte für zu
   viele Aufgaben zuständig. Vor allem in den Verwaltungen macht jeder irgendwie
   alles. Kein Wunder, dass sich dann schnell ein Gefühl der Überforderung, ein
   wichtiges Anzeichen für einen Burnout, einstellen kann. Und noch schlimmer,
   durch unklare Zuständigkeiten werden Arbeiten entweder doppelt und gar nicht
   erledigt! Unser Erfolgstipp gegen Stress durch unklare Zuständigkeiten: Wenn
   Sie die Zuständigkeiten klar regeln und schriftlich festhalten, arbeiten Sie
   nicht nur effizienter, sondern vor allem auch entspannter. Ein Aushang
   informiert dann alle Beschäftigten, wer was genau bearbeitet. So reduzieren
   sich Rückfragen und alle sparen Zeit und Stress. Und auch neue Kollegen
   finden sich dadurch schneller zurecht, ohne das Team mit Fragen zu nerven und
   dadurch von der Arbeit abzuhalten. In diesem Büro-Kaizen-Beitrag erfahren Sie
   → alles Wichtige zu den Zuständigkeiten.

 * Stressfaktor Nr. 5: „Die Hektik am Arbeitsplatz entschleunigen für mehr
   Gelassenheit.“ Wenn der Bogen bis zum Anschlag gespannt ist und sich
   Unerledigtes auf dem Schreibtisch stapelt, fällt ein gelassenes Arbeiten
   zugegebenermaßen enorm schwer. Aber Stress kann man nur erfolgreich abbauen,
   und damit einem möglichen Burnout vorbeugen, wenn man zwischendurch
   entspannen kann. Daher sollte jede und jeder Einzelne unbedingt die eigene
   Einstellung überdenken und sich selbst und die eigene Gesundheit ernst
   nehmen. Denn in diesem Fall ist Vorbeugung für alle Beteiligten wesentlich
   besser, als langwierig auszufallen und wochenlang heilen zu müssen. Unser
   Erfolgstipp für mehr Entschleunigung und Gelassenheit: Machen Sie regelmäßig
   Pausen. Wenn Sie durcharbeiten, sinkt Ihre Konzentration und es schleichen
   sich Fehler ein. Schon kleine Erholungsphasen reichen aus, um neue Energie zu
   tanken. Stehen Sie auf, öffnen Sie ein Fenster und genießen Sie die frische
   Luft. Da Bewegung bei der Büroarbeit meistens zu kurz kommt, überreden Sie
   Ihre Kollegen doch zu Bürogymnastik. Das ist gesund, macht Spaß und wirkt
   sich positiv auf das Team aus. Aber auch Ihre Freizeitgestaltung ist ein
   stabilisierender Faktor gegen Stress. Mit einem geliebten Hobby und
   Unternehmungen mit Familie und Freunden gelingt es Ihnen viel leichter, von
   der Arbeit abzuschalten, Stress durch körperliche Bewegung abzubauen und zum
   Ausgleich etwas zu entspannen. Unternehmen und Führungskräfte sollten zudem
   darauf hinarbeiten, ein funktionierendes betriebliches Gesundheitsmanagement
   für mehr Bewegung im Arbeitsalltag und im Büro einzuführen.


6. BÜRO-KAIZEN VIDEO-TUTORIAL „ERFOLG STATT BURNOUT! SO BEKÄMPFST DU DEN
ALLTAGSSTRESS!“

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