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ENTREPRISE - CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION - PORTAIL CHORUS PRO
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CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION
ARTICLE 1 : PRÉAMBULE
Le présent document a pour objet de définir les conditions générales
d'utilisation (ci-après « CGU ») du portail Chorus Pro proposé par l'AIFE
(Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat) aux fournisseurs de l'Etat,
des collectivités locales et de leurs établissements publics, aux prestataires
de frais de justice ainsi qu'aux exploitants agricoles.
Le terme « fournisseur » est employé ci-dessous pour désigner les entreprises et
personnes physiques désignée à l'article 1 de l'Ordonnance n° 2014-697 du 26
juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, titulaires
d'un compte sur le portail « Chorus-Pro ».
Le portail «Chorus-Pro» est un service gratuit de suivi des factures, envoyées
sous forme électronique.
Il permet également la saisie unitaire ou le dépôt de factures offrant un
service de dématérialisation de ces factures permettant l'établissement,
l'émission et l'archivage des factures électroniques adressés aux services de
l'Etat, des collectivités locales et de leurs établissements publics justice,
conformément à la réglementation en vigueur.
Le portail Chorus Pro offre ainsi aux fournisseurs deux ensembles de
fonctionnalités :
1. L'accès au statut de traitement des factures dans l'application de gestion
comptable de la collectivité locale ou de l'établissement public, pour
toutes les factures transmises par l'intermédiaire de la solution Chorus
Pro.
2. La saisie en ligne ou le dépôt de factures.
ARTICLE 2 : ACCÈS AU PORTAIL ET DISPONIBILITÉ
Le portail Chorus Pro est disponible à l'adresse : chorus.pro.gouv.fr.
Il est accessible sur le réseau Internet, à partir de tout type de terminal
équipé des différents systèmes d'exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X
10.3 et supérieur), Android ou Linux et tous types de navigateur standard (IE11
et supérieur, Firefox 17 et supérieur, Safari 5 et supérieur, Chrome 23 et
supérieur).
Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve
d'opérations ponctuelles de maintenance, d'incidents techniques ou d'une
impossibilité de fonctionnement résultant d'un cas de force majeure.
Un dispositif d'assistance par courriel, formulaire et live chat est disponible,
au bénéfice des fournisseurs, en cas de difficulté technique ou de question
concernant le traitement d'une facture.
ARTICLE 3 : CONFORMITÉ À LA RÉGLEMENTATION
Le service « Chorus-Pro » est conforme aux dispositions législatives et
réglementaires françaises (Loi n° 2014-1 du 2 janvier 2014) et communautaires en
vigueur.
ARTICLE 4 : SÉCURITÉ
L'AIFE prend toutes les dispositions nécessaires pour assurer la continuité du
service et garantir la disponibilité du service ainsi que l'intégrité et la
confidentialité des données entre utilisateurs de Chorus Pro.
L'AIFE atteste formellement auprès des utilisateurs que le portail Chorus Pro
est homologué conformément aux prescriptions définies par le RGS (Référentiel
Général de Sécurité, ordonnance 2005-1516 du 8 décembre 2005 et décret 2010-112
du 2 février 2010).
ARTICLE 5 : AUTHENTIFICATION
Le fournisseur s'engage à réserver l'accès au portail « Chorus-Pro » aux seules
personnes habilitées à cet effet.
Il s'engage notamment à garantir la sécurité et la confidentialité de l'ensemble
des identifiants et mots de passe dont il dispose et qui permettent l'accès au
portail.
Il s'engage à signaler à l'AIFE toute perte d'un moyen d'authentification, toute
tentative de violation ou toute anomalie relative à une utilisation de son
identifiant ou mot de passe.
La création d'un premier compte sur le portail par un nouveau fournisseur fait
de ce dernier le gestionnaire principal pour le compte de l'entreprise qu'il
représente. Le gestionnaire principal est habilité à modifier les données
référençant l'entreprise et à créer des comptes du type gestionnaire secondaire
ou utilisateur simple.
ARTICLE 6 : RESPONSABILITÉS
Le fournisseur conserve l'entière responsabilité de ses obligations en matière
de facturation et de ses conséquences au regard de la taxe sur la valeur ajoutée
(TVA), notamment il reste seul redevable de la TVA.
Le fournisseur est seul responsable de la complétude et de l'exactitude des
données adressées à l'AIFE, en son nom et pour son compte. Il s'engage à
vérifier que celles-ci ne contiennent pas d'informations susceptibles de porter
atteinte aux droits d'un tiers ou d'enfreindre les règles d'ordre public.
La responsabilité de l'AIFE ne pourra en aucun cas être engagée relativement au
contenu des factures ou des pièces jointes à celles-ci.
La responsabilité de l'AIFE ne saurait être engagée en cas d'utilisation
frauduleuse des moyens d'authentification communiqués au fournisseur.
La responsabilité de l'AIFE ne saurait être engagée sur l'indisponibilité totale
ou partielle de Chorus Pro lorsque la défaillance a pour cause, fondement ou
origine le réseau de télécommunication et/ou le matériel de connexion.
La responsabilité de l'AIFE ne peut en aucun cas être engagée à la suite de tout
dommage, erreur ou carence lorsque l'inexécution ou la mauvaise exécution
reprochée résulte :
* D'une faute, négligence, omission ou défaillance du fournisseur,
* D'une communication tardive d'informations par le fournisseur,
* Du non-respect des recommandations de l'AIFE,
* D'une faute, négligence ou omission d'un tiers sur lequel l'AIFE n'a aucun
pouvoir de surveillance,
* En cas de survenance d'un évènement de force majeure.
ARTICLE 7 : SAISIE DE FACTURE DIRECTEMENT SUR LE PORTAIL
En cas de saisie de factures sur le portail, l'AIFE prend en charge
l'établissement des originaux des demandes de paiement, leur stockage, leur
transmission à l'Etat, aux collectivités locales, aux établissements publics,
aux services prescripteurs, leur archivage à valeur probante.
Le fournisseur reconnait que le procédé de datation utilisé par le Service «
Chorus Pro » est fiable et que la datation et les dates des opérations
effectuées par la plateforme «Chorus Pro» valent preuve entre les parties, y
compris en cas de litige.
Le fournisseur reconnait qu'en cas de litige, les factures électroniques saisies
dans Chorus Pro sont admissibles devant les tribunaux et feront preuve des
données et des faits qu'elles contiennent.
Le fournisseur accepte l'imputabilité de toutes opérations effectuées sur la
plateforme «Chorus Pro » dès lors que les moyens d'authentification de
l'entreprise (dont login et mot de passe) ont été activés pour réaliser lesdites
opérations.
Les factures saisies sur le portail sont archivées pour une durée de 10 ans sur
une plateforme d'archivage à valeur probante, conforme aux recommandations de
l'ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information) et du SIAF
(Service Interministériel des Archives de France), qui permet de s'assurer de
l'acquisition, l'indexation, l'horodatage, l'archivage et la consultation de
tous les documents, en conformité avec les exigences édictées par la Direction
Générale des Finances Publiques. Les archives des factures saisies par les
fournisseurs sont accessibles en visualisation et disponibles en téléchargement
sur le portail, pendant une durée de 10 ans, y compris après désactivation de
son compte par le fournisseur.
ARTICLE 8 : PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
L'AIFE traite les données personnelles des utilisateurs (« personnes concernées
» au sens RGPD) du portail.
Les utilisateurs de Chorus Pro sont :
* Les fournisseurs
* Les agents publics, utilisateurs de l'application
* Les prestataires de frais de justice
* Les exploitants agricoles
Les personnes concernées ont bien noté que les informations (données
personnelles ci-dessous listées) sont obligatoires pour utiliser les
fonctionnalités du portail. A défaut de communication de ces informations, le
portail ne peut pas être utilisé. Toute déclaration fausse ou irrégulière engage
la responsabilité des personnes concernées.
DONNÉES PERSONNELLES
Par données personnelles, on entend les données relatives aux personnes
concernées, les utilisateurs du portail. Sont principalement collectées dans le
cadre de la réalisation de la prestation avec l'AIFE les catégories de données
personnelles suivantes :
* Etat civil, identité, données d'identification (nom, prénom, adresse postale,
adresse mail des fournisseurs de l'Etat, des agriculteurs et des prestataires
de justice et nom, prénom, adresse professionnelle, téléphone, fax, adresse
mail de l'agent utilisateur, voix des utilisateurs sollicitant le support
téléphonique de Chorus Pro (enregistrement avec accord de l'utilisateur),
* Informations d'ordre économique et financier (RIB des fournisseurs de
l'Etat),
* Données de connexion (logs applicatifs),
* Autres : numéro PACAGE pour la fonctionnalité de DEMATIC (demande en ligne de
remboursement de la Taxe Intérieure de Consommation par les professions
agricoles).
FONDEMENT LÉGAL
Conformément à la règlementation relative à la protection des données, l'AIFE
collecte les données personnelles des personnes concernées et met en œuvre les
traitements dont la base juridique repose sur un fondement légal ou sur le
consentement recueilli soit à la création du compte des nouveaux utilisateurs
soit par l'acceptation des présentes CGU.
DURÉE DE CONSERVATION
Les données personnelles liées aux agents de l'Administration utilisateurs de
Chorus Pro sont supprimées à compter de la désactivation du compte par
l'utilisateur lui-même (les traces applicatives sont conservées 18 mois).
Les données personnelles liées aux factures sont conservées 10 ans à compter de
la validation de la facture par l'utilisateur.
SOUS-TRAITANCE DES TRAITEMENTS.
Les données personnelles des personnes concernées peuvent être communiquées par
l'AIFE à des prestataires (sous-traitance). A ce titre, les sous-traitants
concernés se sont engagés dans le cadre de leur relation avec le ministère de
l'action et des comptes publics à respecter la règlementation européenne
relative à la protection des données. Le Ministère de l'action et des comptes
publics s'est attaché à sélectionner des sous-traitants présentant les garanties
nécessaires.
DESTINATAIRES
Les données sont traitées de manière confidentielle et ne sont communiquées
qu'aux gestionnaires de l'application, auditeurs et contrôleurs externes
(juridictions financières et corps de contrôle du Ministère de l'action et des
comptes publics, AQ-SSI), délégué à la protection des données à caractère
personnel du Ministère de l'action et des comptes publics, fournisseurs,
exploitants agricoles (DEMATIC) et prestataires de frais de justice sur leurs
propres données, destinataires des factures (structures publiques).
Elles ne seront transmises à des tiers hors catégories listées ci-dessus que sur
la base d'obligations légales ou règlementaires ou de décisions judiciaires.
Le Ministère de l'action et des comptes publics n'est pas responsable des
traitements des données personnelles mis en œuvre indépendamment de Chorus Pro.
FINALITÉS
Le portail Chorus Pro, accessible depuis Internet, est mis à disposition des
services de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics
et de l'ensemble de leurs fournisseurs.
Le portail permet aux déposants de factures, de mémoires de frais de justice ou
de demandes de remboursement de taxes sur les carburants, de créer et
d'administrer leur compte sur l'application Chorus pro, de saisir ou de déposer
des factures, des mémoires de justice ou des demandes de remboursement, ainsi
que d'y ajouter le cas échéant des pièces jointes. Il permet également aux
déposants de suivre l'avancement du traitement de leurs dossiers.
SÉCURITÉ DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Le Ministère de l'action et des comptes publics prend, au regard de la nature
des données personnelles et des risques que présentent les traitements, les
mesures techniques, physiques et organisationnelles nécessaires pour préserver
la sécurité des données personnelles et empêcher qu'elles ne soient déformées,
endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
DROITS DES PERSONNES
Les personnes concernées disposent sur leurs données personnelles de droits
dédiés à savoir : un droit d'information, un droit d'accès, un droit de
rectification, un droit d'effacement, un droit de limitation. Ces droits sont
des droits dédiés consentis conformément aux dispositions du chapitre III du
RGPD.
Les personnes concernées sont par ailleurs informées qu'elles disposent d'un
droit d'opposition pour motif légitime.
Ces droits peuvent être exercés directement sur la plateforme en contactant le
Support (rubrique Nous contacter), via la création d'un ticket. Il convient de
renseigner le formulaire en sélectionnant la catégorie « RGPD » et la
sous-catégorie « Exercer mes droits sur mes données ».
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