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        <option value="040">20 bis 49 Mitarbeiter:innen</option>
        <option value="050">50 bis 99 Mitarbeiter:innen</option>
        <option value="060">100 bis 199 Mitarbeiter:innen</option>
        <option value="070">200 bis 499 Mitarbeiter:innen</option>
        <option value="080">500 bis 999 Mitarbeiter:innen</option>
        <option value="090">1.000 bis 4.999 Mitarbeiter:innen</option>
        <option value="100">5.000 bis 9.999 Mitarbeiter:innen</option>
        <option value="110">10.000 bis 49.999 Mitarbeiter:innen</option>
        <option value="120">50.000 bis 100.000 Mitarbeiter:innen</option>
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          Daten entsprechend <a href="https://www.haufe.de/datenschutzerklaerung_24_360.html?_ga=2.25712510.2118662886.1516026902-1046601484.1501084227" target="_blank">der Datenschutzerklärung</a> verwenden, um mir über diese konkrete Anfrage
          hinausgehende Informationen zu Produkten, im Rahmen personalisierter Werbung (per E-Mail, Direktnachricht, SMS oder Telefon) zur Verfügung zu stellen. Diese Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen.</span><span
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Die digitale Personalakte ist nicht nur rechtssicher und datenschutzkonform,
sondern bietet auch kontinuierliche Compliance-Unterstützung. Die HR-Software
erinnert Sie an ablaufende Dokumente oder Fristen, um eine garantierte
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Unsere digitale Personalakte basiert auf Best Practices aus zahlreichen
Kundenprojekten, und bietet eine optimal gestaltete, digitale Aktenstruktur.
Diese erprobten Strukturen und Workflows erlauben eine effiziente und
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aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und auf fundiertem
Expertenwissen basieren.


VORTEILE DER DIGITALEN PERSONALAKTE

Mit der digitalen
Personalakte in die HR der
Zukunft starten
Der Umstieg von einer analogen Aktenverwaltung auf digitale HR-Prozesse steigert
die Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz in der täglichen HR-Arbeit, nicht
nur abteilungsintern, sondern auch mit Mitarbeitern. Denn alle wichtigen
Personaldaten und Dokumente sind in digitalen Personalakten zentral abgelegt und
können von überall ortsunabhängig zugegriffen werden. Damit haben Sie volle
Übersicht und sparen Zeit bei personalbezogenen HR-Aufgaben.

Erfahren Sie in unserem Whitepaper, warum die Einführung der digitalen
Personalakte für Personalabteilung unerlässlich ist und warum Sie diese genau
jetzt einführen sollten.
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SO FUNKTIONIERT DIE DIGITALE PERSONALAKTE

Die Funktionen der digitalen Personalakte im Überblick


VERBESSERTE HR PROZESSE IM UNTERNEHMEN

Personalakten schnell und einfach anlegen, finden und verwalten
In wenigen Sekunden legen Sie eine neue, digitale Personalakte an. Speichern Sie
alle Personaldaten und HR-Dokumente an einem zentralen Ort. So haben Sie Zugriff
und den perfekten Überblick über alle relevanten Mitarbeiterdaten und Dokumente
– jederzeit und von dort, wo Sie gerade arbeiten.
 * Digitale Zusammenarbeit
   Nur, wenn Personalakten digitalisiert sind, profitieren HR-Teams von den
   Potenzialen einer digitalen Zusammenarbeit.
 * Flexibler Zugriff
   Schnell die passende Lösung für die Mitarbeitenden – ob im Homeoffice oder im
   Büro.
 * Platz und Papier sparen
   Kein Papier, keine Aktenschränke, keine Barrieren. Das führt zu effizienten
   HR-Prozessen und erhöhter Zufriedenheit Ihrer HR Mitarbeiter:Innen


HR AUFGABEN INNERHALB DER AKTE VERTEILEN

Aufgaben verteilen, zuweisen & erledigen
Durch eine digitale und übersichtliche Aufgabenverwaltung schaffen Sie maximale
Effizient in Ihrer HR. Sie gewinnen dank digitaler HR-Prozesse Zeit bei der
Aufgabenverteilung, schaffen Transparenz und vermeiden unnötige Arbeitsschritte.
Erledigen Sie HR-Aufgaben so schnell und zuverlässig wie noch nie!
 * Zentrales HR-Dashboard
   In einem zentralen Dashboard sehen Sie alle Aktivitäten an Dokumenten sowie
   alle offene Aufgaben und Erinnerungen.
 * Optimale HR-Aufgaben Verteilung
   Wer arbeitet an welcher Personalakte oder Dokument? Weisen Sie Aufgaben zu
   oder hinterlegen Sie Notizen.
 * Rechtssicherheit gewährleisten
   Es laufen Dokumente oder Fristen ab? Unsere HR-Software erinnert Sie daran -
   für eine garantierte Einhaltung der Compliance.




KOMMUNIKATION IN HR ÜBER DIE AKTE VEREINFACHEN

Kommunikation über alle Abteilungen hinweg
Weniger E-Mails, Telefonate oder persönliche Besuche von Mitarbeiter:innen.
Verteilen Sie Informationen und Dokumente schnell und zuverlässig - 100 %
digital. Und das alles innerhalb einer Softwarelösung.
 * Schnelle Kommunikation
   Fordern Sie digital fehlende oder zusätzliche Dokumente bei Mitarbeiter:innen
   direkt aus der HR-Software an.
 * Massenversendungen per Klick
   Versenden Sie Massendokumente künftig einfach aus der HR-Software. Keine
   Papierflut, maximale Zeitersparnis.
 * Klarheit & Transparenz
   Sie wissen jederzeit, wo sich aktuell ein Dokument zur Bearbeitung befindet
   und werden über jeden Schritt informiert.


KUNDENSTIMMEN ZUR DIGITALEN PERSONALAKTE

Was unsere Kunden & Kundinnen sagen ...

„

Wir haben uns mehrere digitale Personalakten angeschaut und sind am Ende zum
Entschluss gekommen, dass die Personalakte von Haufe doch die beste und
übersichtlichste ist, die wir finden konnten.

“

Marco Hoffmann

Fachbuchhalter Personal

„

Das Arbeiten mit der Software macht wirklich Spaß. Als nächstes wollen wir die
Daten aus dem Bewerbersystem an die Personalakte anbinden. Meine Kollegen sind
begeistert bei dem Gedanken, die Arbeitsverträge nun über das Haufe-Tool zu
erstellen.

“

Nicole Poppe

Hensoldt HR

„

Der administrative Teil der Anmeldung eines neuen Mitarbeiters ist in 15 Minuten
erledigt. Groupe Rocher ist jetzt ein viel modernerer Arbeitgeber.

“

Daniel Gottselig

Director, Compensation & Benefits/Integration HR Group, Groupe Rocher

„

Der Implementierungsprozess für die Mitarbeiteraktenverwaltung war
wahrscheinlich einer der einfachsten Implementierungszyklen, die ich je
durchlaufen habe.

“

Sherry Knaszak

VP of HR Transformation and HRIS

„

In nur vier Monaten wurde die digitale Personalakte implementiert. Jetzt haben
wir bereits fünf Millionen Dokumente digitalisiert und alle unsere Security- und
Archivierungsvorgaben sind berücksichtigt

“

Richard Hardy

Global Director HR Shared Services







HR-VORLAGEN MIT UNSEREM STARTKLAR.SERVICE

Rechtssichere Arbeitshilfen und Dokumentenvorlagen
Nutzen Sie rechtssichere HR-Arbeitshilfen und Vorlagen, um die digitale
Aktenstruktur Ihrer Personalakte optimal abzubilden.
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 * DOKUMENTENVORLAGEN
   
   Mit intelligenten Textbausteinen und zentralen Layoutelementen sind die
   Vorlagen für Ihr Unternehmen schnell startklar.


 * AKTENSTRUKTUR
   
   Die Best Practise Aktenstruktur ist das Ergebnis aus vielen Kundenprojekten
   und Gesprächen und wird fortlaufend erweitert.


 * AUFBEWAHRUNGSRICHTLINIEN
   
   Passend zur Aktenstruktur haben wir entsprechende Aufbewahrungsrichtlinien
   entwickelt. Mit Ihnen lässt sich die Gültigkeit von Dokumenten ganz einfach
   überwachen.

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DIGITALE PERSONALAKTE UND DATENSCHUTZ

Mit unseren HR-Tools sind Sie auf der sicheren Seite: Unsere HR-Software
garantiert die Regularien der EU-DSGVO. Hier finden Sie rechtliche Grundlagen
und Handlungsempfehlungen zur digitalen Personalakte – ergänzend in einer
Checkliste übersichtlich zusammengefasst.
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ERWEITERUNGEN DER DIGITALEN PERSONALAKTE


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Anfragen von Mitarbeiter:innen digital und strukturiert.

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DOKUMENTEN­GENERIERUNG

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intelligenten Tool von Haufe.

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DIGITALE UNTERSCHRIFT

Nutzen Sie die E-Signatur für Dokumente und Verträge für digitale Workflows
zwischen HR und Mitarbeiter:innen.

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Mitarbeiteranfragen per Ticket-System schnell, effizient und mobil beantworten -
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Arbeitsvertragsgestaltung, verkürzte Aufbewahrungsfristen und die
Digitalisierung von HR-Prozessen mit der Haufe HR-Software effektiv umsetzen
können, um Ihre HR-Abteilung zu entlasten.
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Fragen zur digitalen Personalakte

Die häufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden zur digitalen Personalakte
haben wir hier für Sie zusammengefasst:


WAS IST EINE DIGITALE PERSONALAKTE?

Die digitale Personalakte ist die digitalisierte Version der klassischen
Personalakte in Papierform. Und damit der erste wichtige Schritt in Richtung
einer modernen, papierlosen und komplett elektronischen HR.


Nach dem Scannen aller Personalakten, einem Dokumentenmanagement und einer
leistungsstarken digitalen Personalakte dienen noch existierende Papierakten
lediglich zur Archivierung. Neben der Ersparnis von Papierbergen steht dabei
vorwiegend im Vordergrund, dass nun jedem Zugriffsberechtigten jederzeit und
überall eine vollständig bearbeitbare elektronische Personalakte in der Software
zur Verfügung steht und dass notwendige Statistiken leichter zu erstellen und zu
pflegen sind.

Digitale Personalakten bieten durch diese Möglichkeiten viele neue Gestaltungs-
und Auswertungsmöglichkeiten innerhalb der täglichen Arbeit von HR.



WELCHE INHALTE GEHÖREN IN EINE DIGITALE PERSONALAKTE?

Folgende Inhalte gehören in eine digitale Personalakte:

Bewerbungsunterlagen

 * Lichtbild
 * Bewerbungsunterlagen
 * Bewerbungsbogen
 * Einladung
 * Vorstellungsgespräch
 * Fahrgelderstattung
 * Vorstellungsgespräch
   

Arbeitsvertrag

 * Arbeitsvertrag
 * Zusatzvertrag
 * Ende Probezeit
 * Darlehen
 * Rückzahlungsverpflichtung
 * Handlungsvollmacht/Prokura
 * Versetzung
 * Kündigung
 * Aufhebungsvereinbarung
 * Arbeitsgerichtsunterlagen
   

Entgelt

 * Lohn- und Gehaltsveränderung
 * Tantieme/Prämie laut Einzelvertrag Sonderzahlung
 * vermögenswirksame Leistungen
 * Pfändungen/Abtretungen
 * Mietverträge bei Wohnungsgestellung
 * Auszahlungsbeleg Kasse
 * Bescheid Kindergeld
   

Aus- und Weiterbildung

 * Ausbildungsvertrag
 * Berufsschule
 * Kammer
 * Gehilfenbrief/Gesellenbrief Fortbildung/Förderkreise
 * Seminarbescheinigungen
   

Beurteilungen

 * Beurteilungen
 * Zwischenzeugnisse
 * Endzeugnisse
   

Sozialversicherungsunterlagen

 * Unfallmeldungen
 * AU-Meldungen
 * Arbeitsversuche
 * SV-Ausweis
 * Unterlagen Kur
 * DEÜV-Meldungen
   

Betriebliche Altersversorgung/Versicherungen

 * Versorgungszusage
 * Rückdeckungsversicherung
 * Direktversicherung (Arbeitgeber zahlt Beiträge)
 * Direktversicherung (Gehaltsumwandlung)
   

Bescheinigungen

 * Finanzamt
 * Krankenkasse
 * Behörden
 * Gericht usw.
 * Deutsche Rentenversicherung
   

Aushändigungen/Belehrungen/Arbeitsmittel

 * Handy
 * Schlüssel
 * Bahncard
 * Miles & More
 * Firmenausweis
 * Parkplatz
 * Datenschutz
 * Betriebsordnung
 * Sicherheitsbelehrung
 * sonstige Belehrungen
 * Aushändigung Sonstiges
 * Nebentätigkeit
   

Firmen-Pkw

 * Pkw-Bestellung
 * Pkw-Nutzungsvertrag
 * Rechnung
 * Versteuerung
 * Pkw-Versicherung
   

Persönliche Ereignisse

 * Elternzeit/Mutterschutz,
 * Jubiläen
 * Kind
 * Hochzeit
 * Atteste
 * Schwerbehinderung
 * Wehrübung
 * Wehrdienst
 * Zivildienst
 * Gesundheitszeugnis
 * Umzug
 * Allgemeine Korrespondenz mit Mitarbeitern/Fehlzeiten
 * Arbeitserlaubnis
 * Führungszeugnis
 * Studienbescheinigung
 * Abmahnungen
   


WIE WIRD EINE DIGITALE PERSONALAKTE EINGEFÜHRT?

Hierbei sollten einige, wichtige Aspekte berücksichtigt werden.

1. Zusammenstellung des Projektteams

 * Personalmitarbeiter
 * Mitarbeiter aus den technischen Bereichen
 * Betriebsrat
 * Datenschutz
 * Doppelspitze der Projektleitung (Personal & Technik)
   

2. Ist-Aufnahme Ihrer Prozesse / Soll-Konzept

 * Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Situation:
 * Wie funktioniert die Archivierung der Personalakte heute?
 * Welche Herausforderungen beschäftigen mich?
 * Welche Faktoren (Zeit, Kosten, Aufwand, Stress) möchte ich verändern?
   

3. Formulieren Sie danach in kurzer Form Ihren Wunschprozess

 * Wie soll mein Prozess mit einer digitalen Personalakte in Zukunft aussehen?
 * Welche Funktionen/Features sind mir und meinem Team wichtig?
 * Welche technischen Anforderungen gibt es an die digitale Personalakte?
   

4. Erstellung eines Feinkonzepts

 * Legen Sie grob den Projektablauf und den zeitlichen Rahmen fest.
   


WAS BEDEUTET REVISIONSSICHERHEIT? UND WAS HAT DAS MIT PERSONALAKTEN ZU TUN?

Bei der Revisionssicherheit stehen folgende Fragen im Vordergrund:

 * Welche Mitarbeiter sollen welche Zugriffsrechte erhalten?
 * Wie wird die temporäre Akteneinsicht für Mitarbeiter und Führungskräfte
   gehandhabt?
 * Wie werden Daten zur zulässigen Aufbewahrungsdauer erfasst und automatisch
   vorgelegt?
 * Wie wird das Löschen von personenbezogenen Daten gewährleistet?
 * Wie wird mit Datenpannen umgegangen?
 * Wie werden betroffene Mitarbeiter zum Datenschutz geschult?

Auch bei der Archivierung spielt die Revisionssicherheit eine große Rolle. So
muss die Archivierung mittels unveränderbaren Formats wie PDF/A und sicherem
Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert
ist.



MUSS DER EINFÜHRUNG EINER DIGITALEN PERSONLAKTE DURCH DEN BETRIEBSRAT ZUGESTIMMT
WERDEN?

Die Umstellung auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG
zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach
Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die
zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen.


Ob bei Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten das
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet
werden muss, ist höchstrichterlich bisher nicht entschieden. Im Schrifttum ist
die Frage umstritten. Vermutlich ist sie nicht generell zu bejahen oder zu
verneinen. Vielmehr dürfte es entscheidend auf die Programmierung der
elektronischen Personalakte im Einzelfall sowie möglichen Schnittstellen zu
anderen EDV-Programmen oder Daten ankommen.


Bei der Archivierung der Unterlagen über seine Beschäftigten muss der
Arbeitgeber bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, die sich aus §§
257 HGB, 147 AO, 28f SGB IV und 39b EStG ergeben.


Werden Dokumente eingescannt und die Originale vernichtet, kann es im Prozess zu
Beweisschwierigkeiten kommen, da mit eingescannten Dokumenten, egal ob mit oder
ohne elektronische Signatur, kein Urkundenbeweis geführt werden kann. Also
sollten Erklärungen und Verträge, die zu ihrer Rechtswirksamkeit gesetzlicher
oder gewillkürter Schriftform bedürfen, auch bei der Umstellung auf eine
elektronische Personalakte weiterhin im Original aufbewahrt werden.






WIE LANGE WIRD EINE PERSONALAKTE AUFBEWAHRT?

In Betrieben werden Akten ausgeschiedener Mitarbeiter häufig jahrzehntelang
aufbewahrt. Die Auffassung, hierzu sei der Arbeitgeber verpflichtet, ist weit
verbreitet. Hier ist zu differenzieren:

1. Abrechnungsunterlagen

Dieselben Vorschriften vorwiegend steuer- und sozialversicherungsrechtlicher
Natur, die den Arbeitgeber verpflichten, überhaupt (Abrechnungs-) Unterlagen
über den Mitarbeiter zu führen, verpflichten ihn auch, diese Unterlagen noch
gewisse Zeit aufzubewahren. Hinzu kommen die bilanzrechtlichen Vorschriften.

2. Arbeitsschutzrechtliche Unterlagen

Verschiedene arbeitsschutzrechtliche Vorschriften, so z. B. des ArbZG, des
JArbSchG und des MuSchG, verpflichten den Arbeitgeber, Unterlagen zu führen und
diese eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Hier handelt es sich um
Unterlagen, die in Listenform geführt werden, außerhalb der Personalakten der
einzelnen Mitarbeiter.‍

3. Unterlagen im Zusammenhang mit ausgeschiedenen Mitarbeitern

Für die Praxis sind zwei wichtige Fragen zu unterscheiden:

 * Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter
   weiter aufzubewahren?
 * Ist der Arbeitgeber, wenn die Akte noch vorhanden ist, verpflichtet, dem
   Mitarbeiter darin Einsicht zu gewähren, ggf. unter welchen Voraussetzungen?

Bezüglich der ersten Frage besteht Übereinstimmung in Rechtsprechung und
Schrifttum: Eine Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers besteht nicht. Der
Arbeitgeber ist also berechtigt, die Akte des Mitarbeiters alsbald nach dessen
Ausscheiden zu vernichten. Dies betrifft alle Aufzeichnungen, die nicht unter
die konkret geregelten Aufbewahrungspflichten fallen, also z. B. Angaben zur
betrieblichen Weiterbildung, Adressänderungen und allgemeiner Schriftwechsel.

3. Aufbewahrung bis zum Verjährungseintritt

Trotz fehlender Aufbewahrungspflicht für den Arbeitgeber wird regelmäßig
empfohlen, die Personalunterlagen so lange aufzubewahren, bis mögliche Ansprüche
aus dem Arbeitsverhältnis verjährt sind. Bei Ansprüchen wie beispielsweise dem
Anspruch auf Zeugniserteilung greift die 3-jährige Regelverjährung, sodass die
Personalakte erst nach Ablauf dieser Zeit vernichtet werden sollte.


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