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DOKUMENTE EINSCANNEN: SO FUNKTIONIERT'S

Ganz gleich, ob Sie ein digitaler Nomade oder ein technisch versierter
Elternteil sind – Sie müssen Ihre Dokumente jederzeit problemlos vom
Schreibtisch auf Ihren Desktop oder auf Ihr Mobilgerät bringen können. Hier
finden Sie eine Kurzanleitung für die gängigsten Methoden zum Scannen
hochwertiger Dokumente.

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IN WELCHEN FÄLLEN SOLLTE ICH EINEN SCANNER BENUTZEN?

Auch wenn heute sehr viele Akten und Dokumente digital vorliegen, ist es doch
immer noch notwendig, Dokumente zu scannen. Denn es gibt einfach zahlreiche
Dinge, die man gescannt aufbewahren möchte, wie zum Beispiel:

 * Abzüge von Fotos
 * Handschriftliche Notizen
 * Medizinische Dokumente und Finanzdokumente
 * Private oder berufliche Belege
 * Verträge und Rechnungen
 * Fotos und Ausweise
 * Zeitschriften- und Zeitungsausschnitte
 * Skizzen und Entwürfe

All diese Dinge werden nach wie vor häufig benötigt – sei es im Privatleben oder
im Beruf. Mit modernen Lösungen verläuft das Scannen von Dokumenten deutlich
schneller, eleganter und unkomplizierter, als mit den althergebrachten Methoden,
an die Sie sich vielleicht noch erinnern.


SCANNEN MIT EINEM KOPIERER

Drucker, sofern sie nicht uralt sind, funktionieren in der Regel auch als
Scanner. Mit modernen Modellen können Sie sich das gescannte Bild auch direkt
vom Gerät per E-Mail zusenden. Wenn Sie bei der Arbeit ein Dokument scannen
müssen oder Zugang zu einem Drucker oder Kopierer in einer Bibliothek haben, ist
es einfach, qualitativ hochwertige Scans zu erhalten. Die Geräte sind in der
Regel einfach zu bedienen – sind allerdings meist auch nicht gerade billig.
Mehrere gescannte Seiten können schnell teuer werden. Und selbst wenn Sie zu
Hause einen Scanner haben, ist dieser wahrscheinlich nicht die optimale Lösung
für das Scannen von Dokumenten, weil der Vorgang relativ zeitaufwendig und
ineffizient ist.

Die Schritte unterscheiden sich von Modell zu Modell: Einige erstellen einfach
den Scan und senden diesen an den Computer, mit dem sie verbunden sind. Bei
moderneren Druckern oder Kopierern können Sie die Größe, den Farbmodus oder den
Dateityp auswählen und dann angeben, an welchen lokalen Nutzer oder welche
E-Mail-Adresse Sie den Scan senden möchten. Scans werden von Kopiergeräten in
der Regel als PDF-Dateien bereitgestellt. Bei einigen Kopierern können Sie auch
andere Dateitypen – wie JPEG oder PNG – auswählen.


EINEN SCANNER NUTZEN

Sofern Sie zu Hause einen Scanner haben, ist das Scannen von Dokumenten einfach.
Abhängig von Ihrem Modell haben Sie jedoch eventuell keine Option zum Versenden
des Scans per E-Mail oder als PDF. Wenn Sie einen Heimscanner gekauft haben,
müssen Sie möglicherweise zunächst einige Standardeinstellungen konfigurieren,
um sicherzustellen, dass Sie mit der richtigen Auflösung und dem richtigen
Farbmodus scannen.

Abhängig von der zu scannenden Vorlage müssen Sie möglicherweise die
verschiedenen Einstellungen ausprobieren, um ein perfektes Ergebnis zu erhalten.
Briefe oder Dokumente im Standardformat lassen sich relativ einfach scannen.
Wenn Sie allerdings Kunstwerke scannen, sind diese eventuell zu groß, um auf den
Scan zu passen, oder die Farben stimmen nicht ausreichend überein.


SO SCANNEN SIE DOKUMENTE MIT IHREM IPHONE ODER ANDROID-SMARTPHONE

Das Scannen an einen PC ist die eine Sache. Wie sieht es aber aus, wenn Sie zu
Hause arbeiten, unterwegs sind oder einfach kein Geld für einen Scanner ausgeben
möchten, den Sie vielleicht nur selten benutzen? Das mobile Scannen bietet eine
einfache und kostengünstige Alternative, um physische Dokumente schnell in
lesbare Dateien umzuwandeln. Statt Ihre Dokumente sorgfältig zusammenzustellen
und durch Ihren Kopierer laufen zu lassen, können Sie die Dokumente einfach mit
Ihrem Mobilgerät fotografieren. Eine App zum Scannen von Dokumenten kann das
Bild dann in einen qualitativ hochwertigen Scan umwandeln, der als PDF-, PNG-
oder anderer Dateityp an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird. Dies eröffnet Ihnen
eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, um das Scannen von Dokumenten im Alltag zu
nutzen, ohne dafür in die Bibliothek oder Ihr Home-Office zu müssen.

Mit der Dokumentenscanner-App von Dropbox können Sie zum Beispiel automatisch
alle gescannten Dokumente in Ihrem Dropbox-Konto speichern und so sofort auf
Ihrem Desktop und Ihrem Mobilgerät nutzen. Wenn Sie das Fotoalbum Ihrer Familie
digitalisieren, brauchen Sie nur ein paar Mal auf Ihr Smartphone zu tippen, um
ein physisches Foto in einen Scan in Originalqualität zu verwandeln, der in
Ihrer digitalen Fotosammlung gespeichert wird. Für den Fall, dass Sie nicht
wissen, wie Sie Ihre mobil gescannten Dokumente organisieren sollen, nutzt
unsere Dokumentenscanner-App außerdem OCR-Technologie. OCR wandelt gescannte
Texte in Textdaten um, die durchsucht werden können. Das bedeutet, dass Sie alle
Dokumente, die Sie scannen, mit einer einfachen Stichwortsuche in Ihrem
Dropbox-Konto finden können.


VORTEILE DES MOBILEN SCANNENS

Das mobile Scannen bietet Ihnen den Komfort eines Scanners, ohne dass Sie dafür
ein Gerät kaufen müssen. Die Scanner-App von Dropbox nutzt eine ausgeklügelte
Technologie, damit Ihre Dokumente online genauso gut aussehen wie auf Papier.
Außerdem müssen Sie sich nie wieder Sorgen über den Verlust oder die
Beschädigung von Dokumenten machen. Ziehen Sie einfach Ihr Smartphone aus der
Tasche und scannen Sie jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle.


VON OCR-SCANNING PROFITIEREN

In der Dropbox Scanner-App macht die optische Zeichenerkennung auch aus Bildern
auf Ihrem Mobilgerät durchsuchbare Texte und extrahiert die Kopie aus Ihrem
Bild. So können Sie in Ihren gescannten Dokumenten nach Schlüsselbegriffen
suchen, um diese unkompliziert in Dropbox zu finden. Wenn Sie also einen
Kontoauszug hochgeladen haben, der ein bestimmtes Datum enthält, dann suchen Sie
einfach nach dem Datum und Sie finden Ihr Dokument im Handumdrehen. Durch die
einfache Konvertierung von Papierdokumenten in PDF-Dokumente und die einfache
Auffindbarkeit und Suchfunktion können Sie im Grunde auf physische Dokumente
verzichten. Oder Sie ersetzen die Notizen-App, die Sie für die Transkription
verwenden, durch eine Scan-App mit OCR und digitalisieren damit Dokumente und
Notizen sofort, indem Sie mit einem einfachen Antippen das Scannen starten.


SO SORGEN SIE FÜR QUALITATIV HOCHWERTIGE SCANS

Egal für welche Scan-Methode Sie sich entscheiden, Sie müssen dafür sorgen, dass
sich Ihre Dokumente in bestem Zustand befinden, um ein gestochen scharfes,
klares Ergebnis zu erhalten:

 * Versuchen Sie, Ihre Dokumente glatt und ungefaltet zu halten
 * Stellen Sie sicher, dass keine Details verblasst sind
 * Sorgen Sie beim Scannen mit dem Smartphone für einen ruhigen Hintergrund

Wenn Sie mit einem Scanner ohne OCR arbeiten, sollten Sie auch auf die Auflösung
achten, die in DPI bzw. Dots per Inch gemessen wird:

 * Verwenden Sie für Fotos eine höhere oder sogar verlustfreie Auflösung von bis
   zu 600 dpi
 * Verwenden Sie für einfache Graustufendokumente 300 dpi, damit sie lesbar sind
   und die Dateien nicht zu groß werden

Eine Bildbearbeitungssoftware kann die meisten Probleme mit Ihrem gescannten
Dokument beheben – es schadet aber natürlich nicht, wenn die Vorlage von Anfang
an gut ist.


SCANS OPTIMAL SICHERN

Indem Sie Ihre Fotos online teilen oder sicher in
einem Cloud-Speicher aufbewahren, verhindern Sie, dass Ihre gescannten Bilder
auf Ihrer Festplatte verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden. Das ist
auch für Ihre persönlichen Dokumente ideal – zum Beispiel für Kontoauszüge, die
Sie vielleicht auch scannen und als digitale Version aufbewahren möchten.

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