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Tipps für das Agrarbüro


DIGITALISIERUNG DES AGRARBÜROS

In vielen Agrarbüros wird noch immer sehr papierlastig gearbeitet.
Lieferscheine, Belege und Angebote kommen per Post an und werden dann in einem
Aktenordner abgelegt. Doch die Digitalisierung des Agrarbüros ist nicht so
schwer, wie es für viele scheint. Wir haben einige Tipps für Sie
zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis



 * Die richtige Ausstattung
 * Ablagestruktur ändern und Dokumente in einer Cloud ablegen
 * * Was ist eine Cloud?
   * Beispiele eines Cloud-Anbieters
 * Wie digitalisiert man Dokumente?
 * * Dokumente scannen
   * Dokumente per E-Mail erhalten
 * Übertragung der Belege zum Steuerberater
 * Weitere Vorteile des digitalen Agrarbüros
 * Fazit


DIE RICHTIGE AUSSTATTUNG

Mit der richtigen Ausstattung kann die Arbeit in Ihrem Agrarbüro sogar Spaß
machen!
Doch was genau sollte Ihr Agrarbüro beinhalten?

 1. Laptop
    Ein Laptop ist in der Anschaffung vielleicht ein wenig teurer, macht aber
    auch die Arbeit außerhalb des Büros möglich. Dadurch ist eine hohe
    Flexibilität gegeben.
 2. Bildschirm
    Auch, wenn Ihr Laptop einen Bildschirm hat, sollen Sie sich für das Büro
    einen zusätzlichen Bildschirm anschaffen. Vor allem für die Arbeit mit
    mehreren Dokumenten macht sich ein weiterer Bildschirm schnell bezahlt. Und
    spart garantiert Zeit.
 3. Maus und Tastatur
    Die Laptop-Tastatur und das Touchpad können manchmal ein wenig hinderlich
    sein. Über den USB-Anschluss an Ihrem Laptop können Sie zusätzlich eine
    übliche Tastatur und Maus anschließen.
 4. Kombigerät
    Mit einem guten Kombigerät können Sie Dokumente drucken, kopieren und
    scannen. Achten Sie beim Kauf auf einen Mehrfacheinzug und die Möglichkeit
    zum Duplex-Scan.
 5. Ein Arbeitsplatz zum Wohlfühlen
    Sie verbringen in Ihrem Büro viel Zeit. Deshalb sollten Sie sich während
    dieser Zeit auch wohlfühlen. Gönnen Sie sich mal einen neuen
    Schreibtischstuhl und achten Sie auf einen ergonomischen Aufbau des
    Arbeitsplatzes. Auch ein paar Pflanzen, Bilder oder Kalender können das
    sonst so triste Büro etwas aufhellen und die Stimmung heben.


ABLAGESTRUKTUR ÄNDERN UND DOKUMENTE IN EINER CLOUD ABLEGEN

Die größte Herausforderung ist es, den Ablageprozess zu digitalisieren. Dafür
sollten Dokumente nicht wie zuvor in Aktenordnern abgelegt werden, sondern in
einer Cloud.


WAS IST EINE CLOUD?

Eine Cloud ist ein digitales Ablagesystem, in dem Sie Ihre Dokumente nicht wie
zuvor direkt auf Ihrem PC ablegen, sondern auf einem Netzwerk aus Servern. Das
hat viele Vorteile, wird aber auch häufig mit Sorgen um den Datenschutz in
Verbindung gebracht.

 

Vorteile:

 * Kein Datenverlust durch z.B. eine defekten Festplatte
 * Zugriff von verschiedenen Geräten aus möglich
 * Weitergabe der Dokumente in digitaler Form z.B. E-Mail möglich

Bei dem Thema Datenschutz sollten Sie darauf achten, dass der Cloud-Server in
Deutschland liegt. Nur dann gelten auch deutsche Gesetze, die einen Einblick
Dritter verwehren.


BEISPIELE EINES CLOUD-ANBIETERS

Ein gutes Beispiel für einen solchen Cloud-Anbieter ist top farmplan. Neben
einer Schlagkartei und einer Tierbestandsmeldung, können Sie über top farmplan
auch Ihre Dokumente in einer Cloud ablegen. Die Server liegen in Deutschland und
sind nach deutschem Recht TÜV-zertifiziert.
Einmal in der Cloud abgelegt, können Sie Ihre Dokumente in wenigen Klicks mit
Ihrem Steuerberater oder Pflanzenschutzberater teilen.




WIE DIGITALISIERT MAN DOKUMENTE?

Um Ihre Dokumente zu digitalisieren, haben Sie zwei Möglichkeiten:


DOKUMENTE SCANNEN

Wenn Sie anfangen Ihre Eingangspost direkt einzuscannen, anstatt sie einfach
abzuheften, haben Sie jedes neue Dokument in digitaler Form vorliegen. Damit das
Ganze auch schnell funktioniert, sollten Sie sich einen Dokumentenscanner
anschaffen. Dieser kann mehrere Dokumente gleichzeitig einziehen und in der
Regel auch doppelseitig scannen. Das spart viel Zeit!

Es gibt viele Möglichkeiten, aber kaufen Sie nicht die Katze im Sack. Hier geht
es zum kostenlosen Test für das digitale Agrarbüro

Kostenlose 90-tägige Testphase

Die eingescannten Dokumenten legen Sie dann in einer Cloud wie top farmplan ab.
top farmplan bietet sogar ein Scanprogramm an, das die Dateien direkt in der
Cloud ablegt und nicht erst auf dem Computer. Eine weitere Zeitersparnis!


DOKUMENTE PER E-MAIL ERHALTEN

Der wohl einfachste Weg ist es, möglichst viel der Eingangspost per E-Mail zu
erhalten. Fragen Sie Ihre Lieferanten und Partner, ob diese den Prozess
umstellen können. Viele Partner werden sich freuen, denn der E-Mailweg spart
Portokosten!

Im Falle von top farmplan können Sie E-Mailanhänge direkt in der Cloud ablegen
und brauchen diese so nicht mehr ausdrucken und abheften.


ÜBERTRAGUNG DER BELEGE ZUM STEUERBERATER

Während auf vielen Betrieben der Steuerberater noch persönlich vorbeikommt oder
die Aktenordner in die Kanzlei gefahren werden, sind bereits einige digitale
Lösungen möglich. Etablierte Anbieter wie DATEV oder ADNOVA+ bieten
Schnittstellen an, um Belege von einer Cloud in die eigenen Programme zu
übertragen. Für die NLB und Hannibal gibt es gute Arbeitslösungen, die Dir den
Alltag und die Zusammenarbeit erleichtern.

Wenn der Steuerberater keines dieser Programme nutzt, lässt sich auch hierfür
eine Lösung einrichten. Viele Cloud-Anbieter bieten eine Funktion an, um Ordner
oder Dateien freigeben zu können. So kann der Steuerberater sich die Belege aus
einem freigegebenen Ordner herunterladen und verarbeiten. Nachdem der
Steuerberater die Dokumente heruntergeladen hat, sollten Sie diese als „bereits
übertragen“ kennzeichnen und in Ihre Ordnerstruktur einsortieren. Genau für
diesen Schritt hat top farmplan einen Arbeitsprozess erarbeitet:



 * Legen Sie einen Ordner für Ihre Eingangspost an
 * Sammeln Sie Ihre Eingangspost in diesem Ordner und hängen Sie jedem Dokument
   einen Tag (ein Stichwort) wie „zu übertragen“ an
 * Teilen Sie diesen Ordner in einem regelmäßigen Turnus (zweiwöchig oder
   vierwöchig) mit Ihrem Steuerberater
 * Ändern Sie den Tag anschließend auf „bereits übertragen“
 * Sortieren Sie das Dokument in den richtigen Ordner (z.B. „Rechnungen
   Futtermittel 2020“)


WEITERE VORTEILE DES DIGITALEN AGRARBÜROS

 1. Dokumente schneller finden
    Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente können Sie diese deutlich
    schneller wiederfinden. Einige Programme wie top farmplan unterstützen die
    OCR-Texterkennung. Dadurch können Sie auch nach Begriffen und Zahlen in
    einem eingescannten Dokument suchen.
 2. Zugriff von überall
    Mit dem Handy in Ihrer Tasche können Sie dank einer Cloud-Anwendung auch von
    unterwegs auf Ihr Agrarbüro zugreifen. Mit einer scanfähigen App wie top
    farmplan lassen sich sogar Lieferschein und Co. mit dem Handy scannen und in
    die Cloud hochladen. Das spart einen Gang ins Büro!
 3. Vergleichbarkeit
    Mit dem Agrarbüro auf Ihrem Handy können Sie schnell ein altes Angebot oder
    eine alte Rechnung heraussuchen und mit dem Ihnen vorliegenden Angebot
    vergleichen.


FAZIT:

Die Digitalisierung Ihres Agrarbüros spart langfristig viel Zeit. Um die
Hemmschwelle für den Einstieg zu senken, sollten Sie sich einen Stichtag
aussuchen. Dieser Stichtag kann ein neues Wirtschaftsjahr oder einfach der
kommende Monat sein. Holen Sie ab diesem Stichtag die Digitalisierung nicht
nach, sondern starten Sie mit der anstehenden Arbeit. Die ersten Tage sind
vielleicht durch die neue Technik und den neuen Arbeitsprozess ungewohnt. Mit
der Zeit spielt sich der Ablauf aber sich ein!

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