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AS 4 FASES DO CICLO DE VIDA DE UM PROJETO (COM MODELOS PARA CADA UMA DELAS)

By Midori Nediger, Aug 03, 2020



Para quem está de fora, pode parecer que o processo de gerenciamento de projetos
é fácil…basta conversar com clientes, agendar reuniões, atribuir tarefas e
lembrar os membros da equipe dos prazos.

Mas qualquer pessoa que tenha gerenciado um projeto lhe dirá que é muito mais do
que isso. Essa é a razão pela qual o ciclo de vida do projeto é tão útil.


O QUE É O CICLO DE VIDA DE UM PROJETO?

Trata-se de uma estrutura de quatro etapas projetada para ajudar os gerentes de
projeto a orientar seus projetos com sucesso do início ao fim. O propósito do
ciclo de vida do projeto é criar uma estrutura fácil de seguir para orientar o
trabalho.


QUAIS SÃO OS QUATRO ESTÁGIOS DO CICLO DE VIDA DO PROJETO?

 * O início do projeto: entender as metas, prioridades, prazos e riscos do
   projeto
 * O planejamento do projeto: descrever as tarefas e o cronograma a ser
   executado
 * A execução do projeto: colocar seu plano em ação e monitorar o desempenho
 * A conclusão do projeto: analisar os resultados, resumir as principais
   aprendizagens e planejar as próximas etapas





OBTER ESTE MODELO DE INFOGRÁFICO 



A compreensão e o planejamento dos quatro estágios do ciclo de vida do projeto o
ajudarão a gerenciar, organizar e planejar, para que tudo corra sem problemas.

Um ciclo de vida de gerenciamento de projetos:

 * Facilita a comunicação entre as equipes e partes interessadas do projeto
 * Garante que as metas sejam alcançáveis com os recursos disponíveis
 * Ajuda a mitigar riscos e mantém os projetos sob controle

Mas como é cada estágio do ciclo?


1. O INÍCIO DO PROJETO: ENTENDER AS METAS, PRIORIDADES, PRAZOS E RISCOS DO
PROJETO

O estágio inicial é quando você se reúne com os clientes e partes interessadas
para entender seus objetivos, motivações e esperanças para o projeto.
Durante essa fase, o importante é definir os objetivos de alto nível que devem
ser alcançados para que você considere o projeto um sucesso. Há muita pesquisa,
descoberta e discussão, mas pouco planejamento detalhado nessa etapa.

As principais etapas de gerenciamento de projetos do estágio inicial incluem:

 * Identificar os objetivos e entregáveis
 * Delinear riscos, dependências, restrições e prioridades do projeto
 * Definir o escopo do projeto com base em prazos e recursos disponíveis
 * Enviar uma proposta de projeto para aprovação (nosso criador de propostas
   pode ajudá-lo)

Temos um guia mais detalhado sobre como escrever um plano de gerenciamento de
projetos, caso você queira mais informações.

Aqui, abordarei apenas o básico.





OBTER ESTE MODELO DE PROPOSTA DE PROJETO 



Vamos dar uma olhada no que está envolvido em cada uma dessas tarefas.


INICIE O PROCESSO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS IDENTIFICANDO OS OBJETIVOS E OS
ENTREGÁVEIS

Comece conversando com suas partes interessadas ou clientes para conhecer suas
necessidades. Tente perceber o que é importante para eles, quais projetos eles
tentaram no passado e o que esperam ver no futuro.

A partir daí, você pode avançar para a construção dos objetivos e resultados
concretos pelos quais sua equipe será responsável, considerando o escopo do
projeto e os recursos disponíveis.

Certifique-se de documentar as conclusões dessas reuniões iniciais… é uma boa
ideia ter um registro dos resultados acordados para servir como referência na
fase de conclusão do projeto.





OBTER ESTE MODELO DE PLANEJAMENTO DE PROJETO 



> Dica profissional: Defina metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis,
> relevantes e temporais). Por exemplo: “Em 3 meses, aumentar as taxas de
> conversão do blog em 5%”.


DESCREVA OS RISCOS, DEPENDÊNCIAS, RESTRIÇÕES E PRIORIDADES DO PROJETO

Depois de mapear as metas de alto nível do projeto, chegou a hora de explorar
todas as variáveis que podem impactar o progresso do projeto, incluindo:

 * Riscos: Fatores que podem impactar negativamente o custo, as metas, o
   cronograma ou os resultados de um projeto
 * Dependências: Relações entre atividades ou tarefas
 * Restrições: Fatores limitantes como tecnologia, recursos, tempo e custo

Ao identificar todas essas variáveis desde o início, você pode cortar muitos
problemas potenciais pela raiz, antes que eles arruínem todo o cronograma do
projeto.

Uma estrutura de detalhamento dos riscos, como a abaixo, pode ajudar a
identificar e avaliar todos os riscos presentes em seu projeto. Uma estrutura de
detalhamento de riscos é uma representação hierárquica dos riscos, começando por
aqueles de alto nível e depois dividindo-os em riscos mais granulares. Pode ser
uma ferramenta essencial para o gerenciamento de riscos em projetos.





OBTER ESTE MODELO DE ESTRUTURA DE DETALHAMENTO DE RISCOS 




DEFINA O ESCOPO DO PROJETO COM BASE EM PRAZOS E RECURSOS DISPONÍVEIS

Com um controle sobre todas as variáveis em jogo, você pode começar a dividir o
projeto em etapas mais acionáveis. Estabeleça limites no escopo do projeto com
base em seus prazos e nos recursos à sua disposição e pense em qual conjunto de
habilidades sua futura equipe precisará.

Mapas mentais e fluxogramas podem ser úteis para organizar todos os elementos
móveis e mapear o que é razoável com base nas restrições do projeto.





OBTER ESTE MODELO DE MAPA MENTAL 




RESUMA AS CONCLUSÕES DO ESTÁGIO INICIAL EM UMA PROPOSTA DE PROJETO

Todos os detalhes que você determinar durante a primeira fase devem ser
descritos em uma proposta de projeto, o documento principal a ser entregue nesse
estágio inicial.

Uma proposta de projeto é um relatório que detalha todas as metas, escopo,
requisitos, orçamento, participantes e prazos de um projeto.





OBTER ESTE MODELO DE PROPOSTA 



Não deve ser confundida com um plano de projeto, que inclui uma descrição muito
mais detalhada de como ele será executado. Uma proposta de projeto não deve
exceder algumas (poucas) páginas.

Dependendo da complexidade do projeto, um documento de uma página com o plano de
ação, como o exemplo abaixo, pode ser suficiente.





OBTER ESTE MODELO 



Confira nossos modelos de proposta de trabalho, modelos de proposta comercial e
modelos de proposta de consultoria para obter mais opções.

De qualquer forma, quando você estiver há alguns meses trabalhando no projeto,
tentando priorizar o trabalho de sua equipe e tomando decisões que afetam a
direção do projeto, você agradecerá a si mesmo por ter criado uma documentação
clara desses objetivos de alto nível.


CRIE UMA VISUALIZAÇÃO DO CICLO DE VIDA DO PROJETO COM APARÊNCIA PROFISSIONAL

Verifique se o recurso visual do ciclo de vida do projeto está de acordo com
a imagem da sua empresa para obter um design com aparência verdadeiramente
profissional. Os usuários do Plano Empresarial da Venngage podem usar a
ferramenta Minha Marca para aplicar as cores, logotipos e fontes da empresa
automaticamente aos modelos da Venngage.

Os usuários do Plano Empresarial também podem convidar a comentar diretamente em
seu design com o recurso de comentários da Venngage. Saiba mais sobre a
ferramenta Minha Marca o Modo de Comentário e mais recursos da conta Venngage
Empresarial.




Saiba mais 




2. O PLANEJAMENTO DO PROJETO: DESCREVA AS TAREFAS E O CRONOGRAMA A SER EXECUTADO

Depois que sua proposta de projeto for aprovada, é hora de passar para a fase de
planejamento do ciclo de vida do projeto.

O estágio de planejamento é quando você cria um plano de projeto abrangente, que
envolve:

 * Traduzir sua proposta em uma série de tarefas acionáveis e agendando-as
   no roadmap do projeto
 * Documentar processos ou fluxos de trabalho que sua equipe usará (você pode
   usar um infográfico de processo para isso)
 * Criar metas mensuráveis de curto prazo a partir das metas de alto nível do
   projeto
 * Abordar possíveis problemas que poderiam atrapalhar o seu roadmap

Este plano do projeto será a fonte da verdade para sua equipe quando surgirem
dúvidas, conflitos ou problemas ao longo do processo.

Vamos nos aprofundar no entregável mais importante do estágio de planejamento: o
roadmap do projeto.

Crie um roadmap do projeto com tarefas e marcos

Criar o roadmap é uma das etapas mais importantes do ciclo de vida do
gerenciamento de projetos e é crucial para organizar sua equipe e manter o
trabalho no caminho certo. Um roadmap descreve as datas de início e fim de todas
as principais tarefas envolvidas no projeto (além de quaisquer grandes marcos
para os quais você está trabalhando).

> Dica profissional: Use nosso criador de roadmaps para criar roteiros
> profissionais e envolventes.

Os gráficos de Gantt (como o abaixo) são uma ótima ferramenta para a elaboração
de roadmaps do projeto, pois podem mostrar a duração e o tempo de várias tarefas
dependentes. Eles são perfeitos para planejar e agendar e, por fim, monitorar o
progresso ao longo do estágio de execução do ciclo de vida do projeto.





OBTER ESTE MODELO 



Qual é a melhor parte de se usar um gráfico de Gantt para o roadmap do seu
projeto?

Você pode mostrar vários cronogramas simultâneos em um único gráfico, o que
facilita a contabilização de dependências nas tarefas.

Por exemplo, este modelo de gráfico de Gantt mostra tarefas de projeto para
várias equipes ao longo de alguns meses:





OBTER ESTE MODELO 



O formato de um gráfico de Gantt facilita a visualização e o ajuste de
dependências muito mais do que uma planilha. Como ele é visual, fica fácil de
ver, entender e fornecer comentários sobre as tarefas futuras.





OBTER ESTE MODELO 



Depois que seu roadmap estiver em vigor, a última etapa da fase de planejamento
é montar sua equipe e dar o pontapé inicial, levando-o ao próximo estágio do
ciclo de vida do projeto: a execução.
Confira esta postagem no nosso blog para obter mais modelos de gráfico de Gantt.


3. A EXECUÇÃO DO PROJETO: TRANSFORME SEU PLANO EM AÇÃO E MONITORE O DESEMPENHO

A fase de execução é o verdadeiro início do projeto, quando você executa todas
as tarefas e atividades que mapeou no estágio de planejamento.

É aqui que a maior parte do trabalho ocorre, o que requer monitoramento
constante. É possível que você tenha que ajustar suas metas e seu roadmap à
medida que avança.

Como gerente de projeto, suas principais responsabilidades no estágio de
execução do projeto são:

 * Monitorar e controlar o processo de execução, revisando a qualidade do
   desempenho da equipe
 * Ajustar e atualizar tarefas, metas e prazos para atender às condições em
   constante transformação
 * Intermediar a comunicação entre sua equipe e as partes interessadas


CRIE RELATÓRIOS DE STATUS PARA COMUNICAR O PROGRESSO DA EXECUÇÃO AO LONGO DO
PROCESSO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO

Embora a maior parte do seu tempo durante o estágio de execução do processo de
gerenciamento de projetos seja dedicado a monitorar e fazer ajustes para manter
tudo no caminho certo, você também precisará manter os intervenientes
atualizados com quaisquer alterações no status do projeto.

Usar um modelo de relatório de status do projeto, como o abaixo, garantirá que
você não omita detalhes relevantes ao se comunicar com as partes interessadas.

Por exemplo, este relatório de status inclui uma visão geral do desempenho do
projeto até o momento, além de marcos do projeto atualizados:





OBTER ESTE MODELO 



Embora esse modelo de relatório de status seja mais curto, concentrando-se em um
resumo executivo, ele inclui espaço para anotações de cada representante da
equipe:





OBTER ESTE MODELO 



Os KPIs e atualizações de orçamento também devem ser incluídos.


4. A CONCLUSÃO DO PROJETO: ANALISE OS RESULTADOS, RESUMA AS PRINCIPAIS
APRENDIZAGENS E PLANEJE AS PRÓXIMAS ETAPAS

Depois que você atingir suas metas de projeto e os resultados tiverem sido
concluídos pelas partes interessadas, é hora da fase da conclusão do projeto.

No fase de conclusão do processo de gerenciamento de projetos, você:

 * Apresenta os entregáveis
 * Libera membros da equipe e recursos do projeto
 * Analisa o desempenho no projeto em uma retrospectiva

Fazer uma retrospectiva significa analisar o sucesso do projeto e extrair os
aprendizados que podem ser aplicados em outras ocasiões. Os projetos nunca
existirão sem obstáculos e sempre haverá coisas a aprender, o que facilitará o
andamento das suas empreitadas no futuro.

Existem várias maneiras de realizar uma reunião retrospectiva do projeto, mas
tente identificar suas maiores vitórias e derrotas e encontrar soluções. Se você
é um consultor externo, pode até pedir feedback ao seu cliente.

Registre suas anotações em algum lugar que seja acessível a toda a equipe, como
uma planilha compartilhada (ou envie um e-mail após a reunião):



Fonte

Outro dever de um gerente de projeto na fase de encerramento pode ser analisar o
desempenho da equipe, com base na qualidade do trabalho e o grau de sucesso no
cumprimento dos prazos.

Essas análises de desempenho podem ser entregues aos membros da equipe (ou
superiores) na forma de um resumo visual fácil de ler, como o abaixo:





OBTER ESTE MODELO 



Mas lembre-se… seu projeto não estará completo até que todos os seus documentos
tenham sido entregues e aprovados pelo cliente ou interveniente.

 


USE A VENNGAGE PARA COMUNICAR SEU PROGRESSO AO LONGO DO CICLO DE VIDA DO PROJETO

Qualquer gerente de projeto que se preze sabe que a comunicação clara é uma
parte essencial de qualquer projeto bem-sucedido. A Venngage ajuda a tornar sua
comunicação visual, para que você possa impressionar os clientes e manter sua
equipe em harmonia.



COMECE A PLANEJAR SEU PROJETO COM A VENNGAGE 



About Midori Nediger

Midori compartilha truques de comunicação visual e dicas como designer de
informações na Venngage. Ela está especialmente interessada em ajudar as pessoas
a comunicar informações complexas.




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