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POLÍTICA DE E-MAIL INSTITUCIONAL (@UNIFESP.BR)

Versão anterior 2019

Aprovada na reunião do CETIC de 16/12/2021

Publicada no Boletim SEI - Portaria Reitoria 182/2022

PORTARIA REITORIA N. 1182/2022

Institui a Política Institucional de e-mails da Universidade Federal de São
Paulo que define normas para criação e uso de contas de e-mail no domínio
@unifesp.br e uso de contas eletrônicas para acessos a equipamentos ou sistemas
de informação da universidade

O Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação - CETIC, no uso
de suas atribuições legais, expressas no inciso I do art. 144 do Regimento Geral
da Universidade Federal de São Paulo e,

Considerando:

- a necessidade de normatizar o uso de contas eletrônicas e e-mail como
ferramentas de trabalho institucional;

- que contas eletrônicas e e-mail são recursos intangíveis de trabalho
institucional;

- a deliberação na sessão ordinária do Comitê Estratégico de Tecnologia da
Informação e Comunicação - CETIC, em 16 de dezembro de 2021, com a aprovação
desta política;

Resolve:

Art. 1º Fica instituída a Política Institucional de e-mails da Universidade
Federal de São Paulo que define normas para criação e uso de contas de e-mail no
domínio @unifesp.br e uso de contas eletrônicas para acessos a equipamentos ou
sistemas de informação de uso institucional.

Art. 2º Para fins desta política considera-se:

I - Usuário(a): pessoa física, seja servidor(a) ou equiparado(a), empregado(a)
ou prestador(a) de serviços, habilitada pela administração para acessar os
ativos de informação, formalizada por meio de cadastro na intranet da
Universidade Federal de São Paulo;

II - Endereço de e-mail: endereço eletrônico utilizado como remetente ou
destinatário de uma mensagem na Internet;

III - Caixa postal: serviço de armazenamento de mensagens enviadas e recebidas
através do e-mail;

IV - Conta de e-mail: um e-mail, vinculado à uma caixa postal de um(a)
usuário(a), acessado através de credenciais como usuário(a) e senha a qual
funciona como uma ferramenta que permite a transferência de mensagens e anexos;

V - Grupo de e-mail (aliases): agrupamento de diversos endereços em um único
endereço eletrônico que, uma vez inserido como destinatário de uma mensagem,
permite a distribuição desta a todos os integrantes deste grupo. Assim como o
e-mail, esses grupos possuem sufixo @unifesp.br mas não possuem caixa postal
própria nem senha.

VI - Backup: cópia de segurança de um ou mais arquivos, guardada em diferentes
dispositivos de armazenamento: nuvem, pendrive, discos externos, etc.

VII - Spam: mensagens de e-mail indesejadas, não solicitadas ou recebidas em
excesso. Normalmente são mensagens publicitárias, que tem o objetivo de divulgar
serviços ou produtos de alguma empresa a uma grande massa de usuários(as) de
e-mail.

Art. 3º É obrigatório a utilização do e-mail @unifesp em todas as
correspondências oficiais, institucionais e no acesso aos equipamentos e
sistemas da Universidade Federal de São Paulo.

Art. 4º A Superintendência de Tecnologia da Informação - STI, é a gestora do
serviço de e-mail.

Art. 5º São responsabilidades da Superintendência de Tecnologia da Informação -
STI:

I - manter a disponibilidade do serviço de e-mail;

II - estabelecer e comunicar aos usuários(as) do serviço de e-mail sobre os
limites de utilização do serviço;

III - implantar mecanismos que evitem o envio e a recepção de mensagens que
possam comprometer a segurança do serviço de e-mail;

IV - criar, manter, bloquear e encerrar caixas postais, conforme os critérios
definidos nesta portaria;

V - definir, implantar e executar procedimentos de segurança e recuperação de
senhas ou mecanismos de acesso;

VI - executar os procedimentos de limitação e liberação do uso da caixa postal,
de acordo com o disposto nesta portaria;

VII - desenvolver outras atribuições inerentes à sua finalidade de provedora de
infraestrutura de tecnologia da informação da Universidade Federal de São Paulo;

VIII - monitorar possíveis usos indevidos ou quebra de conduta realizados
pelo(a) usuário(a) através de auditorias e consulta de log; e

IX - manter o e-mail institucional com prioridade para comunicações pertinentes
à instituição.

Art. 6º As contas de e-mail individual @unifesp são criadas por meio do cadastro
do(a) usuário(a) na Intranet.

§ 1º A senha e nome de usuário(a) utilizados para acesso à conta de e-mail serão
os mesmos gerados a partir deste cadastro.

§ 2º Apenas usuários(as) cadastrados(as) conforme o caput deste artigo podem
possuir uma conta de e-mail.

Art. 7º Os grupos de e-mail (aliases) devem ser utilizados para comunicação em
pró-reitorias, câmaras, congregações, campi, departamentos, coordenações,
setores, comissões, projetos e outros.

Art. 8º Os grupos de e-mail podem ser de dois tipos:

I - Grupo institucional (grupo para comunicação interna e externa à Universidade
Federal de São Paulo) e suas características:

a) formato: nomedepartamento@unifesp.br;

b) integrantes do grupo: apenas e-mails @unifesp.br;

c) remetentes: recebe e-mails de qualquer domínio;

d) não possui moderação de mensagens;

e) nativamente possui arquivamento de mensagens na interface web do grupo mas o
acesso deve ser solicitado mediante abertura de chamado no sistema de
atendimento da Universidade Federal de São Paulo;

f) deve ser vinculado, no mínimo, a um usuário(a) com cargo de direção ou função
gratificada que será o proprietário(a) que poderá designar um(a) gerente do
grupo; e

g) proprietário(a) e gerente farão a gestão dos membros pertencentes ao grupo.

II - Grupo de transmissão (grupo de e-mails utilizados apenas para transmissão
de comunicações) e suas características:

a) formato: lista.departamento@unifesp.br;

b) integrantes do grupo: qualquer e-mail de qualquer domínio;

c) remetentes: recebe e-mails apenas dos proprietários e gerentes;

d) possui moderação de mensagens;

e) possui arquivamento de mensagens na interface web do grupo (opcional),
contudo, o acesso só será liberados ao(s) proprietários(as), e gerentes;

f) possui possibilidade de inscrição e de sair da lista;

g) proprietário(a): deverá obrigatoriamente ter um(a) proprietário(a) que será
responsável pela gestão do grupo; e

h) gerente: poderá ser indicado pelo proprietário(a) um(a) gerente para auxiliar
na gestão do grupo.

Art. 9º A solicitação para criação de grupos de e-mail deverá ser encaminhada
através de abertura de chamados, no sistema de atendimento da Universidade
Federal de São Paulo, com os seguintes dados:

a) tipo de grupo: institucional ou de transmissão.

b) sugestão do nome do grupo de e-mail;

c) nome completo do(a) solicitante;

d) e-mails do(a) solicitante (obrigatoriamente @unifesp.br);

e) justificativa de criação; e

f) lista dos e-mails a serem inseridos no grupo.

Art. 10. É de responsabilidade do proprietário ou gerente (responsáveis pelo
grupo) notificar a administração em caso de não cumprimento pelos membros das
normas estabelecidas nesta portaria e políticas de segurança da informação
vigentes.

Art. 11. O bloqueio das contas de e-mail individual ocorrerá, após o respectiva
perda de vínculo do(a) usuário(a) com a Universidade Federal de São Paulo, em
até noventa dias utilizando­-se dos seguintes critérios:

I - por falecimento do(a) usuário(a);

II - por redistribuição de servidor(a) para outro órgão;

III - por vacância ou exoneração de servidor(a) do cargo efetivo; e

IV - por perda de vínculo acadêmico: estudantes desistentes, jubilados,
transferidos para outra instituição ou evadidos.

§ 1º As contas bloqueadas poderão ser reativadas em até sessenta dias. Após esse
período as caixas postais serão encerradas, não sendo possível mais sua
recuperação.

§ 2º O(A) usuário(a) será comunicado(a) em seu e-mail pela Superintendência de
Tecnologia da Informação - STI sobre o início de desativação de sua conta de
e-mail e dos procedimentos para realização do backup das informações presentes
na sua caixa postal.

§ 3º O bloqueio e posterior encerramento das contas só ocorrerá quando
extinguir-se todos os vínculos ativos do(a) usuário(a) com a Universidade
Federal de São Paulo que permitem o uso do serviço de e-mail.

Art. 12. O bloqueio de grupos de e-mail ocorrerá:

I - por solicitação do(a) proprietário(a); e

II - por não utilizados por doze meses ou mais.

Art. 13. São deveres e responsabilidades dos(as) usuários(as) da conta e grupo
de e-mail:

I - manter em sigilo os dados e senha de acesso à sua conta de e-mail,
realizando a atualização destes em caso de suspeita de violação;

II - o uso adequado destes recursos, sujeitando-­o às penalidades cabíveis em
caso de uso indevido;

III - zelar pelo conteúdo das mensagens enviadas a partir de seu endereço de
e-mail, sendo responsável por ele;

IV - examinar o conteúdo da caixa postal para dar tratamento adequado e
tempestivo às mensagens recebidas e mantê-lo de acordo com as normas
estabelecidas nesta portaria adotando o hábito de leitura diário;

V - não enviar mensagens contendo informações classificadas como reservadas,
secretas e ultrassecretas nos termos do art. 23 da Lei 12.527, de 18 de novembro
de 2011;

VI - enviar e­-mails apenas para destinatários que realmente precisam da
informação, não caracterizando desta forma a prática de spam;

VII - não acessar a caixa postal de outro usuário(a) ou forjar a identidade de
outra pessoa e fazer falsa declaração de sua identidade ou da fonte de qualquer
e-mail;

VIII - não enviar, armazenar e manusear material que contrarie o disposto na
legislação vigente, respeitando os direitos humanos e os princípios éticos e
sociais;

IX - ao enviar anexos com extensões do tipo .exe, .pif, .cmd, .scr e arquivos de
base de dados (.db, .dbf, .sql) compactá­-los com senha ­informada no corpo da
mensagem para possível extração ­ para que não haja bloqueios;

X - não enviar mensagens do tipo “corrente” ou qualquer outro tipo de divulgação
similar, pois caracteriza-se como spam;

XI - não utilizar as listas ou o catálogo de endereços da Universidade Federal
de São Paulo para a distribuição de mensagens que não sejam de estrito interesse
funcional e sem a devida permissão do responsável pelas listas ou catálogo de
endereços em questão;

XII - não utilizar o e-mail institucional para cadastro em sites de compras, em
listas tipo feed e news, a não ser em casos de necessidade oriunda das
atividades desenvolvidas na Universidade Federal de São Paulo;

XIII - não utilizar o e-mail de forma indevida como ofensas e agressões a
outros(as) usuários(as);

XIV - não enviar mensagens contendo qualquer código malicioso intencionalmente;

XV - não utilizar o e-mail para fins particulares e para acesso a redes sociais
que não tenha cunho institucional;

XVI - em caso de descumprimento de regras institucionais vigentes, ou de
violação da legislação, o(a) usuário(a) assume toda e qualquer consequência
administrativa, cível ou criminal que possa decorrer de suas ações; e

XVII - não informar, nem mesmo à Superintendência de Tecnologia da Informação -
STI ou à superior hierárquico, dados cadastrais ou de acesso.

Art. 14. O(A) usuário(a) da conta de e-mail individual e os(as)
proprietários(as) e gerentes de grupo de e-mail responderão pelas ações ou
omissões que possam pôr em risco ou comprometer o acesso a dados não autorizados
ou ações relacionadas à senha das transações a qual a tenham acesso.

Art. 15. Cabe a todos(as) usuários(as) do serviço de e-mail respeitar as normas
de segurança e restrições impostas pelas políticas de segurança da informação
implantadas na Universidade Federal de São Paulo.

Art. 16. São práticas vedadas, configurando o uso indevido:

I - acesso ou tentativa de acesso, com indício de fraude ou sabotagem, a conta
de e-mail sem autorização;

II - encaminhamento de mensagem em desacordo com o grau de sigilo e
confidencialidade atribuído a seu conteúdo;

III - enviar, armazenar e manusear material que contrarie o disposto na
legislação vigente, respeitando os direitos humanos e os princípios éticos e
sociais;

IV - adulteração de dados referentes à origem da mensagem nos campos de controle
de cabeçalho; e

V - envio de e-mails em massa sem cunho institucional, que caracterize-se como
spam.

Art. 17. A utilização indevida do e-mail sujeitará o(a) usuário(a) às seguintes
ações por parte da administração:

§ 1º no caso de evidências de uso indevido dos recursos da caixa postal, o(a)
usuário(a) será notificado pela Superintendência de Tecnologia da Informação -
STI, a fim de corrigir sua usabilidade.

§ 2º no caso de reincidência de uso indevido, o(a) usuário(a) terá sua conta
bloqueada por trinta dias, devendo o mesmo entrar em contato com a
Superintendência de Tecnologia da Informação - STI para assinatura de um termo
de ajuste de conduta, atestando ciência da notificação e comprometendo­-se ao
uso adequado da caixa postal. Caso o(a) usuário(a) não realize contato para
atestar ciência da notificação, sua conta permanecerá bloqueada até a devida
regularização.

§ 3º No caso do(a) usuário(a) apresentar uso indevido que gere consequências que
prejudiquem a integridade do serviço de e-mail, a sanção das penalidades será
aplicada de acordo com a legislação vigente, pelas unidades responsáveis,
através de processos administrativos disciplinares e conforme a natureza e
gravidade da infração, tendo como consequência o bloqueio de sua conta para
averiguação das irregularidades.

§ 4º A Equipe de Tratamento e Resposta a Incidentes de Segurança - CSIRT em
conformidade com o art. 6º da portaria 4.868, de 10 de dezembro de 2019, poderá
bloquear imediatamente contas ou grupos de e-mails sempre que for avaliado a
possibilidade de um incidente de segurança.

Art. 18. O(A) usuário(a) da conta de e-mail individual e os proprietários e
gerentes de grupo de e-mail responderão pelas ações ou omissões que possam pôr
em risco ou comprometer o acesso a dados não autorizados ou ações relacionadas à
senha das transações a qual a tenham acesso.

Art. 19. Cabe a todos(as) usuários(as) do serviço de e-mail respeitar as normas
de segurança e restrições impostas pelas políticas de segurança da informação
implantadas na Universidade Federal de São Paulo.

Art. 20. Os e-mails institucionais são disponibilizados aos(as) usuários(as)
como ferramenta de trabalho e, portanto, são propriedades da Universidade
Federal de São Paulo.

Parágrafo único. A Universidade Federal de São Paulo, como proprietária do
sistema de e-mail institucional, poderá, a qualquer tempo e sem aviso prévio,
monitorar o uso do sistema e inclusive o conteúdo das mensagens quando julgar
necessário.

Art. 21. Os casos omissos nesta portaria serão resolvidos pelo Comitê
Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação - CETIC.

Art. 22. Fica revogada a Política de e-mail Institucional, aprovada na reunião
do pelo Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação - CETIC, em
16 de abril de 2019.

Art. 23. Esta portaria entra em vigor a partir de sua publicação.

 

Nelson Sass

Reitor e Presidente do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação e
Comunicação

Detalhes Categoria: Institucional Publicado: 30 Abril 2019


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As punições decorrentes da inobservância da presente política e condições de uso
vão desde a advertência formal ao infrator, bloqueio do acesso à Internet no
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demissão do infrator, sendo aplicadas nos termos do que prevê essas Condições de
Uso à utilização da Internet e demais serviços de conectividade da INSTITUIÇÃO
sem prejuízo da responsabilização penal e civil do infrator, nos termos da
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Em caso de má utilização ou inadequação no uso da Internet e outros serviços, a
INSTITUIÇÃO poderá cancelar o acesso pelo usuário, a qualquer momento, com ou
sem aviso prévio, a critério dos órgãos competentes na instituição;

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Lembramos que as regras acima mencionadas geralmente abrangem condutas que ferem
regulamentações, regras e normas aceitas pela comunidade da internet como um
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estão sujeitas às respectivas punições.

A INSTITUIÇÃO reserva o direito de, a seu exclusivo critério e sem aviso prévio,
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estaduais e municipais e; também pelo CETIC-UNIFESP, razão pela qual
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