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PROCESSI DI ACQUISTO: IL VALORE DEI BENEFICI INTANGIBILI NELLA DIGITALIZZAZIONE


LA CENTRALIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI PERMETTE DI CODIFICARE PROCEDURE
STANDARDIZZATE E DI INTRODURRE MECCANISMI DI CONTROLLO, VALUTAZIONE E ANALISI

di Giampiero Volpi *

17 novembre 2022


(AFP)
Ascolta la versione audio dell'articolo

3' di lettura

In articoli precedenti abbiamo esplorato il mondo delle PMI nel loro processo di
Digital Transformation, focalizzando l’attenzione sulla funzione aziendale degli
Acquisti e analizzando il tema del ritorno degli investimenti. Tra i
responsabili degli Acquisti è sempre più diffusa la convinzione di dover
traghettare la propria funzione verso il digitale, spesso anche sotto la
pressione dei grandi committenti che impongono ai fornitori un percorso di
adeguamento e standardizzazione delle procedure.

Tuttavia occorre dare risposta ad alcune domande: come stabilire delle milestone
in un percorso virtuoso? Si riuscirà a realizzare la giusta riconversione
organizzativa e di competenze richiesta dall'informatizzazione? I costi di
esercizio saranno sostenibili compatibilmente con il business aziendale? Infine,
quali sono i reali benefici a medio e lungo termine?

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I benefici ottenibili si distribuiscono su un vasto spettro di possibilità; in
articoli precedenti abbiamo già preso in considerazione due aspetti. Il primo
riguarda la possibilità, attraverso l’adozione di un sistema digitale integrato
e strutturato, come quello costituito dalle piattaforme di e-procurement, di
abbattere anche del 70% lo sforzo dedicato ad attività routinarie,
standardizzate e di elevata ricorrenza, come, per esempio, l’invio di mail di
invito o sollecito ai singoli fornitori da coinvolgere in una richiesta di
offerta.

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30 novembre 2022
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L’esperienza maturata nel tempo sui processi di digitalizzazione permette di
costruire con sufficiente accuratezza la stima previsionale della riduzione dei
tempi tra l’operatività manuale e la funzionalità automatizzata. Il secondo
aspetto toccato è legato alla capacità delle piattaforme digitali di procurement
di strutturare i dati producendo informazioni fruibili e utili per incidere
direttamente sui costi di acquisto. Esempio: i dati di acquisto immagazzinati
sulla piattaforma possono essere sottoposti a un processo di analisi che
permette di classificare la spesa sostenuta: l’acquistato, la spesa, i
fornitori, i risultati, l'andamento nel tempo.

Il buyer ha a disposizione una solida base di informazioni per identificare i
fornitori più affidabili e competitivi e i migliori prezzi praticati, adottare
nuove strategie di acquisto che gli permettono negoziazioni più efficaci e la
realizzazione di margini di risparmio, utili contributi ai profitti aziendali. È
difficile fare stime di risparmio in fase di progetto di informatizzazione, ma è
possibile misurarlo in fase consuntiva.

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Ma c’è un terzo aspetto che si vuole analizzare, che richiede di ampliare la
prospettiva: riguarda i benefici intangibili, non misurabili in fase preventiva
e difficilmente misurabili in fase consuntiva, ma di grande valore per
l’impresa. La centralizzazione e la visibilità interdipartimentale delle
informazioni su fornitori, contratti, ordini di acquisto, entrate merci e
fatture, permettono di codificare procedure standardizzate e di introdurre
meccanismi di controllo, valutazione e analisi, aumentando in modo esponenziale
l’efficacia della governance.

Questo facilita anche l’adozione di Best Practice che siano misurabili e
replicabili. Un beneficio immediatamente percepibile è lo snellimento
dell’operatività, accompagnato da una riduzione dei tempi esecutivi. Segue la
consistenza, dovuta alla maggiore univocità del risultato prodotto da una
procedura codificata, minimizzando così la probabilità di errore nell’esecuzione
dell’attività. A questa si unisce il monitoraggio della compliance alle
disposizioni normative, ai regolamenti, alle procedure e ai codici di condotta.

In sintesi, si ha il controllo del mancato rispetto delle procedure interne e si
protegge la reputazione dell’azienda. Tutto questo porta a migliorare la qualità
dei risultati: maggior precisione e accuratezza di esecuzione processuale,
controllo della completezza delle operazioni, riduzione del rischio di incorrere
in decisioni sbagliate.

Da sottolineare l’importanza di un Albo Fornitori digitale, che, attraverso dati
e documenti organizzati nei database, consente di monitorare l’affidabilità e il
valore del parco di fornitura. Costituisce un importante tassello nel sistema di
gestione del rischio di fornitura; basti pensare al problema del fornitore unico
o localizzato in geografie lontane. Infine, da non dimenticare la possibilità di
poter gestire l’operatività della Funzione Acquisti da remoto e attraverso
diversi canali: pc, tablet, mobile.

In tre articoli, l’analisi del ritorno dell'investimento ha preso in
considerazione i benefici monetizzabili sui costi operativi, i benefici
potenziali sui costi di acquisto, i benefici intangibili che pesano sulla
qualità e sulla reputazione.


IL PUNTO


SUPERCAZZOLARE I CONTRIBUENTI

In 60 secondi, ogni giorno, il vicedirettore del Sole 24 Ore Alberto Orioli
commenta le principali notizie, su Radio24 e in questo podcast

Ascoltalo ora



Due dei principali fattori abilitanti sono comuni a quasi tutti i processi di
innovazione digitale. La tecnologia: l’adeguatezza degli strumenti adottati,
soprattutto in termini di efficacia e di facilità d’uso. L’imprescindibile
fattore umano: il buyer deve essere dotato delle necessarie competenze ed essere
aperto a operare con nuovi strumenti e nuovi processi per saper cogliere tutti i
benefici derivanti dall’informatizzazione e tradurli in valore per la propria
azienda.

* Strategic Business Analyst - Niuma




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 * TECNOLOGIA, SOSTENIBILITÀ E DIGITALIZZAZIONE PER GARANTIRE SVILUPPO E
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 * INVESTIRE NELLA DIGITALIZZAZIONE PER RIDURRE COSTI DI ESERCIZIO E DIFETTOSITÀ


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