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Blog da Qualidade ( há 7 horas ) O que aprendi conduzindo planejamento estratégico a mais de 15 anos Desde o início do nosso negócio, contamos com consultores, mentores e especialistas para nos apoiar, hoje ainda, essa é uma prática recorrente aqui. Mesmo quando temos capacidade para realizar o trabalho sozinhos, é comum buscar conhecimento fora para “oxigenar as ideias”. Com o planejamento não era diferente. Um dos melhores moderadores de planejamento estratégico que conheci foi um amigo que se foi alguns anos chamado George. Ele tinha muita paciência, sempre fazia boas pergunta e queria ouvir todos. Aprendi muito com ele, já havia nos apoiado, com o planejamento uma ou duas vezes, em certa ocasião o procurei para o planejamento e ele foi categórico, me disse que quem devia fazer o trabalho era eu. Eu confesso que fiquei lisonjeado na época, mas com muito medo de fazer besteira. E essa foi a primeira lição que quero compartilhar: O planejamento estratégico é responsabilidade do Líder da organização. Não, o líder não precisa fazer isso sozinho, é inclusive recomendável que ele tenha apoio, mas o que aprendi com meu saudoso amigo, é que isso era responsabilidade minha. Ele não queria que eu o conduzisse o processo sozinho, mas queria, que eu me apoderasse do planejamento como meu trabalho. Ter claro o objetivo do planejamento estratégico Planejamentos não são todos iguais, na verdade nunca são iguais. Mas tem algo importante a dizer aqui, é que cada planejamento precisa ter claro o seu objetivo. Isso significa que a primeira pergunta importante de ser respondida é: Qual o resultado que esperamos desse planejamento? Sim planejamentos são direcionadores da estratégia, isso é comum. Entretanto, ainda assim, o resultado que esperamos podem variar. Por exemplo: um planejamento pode estar focado em “criar uma nova identidade” ou então em criar uma ruptura no negócio. Podemos ter planejamentos focados em cadenciar a estratégia de lançamento de produto, outro em promover um avanço significativo no “ganho de velocidade” rumo a uma meta ou objetivo. Em resumo, ao chegar ao final do planejamento estratégico é importante perguntar: nós chegamos onde esperávamos com esse planejamento? Em um mesmo ano, eu já atuei com um planejamento para uma mudança significativa na estrutura de negócios, cinco dias depois, em outro negócio na definição de rotinas e processos que garantissem um avanço significativo nas metas. Claro, foram planos para empresas diferentes, com objetivos bem diferentes, e ambos foram bons. Portanto, um aprendizado que tive é que quando deixamos claro o objetivo do planejamento, colocamos nossas ideias, capacidades e criatividade para chegar até aquele objetivo. Um bom planejamento precisa de verdade. Um bom planejamento precisa de verdade e para isso é importante o envolvimento genuíno de boa parte da empresa. E se possível a colaboração de todos! Um erro comum, é planejar com o que “sabemos”, mas acontece que nem sempre sabemos o suficiente, ou pior, o que sabemos pode simplesmente estar errado. Abertura para ouvir é importante. Isso é difícil para mim, gosto das coisas do meu jeito, e esse é o terceiro grande aprendizado: é preciso saber ouvir. Eu sei o quanto isso soa como clichê. Mas você consegue ouvir mesmo, ou pensa que consegue? Faça um teste: quantas vezes essa semana você ouviu alguém e mudou sua opinião? Você não precisa e nem deve ser volúvel, e mudar ao sabor do vento a cada novo comentário, agora, se você nunca muda de opinião, eu desconfio que existe um problema. Eu sofro com isso. E só o fato de saber que isso é algo que me limita, para mim já é um primeiro e importante passo. Por isso, procuro colocar atenção nesse ponto, e me policio para “tentar” mudar de opinião sempre ouço alguém. Claro, para isso, preciso de argumentos válidos do lado do interlocutor. Contudo do meu lado, preciso aplacar meu ego. Consenso ou direcionamento? Outra lição importante é: consenso funciona, e ele é importante. Já ouvi muitas pessoas, bem-sucedidas inclusive indo contra o consenso, e quando fui ouvir os argumentos, eram coisas como: Nem sempre a unanimidade tem razão; Boas ideias eram descartadas para ficar com a ideia média, ou nem todos falam. Na verdade, consenso é justamente o contrário! Consenso não é unanimidade ou média, e em um consenso bem conduzido, TODOS devem falar. Consenso não é levar todos a concordância de algo. Em um consenso, a primeira coisa que deve haver é “clima”. Todos devem estar dispostos a tentar ouvir, alguém pode se perder, e o moderador deve trazer essa pessoa para o caminho correto. Em um consenso o que deve prevalecer é a melhor ideia, e ele serve não “apenas” para se chegar a essa ideia, e sim para que todos decidam apoiar essa ideia. Não é a ideia que você mais gosta, é a ideia que todos estão dispostos a apoiar. E por que isso é importante? Porque com isso todos estão assumindo que vão trabalhar para o sucesso do que foi decidido no consenso. Mas isso merece um artigo exclusivo sobre o assunto! Direcionar também é preciso! Nem t Blog da Qualidade ( há 5 dias ) Engajamento: você sabe o porquê você faz o que você faz? Em seu livro, Simon Sinek conta que estudando sobre líderes com alto poder de influência pelo mundo, observou que todos se comunicam exatamente da mesma forma. E tudo isso gira em torno do “Porquê”. Ele destaca ainda que as grandes empresas não contratam pessoas qualificadas e as motivam, pelo contrário elas contratam pessoas já motivadas e as inspiram. Em contrapartida, quando essas pessoas motivadas são direcionadas a fazer algo que elas não acreditam e não fazem sentido para elas, a tendência é que essas deixem o trabalho para ir em busca de algo que as envolvam. Resumindo meu contexto Fui designada a construir um material com conteúdo sobre planejamento estratégico, inclusive em breve compartilharemos, mas enfim, até aqui tudo bem, então minha líder me incumbiu de levantar um possível conteúdo para discutirmos o que iria para esse tal material. Esse era um desafio que certamente daria um up no meu ânimo. Mas isso não aconteceu, pelo menos não de imediato, e eu vou explicar o porquê. No primeiro momento estava focada no que fazer e como fazer. Então eu vi o desafio como algo mecânico que seria apenas mais um conteúdo. Mas o que tudo isso tem a ver com engajamento? Esta palavrinha “porque” é de fato a “cereja do bolo” de qualquer projeto, e eu consegui enxergar isso quando minha líder me chamou para fazer o PAS (Planejamento Ágil de Significado) desse material. De cara ela me perguntou, por que devemos fazer esse conteúdo? E na sequência vieram outras perguntas como por exemplo: Por que as pessoas vão se interessar por esse conteúdo? Por que as pessoas devem ler esse conteúdo, qual o propósito de fazê-lo? Por que escolhemos esse público? Por que vamos seguir com esse tema? Sabe aquela frase “meus olhos brilharam”, é isso deve ter acontecido no momento que comecei a responder as perguntas. Então te pergunto, você consegue entender a influência que esses porquês tiveram para mim? Posso afirmar que responder essas perguntas foi libertador, sai da linha de raciocínio: “o que escrever?” Para: Por que vou escrever? Quem vou atender? Aonde quero chegar com isso? Com quem vou contribuir? Ao obter as respostas para os porquês a construção do conteúdo começou a fazer mais sentido, com isso as ideias referentes ao conteúdo a ser escrito começaram a surgir espontaneamente. O engajamento começa com o “por quê”! Enquanto um colaborador tiver claro o porquê da execução de suas tarefas e de sua contribuição com a empresa e a sociedade, ele se sentirá engajado e não medirá esforços e energia para realizar suas tarefas. Pois, conforme surgem os resultados, a produtividade se acentua e o profissional fica mais motivado por encontrar na organização uma visão alinhada aos seus princípios. E ainda como o livro traz: “Quando as pessoas dentro da empresa sabem por que vão trabalhar, as pessoas de fora da empresa têm muito mais probabilidade de entenderem por que a empresa é especial.” E você, já sabe o porquê das ações que vem executando? E seu time, sabe? Espero que de alguma forma a experiência que compartilhei te ajude a ver sentido no contexto do livro e que ajude a você a motivar todos a seu redor. Ah! Deixe sua percepção nos comentários, vou adorar ler. Fonte: SIMON, Sinek. Por quê? Como motivar pessoas e equipes a agir–Ed. Saraiva, São Paulo, 2012. Blog da Qualidade ( há 7 dias ) Partes interessadas: você olha para isso adequadamente? Objetivos de uma empresa Segundo Vicente Falconi (P.37 TQC controle da qualidade Total no estilo japonês): “Uma empresa honesta só pode sobreviver dentro de uma sociedade se for para contribuir para satisfação das necessidades das pessoas.” A ISO 9000:2105 apresenta 7 princípios da qualidade. Contudo, mas especificamente o 1º princípio – Foco no cliente 2.3.1.1 diz o seguinte: “O foco principal da gestão da qualidade é atender às necessidades dos clientes e empenhar-se em exceder as expectativas dos clientes.” e o item 2.3.1.2 tras a Justificativa: “Sucesso sustentável é alcançado quando uma organização atrai e retém a confiança dos clientes e de outras partes interessadas pertinentes. Cada aspecto da interação com o cliente é uma oportunidade para criar mais valor para o cliente. Entender as necessidades atuais e futuras dos clientes e de outras partes interessadas contribui para o sucesso sustentável da organização” Enfim, ouso dizer que o objetivo do TQC e da Norma ISO 9000:2015 é o mesmo: concretizar a satisfação do que chamamos de pessoas. Conceito do Controle da Qualidade Total O controle da qualidade total (CQT) é um sistema administrativo aperfeiçoado no Japão, a partir de ideias americanas logo após a Segunda Guerra Mundial e tem a seguinte premissa: “qualidade total são todas aquelas dimensões que afetam a satisfação das necessidades das pessoas e, por conseguinte, a sobrevivência da empresa.” Ou seja, para garantir a sobrevivência de uma empresa todos devem estar envolvidos utilizando meios e métodos que direcionem aos objetivos de sobrevivência dela. Mas, quem são essas pessoas Segundo Vicente Falconi, um dos gurus da qualidade, essas pessoas, ou partes interessadas como conhecemos por aqui, podem ser divididas em 4 categorias, são elas: Os consumidores – esses devem se sentir satisfeitos com seu produto ou serviço por um longo período após consumir ou utilizar seus produtos e/o serviços. Os empregados – e nesse caso não falamos somente nos colaboradores da empresa, mas também de todos os envolvidos como por exemplo os fornecedores. Os acionistas – toda empresa deve gerar lucro, pois só assim é capaz de horar seus compromissos e expandir gerando novas oportunidades como por exemplo novos empregos. Os vizinhos – ele diz que a empresa deve respeitar os vizinhos por meio do controle ambiental. Ou seja, a empresa deve evitar poluir o ambiente que atua. O quadro abaixo representa bem essas 4 categorias: Adaptado: (Quadro 2.1 Objetivos da Empresa – TQC – Controle da Qualidade total no estilo japonês) Como superar a competitividade do mercado, e ainda focar na satisfação das necessidades das pessoas? Para se manter competitiva as empresas devem agregar valor a seus produtos ou serviços, atendendo as necessidades das pessoas. Talvez, estejamos familiarizados com outras nomenclaturas de partes interessadas como por exemplo, clientes, colaboradores, sociedade, enfim. E não podemos esquecer também dos fornecedores, é claro. De qualquer forma, é importante entender que só se alcança sucesso quando trabalhamos a satisfação e necessidades de todos eles. Na ISO 9000:2015 – fundamentos e vocabulários, traz a importância dessa gestão de relacionamento para o sucesso sustentado da organização. A aplicação do controle da qualidade total é ideal, pois atende perfeitamente os objetivos da empresa, como: Sistema gerencial que parte do reconhecimento das necessidades das pessoas; Mantem padrões que atendam essas necessidades; Visa sempre a melhoria contínua, a partir de uma visão estratégica do negócio e abordagem que valoriza as pessoas. Contudo, as empresas que implantam apenas o TQC podem ter o seu sistema reforçado pela ISO 9000 em itens como: diagnóstico da alta gestão, controle de documentos, avaliação de fornecedores, rastreabilidade dos processos, calibração de instrumentos e treinamento entre outros. Pois no TQC, apesar da ênfase na padronização, não há muita preocupação com o controle de documentos e processos. A ISO 9000:2015 prevê que a elaboração de procedimentos, ou qualquer outra informação documentada, deve ser útil ao sistema de gestão ajudando a alcançar seus objetivos. Normas e métodos ajudam a calibrar o olhar para as partes interessadas A utilização do controle de qualidade total e das boas práticas na ISO 9000:2015 permitem a identificação do real objetivo da empresa com relação às pessoas envolvidas e aos meios corretos para isso. Alcançar as metas de forma consistente com processos padronizados, com informações documentadas pertinentes, com uma gestão focada em atender os clientes internos e externos. Cliente, colaborador e sociedade feliz gera mais lucro para organização. Acionista feliz investe mais no negócio. E fornecedor feliz pode se tornar um parceiro no desenvolvimento e execução de estratégias para fazer o seu negócio crescer. Então, você concorda? Deixe sua m Qualicast ( há 11 dias ) #122 – 4º Princípio da Qualidade: Abordagem de Processos Este podcast é para profissionais que querem construir resultados consistentes na organização Mande suas dúvidas ou comentários por Whatsapp clicando aqui, pelo número: (43) 9 9822-0077, ou pelo e-mail: contato@qualicast.com.br Links citados no Podcast Qualiex, software para Gestão da Qualidade Grupo Forlogic Qualitfy – Gestão da Qualidade para Pequenas Empresas Metroex – Software de calibração com tecnologia totalmente aderente a ISO 17025, ISO 9001:2015 e os documentos normativos do INMETRO #112 – O Cliente e a Qualidade – Qualicast #114 – OS PRINCÍPIOS DE GESTÃO DA QUALIDADE – Qualicast ??#116 – Liderança: o 2º princípio da Qualidade – Qualicast #120 – 3º Princípio da Qualidade – Engajamento das pessoas – Qualicast Apresentação Mais uma vez nossos Qualicasters Jeison Arenhart e Monise Carla dão continuidade a série sobre os princípios da qualidade, e desta vez falaram sobre abordagem de processos. Tema: 4º Princípio da Qualidade – Abordagem de processos. Neste episódio nossos podcasters iniciaram apresentando uma parcial da Pesquisa Cenários da Qualidade, respondendo a seguinte pergunta “como estão os processos nas empresas, estão mapeados e documentados ou não?”. Na sequência, apoiados na ISO 9000:2015 – Fundamento e vocabulários que dá embasamento para os 7 princípios da qualidade, eles abordaram os seguintes tópicos sobre a Abordagem de Processos. Declaração Resultados consistentes e previsíveis são alcançados de forma mais eficaz e eficiente quando as atividades são compreendidas e gerenciadas como processos inter-relacionados que funcionam como um sistema coerente. Justificativa – Porque é necessária uma abordagem de processos O Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) consiste em processos inter-relacionados. Compreender como os resultados são produzidos por este sistema permite que uma organização otimize o sistema e seu desempenho Principais benefícios de se ter uma abordagem de processos Aumento da capacidade de concentrar esforços em processos principais e em oportunidades de melhoria; Resultados consistentes e previsíveis por meio de um sistema de processos alinhados; Desempenho otimizado por meio de uma gestão do processo eficaz, do uso eficiente dos recursos e de barreiras interfuncionais reduzidas; Permitir que a organização forneça confiança às partes interessadas no que diz respeito à sua consistência, eficácia e eficiência. Ações possíveis para estimular a abordagem de processo dentro da sua organização Definir objetivos do sistema e processos necessários para alcançá-los; Estabelecer autoridade, responsabilidade e responsabilização por prestar contas pela gestão de processos; Compreender a capacidade da organização e determinar as limitações de recursos antes da ação; Determinar as interdependências do processo e analisar o efeito de modificações em processos individuais sobre o sistema como um todo; Gerenciar processos e suas inter-relações como um sistema para alcançar os objetivos da qualidade da organização eficaz e eficientemente; Assegurar que a informação necessária esteja disponível para operar e melhorar os processos e para monitorar, analisar e avaliar o desempenho do sistema geral; Gerenciar os riscos que possam afetar as saídas dos processos e resultados globais do SGQ. Ouça o episódio na íntegra e confira as reflexões e exemplos de cada tópico. Frase para reflexão: “Não é suficiente fazer o melhor; primeiro, é preciso saber exatamente o que fazer para depois dar o seu melhor” (Edward Deming) NÃO ESQUEÇA! Envie um áudio de até 01 minuto para gente por Whatsapp e Telegram pelo número: (43) 9 9822-0077 e se usarmos seu áudio no programa, você ganhará nossos stickers! Blog da Qualidade ( há 12 dias ) Transformando intenções em resultado: Como criar um mapa estratégico eficaz e realista! O mapa estratégico nada mais é do que o plano para atingir os seus objetivos em um período determinado (normalmente um ano). Estratégia é um quadro de decisão implementável, que permite ações para alcançar resultados desejados, limitado pelas capacidades atuais, coerentemente alinhado ao contexto existente. (Melissa Perri) O mais comum é que esse mapa seja construído durante o planejamento estratégico, momento em que toda a empresa ou pelo menos a liderança se reúne para avaliar o cenário atual da organização e definir quais serão os objetivos a serem perseguidos. E aqui temos nossa primeira dica: não comece a construir seu mapa sem antes realizar uma análise do cenário atual da organização! Isso quer dizer que, antes de pensar exatamente no que queremos atingir, precisamos entender exatamente onde estamos. Uma forma de fazer isso é construir a famosa matriz SWOT, onde podemos identificar quais são nossos pontos fortes e fracos internos e quais são as oportunidades e ameaças que existem ao nosso redor. É bom deixar claro que essa análise de cenário não deve ser feita de maneira superficial. Então reúna evidências, benchmarks e dados para construir uma análise que de fato represente o cenário atual. Com o cenário atual em mãos, é hora de construir com a direção da empresa quais serão os objetivos a serem priorizados! Duas metodologias bem consolidadas que você pode usar são o BSC (Balanced Scorecard) ou OKRs (Objectives and Key Results). Desdobrando o mapa O problema de muitos mapas é que eles terminam na construção dos objetivos. Mas além de saber para onde se quer ir é vital pensar no como fazer e como medir. E desdobrar o mapa significa descer do nível de objetivos e passar para o próximo: indicadores e os planos de ação! Citando o grande Vicente Falconi: … das duas, uma ou o plano que nós ajudamos a montar está muito ruim, e, nesse caso, o pessoal não entende do negócio. Ou então o plano é bom e ninguém executou. (Vicente Falconi) Para os planos de ação vale o conhecido 5W2H, onde cada plano de ação precisa ter: quem, quando, quanto, onde, como e o porquê. Para conjunto de iniciativas relacionadas é uma ótima recomendação é tratar como um projeto e agrupá-las para que uma pessoa seja responsável por gerenciar um conjunto de incitativas! Todos os objetivos priorizados precisam ter pelo menos uma iniciativa, caso contrário, cairemos no campo da intenção, onde temos um horizonte definido, mas não estamos nos movimentando para alcançá-lo. E para medir não tem segredo também: basta construir seus indicadores, sempre no formato S.MA.R.T. onde cada indicador é específico, mensurável, atingível, relevante e temporal. Cuidado: Mapa não é território Quando planejamos temos a tendência de sermos super otimistas e nos esquecermos de que cenários adversos acontecem com mais frequência do que gostaríamos. A Monise tem um artigo bem interessante sobre isso: https://blogdaqualidade.com.br/a-falacia-do-planejamento-e-o-planejamento-estrategico/ Por isso, identificar e gerenciar os riscos é um aspecto crucial do mapa estratégico, já que eles podem impedir a organização de alcançar os objetivos planejados. Ter estratégias e ações claras para cada um dos riscos identificados aumentará de maneira significativa a chance de sucesso dos seus objetivos, tornando o seu mapa mais realista. Conectando tudo! Começamos identificando o cenário atual da empresa, definimos os objetivos, estabelecemos os indicadores, desdobramos as iniciativas em projetos e ações e mapeamos os riscos! Agora, sim, podemos falar que temos um mapa que vai nos guiar para atingirmos os resultados desejados! E se você não quer ter sofrimento ao registrar e gerenciar todo esse desdobramento da sua estratégia em diferentes lugares, saiba que o Qualiex tem a solução perfeita para te apoiar nesse desafio! Módulo Planos + Extensão Estratégia para te apoiar do planejamento a realização O Qualiex, que já contava com o módulo Planos que ajuda você a gerenciar seus programas, projetos e planos de ação, agora também conta uma extensão. A Extensão Estratégia permite você construir seu mapa estratégico, desdobrá-lo de maneira visual, vinculá-lo com seus indicadores e associar os riscos que podem ameaçar sua estratégia ou as oportunidades que podem impulsionar ainda mais o seu resultado. Além de mapear seu cenário usando SWOT é possível conectar quais objetivos estão ligados aos itens da sua matriz, seja para impulsionar uma força ou para aproveitar uma oportunidade. Com o módulo Planos + a Extensão Estratégia você ainda consegue conectar seus objetivos com seus programas e projetos, garantindo que nenhuma iniciativa estratégica seja esquecida. Sem falar do vínculo com os indicadores que medirão o sucesso da estratégia e dos riscos associados para que nada te impeça de alcançar as metas definidas. Para garantir o acompanhamento, nossa solução também é integrada com o nosso módulo Atas e Decisões! Seja, BSC E-mail Next © ForLogic 2023 CAPS LOCK is on