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              class="wpcf7-list-item-label">Acconsento alle condizioni della <a href="https://www.softwarecertificazioneprocesso.it/privacy-policy/" style="color:#999;" target="_blank">Privacy Policy</a></span></label></span></span></span>
  </p>
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  </p>
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GCHECK
SOFTWARE DI SUPPORTO PER LA DIGITALIZZAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE
DI DOCUMENTI CARTACEI,
IN CONFORMITÀ ALLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO

La digitalizzazione di documenti analogici, ottenuta seguendo le indicazioni
riportate sulla Certificazione di Processo, permette di rendere la copia
informatica giuridicamente rilevante fornendogli la così detta validità
probatoria.




GCHECK UN SOFTWARE CHE GUIDA SIA L’OPERATORE CHE IL SOGGETTO INCARICATO DELLA
VERIFICA, DURANTE TUTE LE FASI DI DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI ED ARCHIVI
CARTACEI

GCheck+, progettato e sviluppato da Goodmen.IT, a supporto del processo di
dematerializzazione massiva di documenti analogici, componente essenziali della
procedura tecnologica prevista dalla Certificazione di Processo.



Nello svolgimento della procedura necessaria a garantire la corrispondenza della
forma e del contenuto dell’originale e della copia per immagine, GCheck è
essenziale e guida gli operatori e il soggetto incaricato della verifica (Notaio
o pubblico ufficiale) nelle fasi di:

1. Inizializzazione, validazione iniziale del processo e produzione verbale di
conformità iniziale
2. Selezione dei documenti per la certificazione finale
3. Campionamento
4. Verifica e produzione verbale di certificazione finale
5. Generazione archivio per la conservazione sostitutiva


LE FUNZIONI SOFTWARE NECESSARIE PER OTTENERE LA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO


Nell’allegato 3 “Linee Guida sulla formazione, gestione, e conservazione dei
documenti informatici”, al 2° capitolo  specifica che:



> Allo scopo di assicurare la riconducibilità della copia realizzata a quello
> specifico procedimento di scansione, la “certificazione iniziale” dovrà
> generare un codice univoco da inserire tra i metadati di ciascun documento
> copia o, in alternativa, riportare l’elenco dei valori di hash relativi a
> ciascuna copia informatica frutto della scansione effettuata. In questo modo
> si eviterà che copie realizzate con altri procedimenti possano essere
> “inserite” fraudolentemente tra quelle prodotte dal processo certificato,
> acquisendo la relativa efficacia probatoria.

Continua a leggere

Grazie a GCheck, sia il codice univoco che i valori Hash, vengono generati
automaticamente nel momento stesso in cui viene creato il lotto di di documenti
da scansionare.



Mostra meno


L’EFFICACIA PROBATORIA DELLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO


L’art. 2 del 2° Capitolo dell’Allegato 3  specificata quale sia l’efficacia
probatoria di un “documento – copia”, che varia se rimessa all’intervento di un
Pubblico Ufficiale o a quello di un Soggetto Privato.



Il CAD , ai commi 2 e 3 dell’art. 22  e comma 3 dell’art. 23-ter definisce due
livelli di valore probatorio:

 * privilegiato che fa piena prova fino a querela del falso, se la conformità
   all’orignale è assicurata da un Notaio o Pubblico Ufficiale.



 * * semplice che fa piena prova fino al disconoscimento se la conformità è data
     da un soggetto privato.

Pertanto si parla propriamente di certificazione di processo solo qualora
l’attestazione di conformità venga rilasciata da Notaio o Pubblico Ufficiale




GCHECK SOFTWARE CERTIFICAZIONE DI PROCESSO:


LE FUNZIONI PRINCIPALI

FASE 1:

INIZIALIZZAZIONE E VALIDAZIONE INIZIALE DEL PROCESSO



L’attività di inizializzazione del processo è preliminare all’avvio della
scansione massiva e propedeutica a tutte le altre.
Tramite GCheck viene creato il codice relativo al lotto di documenti che si sta
per digitalizzare, permettendo anche la creazione di eventuali sotto lotti a cui
verrà applicata la relativa codifica.

Grazie ai dati di configurazione del lotto, GCheck predispone automaticamente
il lotto di verifica,  utilizzato per validazione iniziale del processo da parte
del soggetto incaricato della verifica, tramite il metodo del raffronto del
documento originale con la copia prodotta.

Terminata la verifica Gcheck produce automaticamente il verbale di
certificazione iniziale e la lista degli hash dei documenti.




FASE 2:

RECUPERO DEI DOCUMENTI E METADATI



In base a dei parametri impostati per specifica installazione, GCheck cerca in
specifiche directory i documenti digitalizzati.
Durante questa fase vengono effettuate due ulteriori attività: recupero dei
metadati metadati, il calcolo del codice hash di ciascun file, l’assegnazione
del file al sottolotto in base alla tipologia documentale.



GCheck mostra, in tempo reale, lo stato di avanzamento del processo di verifica
del singolo processo e il numero di documenti appartenenti ai vari sottolotti.




FASE 3:

CAMPIONAMENTO



Ultimata la fase di recupero dei documenti GCheck, in automatico, effettua la
scelta casuale del campione all’interno di tutte le copie per immagini che
compongono il lotto di lavorazione.
L’attività di selezione è affidata ad un algoritmo definito sulla base delle
indicazioni fornite dalla ISO 2859 per determinare la numerosità del campione
del lotto specifico e ne fornisce, inoltre, i limiti per accettazione e rifiuto
del lotto.



Per interpretare la ISO 2859 l’algoritmo necessita di alcune impostazioni che è
possibile settare a livello generale come impostazioni di sistema, oppure per
singolo processo.




 FASE 4:

VERIFICA E PRODUZIONE VERBALE



L’attività di verifica delle copie digitali prodotte, effettuata tramite
raffronto con l’originale, viene organizzata automaticamente da GCheck.

Infatti il sistema mostra a monitor i documenti selezionati per la verifica e
per ciascuno di essi, tramite una procedura a step, permette di indicare la
conformità su ciascuno dei tre requisiti previsti: integrità, completezza,
leggibilità.

Al termine delle verifiche, se il lotto è stato validato, GCheck genera il
verbale di conformità finale, insieme al listato degli hash delle singole copie
per immagini, che viene sottoscritto digitalmente dal Notaio e conservato da
GCheck.



Continua a leggere

Al fine di garantire la tracciabilità dell’intero processo di verifica, GCheck
genera un registro di specifici log, in cui sono registrate tutte le operazioni
effettuate sia dall’operatore che dall’automatismo.



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 FASE 5:

GENERAZIONE ARCHIVIO PER CONSERVAZIONE



Ultima attività del processo di digitalizzazione è quella della generazione di
un archivio per la conservazione.
GCheck provvede, in piena autonomia, alla creazione di un archivio contenente
documenti e metadati nel formato idoneo per l’invio al sistema di conservazione
sostitutiva


ALTRI SERVIZI PER OTTENERE LA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO

La descrizione del processo di dematerializzazione, riportata all’interno del
documento Certificazione di Processo,  va eseguita non solo per dare sostanza
all’intero impianto della certificazione di processo ma, anche, per estendere in
maniera massiva il processo di conversione dall’analogico al digitale a tutto il
lotto di documenti sottoposti a scansione. E’ su questo punto che l’Allegato 3
pone uno specifico accento.

Vuoi ricevere maggiori informazioni su GCheck ?

COMPILA IL MODULO, CLICCA QUI

SUPPORTO ALLA REDAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO

L’esperienza maturata nella lunga attività di fornitura di Servizi e Software
dedicati alle aziende Sanitarie Pubbliche operanti nel settore sanitario, unita
alla collaborazione con archivisti qualificati e l’approfondita conoscenza delle
Norme ISO, ci permettono di fornirti una consulenza ed un supporto specifico
volto alla redazione della Certificazione di Processo.

FORNITURA HARDWARE

Svolgiamo da anni l’attività di dematerializzazione di documenti analogici per
soggetti terzi. Lo svolgimento continuativo di tale attività ci ha permesso di
selezionare i migliori fornitori di Hardware, dedicati alla dematerializzazione
massiva di documenti analogici.

CONFIGURAZIONE ED USO SCANNER PROFESSIONALE

Per la digitalizzazione massiva di documenti cartacei si ricorre a scanner
professionali dotati di sistemi di lettura ottica, ovvero di algoritmi di
elaborazione digitale delle immagini, in grado di migliorare la qualità delle
immagini medesime e correggere automaticamente i più comuni errori.

Per poter acquisire correttamente i dati presenti sui documenti è necessario
configurare il software a corredo dello scanner, sula base delle specifiche
riportate sulla Certificazione di Processo. Tale operazione deve essere
effettuata in maniera scrupolosa al fine di permettere il passaggio dei dati
acquisiti a GCheck.



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Di seguito, le funzionalità minime da assicurare per un software di elaborazione
digitale delle immagini:

Auto orientamento
Bilanciamento della luce e del colore
Correzione della deformazione
Correzione della curvatura
Rotazione e ribaltamento
Controllo qualità (proprietà delle immagini, come luminosità,
contrasto,varianza, colore dominante, dimensioni, colori, inclinazione,…).



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ALTRI SERVIZI PER LA DEMATERIALIZZAZIONE MASSIVA DEI DOCUMENTI ANALOGICI

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE

Tale servizio prevede la fornitura dell’infrastruttua Hardware dedicata alla
conservazione dei documenti digitali, conforme alla normativa e debitamente
equipaggiata.

CONSERVAZIONE IN CLOUD

Non forniamo il servizio di Conservazinoe Sostitiva in Cloud, ma disponiamo di
specifici moduli che permettono l’invio in conservazione dei documenti digitali,
direttamente dal Software di scansione al Datacenter su cui verranno conservati.


F.A.Q. SULLA CERTIFICAZIONE DI PROCESSO

COSA SI INTENDE PER CERTIFICAZIONE INIZIALE?

Come per qualsiasi attività progettuale, prima di sottoporre a scansione ad
esempio migliaia di documenti analogici si procede a certificare la bontà del
processo seguito su un campione di documenti, che confrontati con gli originali
cui si riferiscono consentiranno di redigere l’attestazione di conformità o il
rapporto di verificazione.


Continua a leggere


Per presunzione infatti la “certificazione iniziale” potrà estendersi a tutti
gli altri documenti appartenenti allo stesso lotto scansionato.


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EFFICACIA PROBATORIA

Il CAD , ai commi 2 e 3 dell’art. 22  e comma 3 dell’art. 23-ter definisce due
livelli di valore probatorio:
– privilegiato che fa piena prova fino a querela del falso, se la conformità
all’orignale è assicurata da un Notaio o Pubblico Ufficiale.
– semplice che fa piena prova fino al disconoscimento se la conformità è data da
un soggetto privato.


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Pertanto si parla propriamente di certificazione di processo solo qualora
l’attestazione di conformità venga rilasciata da Notaio o Pubblico Ufficiale.


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VERIFICA CAMPIONATURA: QUANTI DOCUMENTI?

Il numero di documenti da verificare viene definito sulla base delle indicazioni
fornite dalla ISO 2859. Tramite tale norma infatti si definisce sia la
numerosità del campione del lotto specifico oltre ai limiti per accettazione e
rifiuto del lotto.

VALIDAZIONE INIZIALE

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