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DATENSCHUTZ BEI SENFCALL


SICHERE UND DATENSPARSAME WEBKONFERENZEN

English version

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Hi und willkommen bei Senfcall,

wir wollen, dass du deinen Senf überall dazu geben kannst — egal ob beim
Web-Seminar oder einer Videokonferenz. Dabei liegt uns der Schutz deiner Daten
sehr am Herzen, denn eigentlich wollen wir diese gar nicht. Um unseren
Webkonferenzservice zu erbringen, kommen wir um die Verarbeitung von
personenbezogenen Daten und damit auch deiner Daten allerdings nicht herum. Wir
möchten daher mit offenen Karten spielen und zeigen, dass wir die von uns
verarbeiteten Daten wirklich brauchen, damit du diesen Dienst nutzen kannst.

Um dich davon zu überzeugen, haben wir unser Bestes gegeben um eine
rechtskonforme und zeitgleich informative und gut lesbare Datenschutzerklärung
zu entwerfen. Aus dieser ist nicht nur ersichtlich, welche Daten wir nutzen und
aus welchen rechtlichen Gründen, sondern auch, warum wir die Daten zum Betrieb
des Systems brauchen.

Mehr zu Senfcall und unserer Motivation findest du auf unserer Homepage.

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Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen

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DATENSCHUTZERKLÄRUNG

 * Informationen über uns als Verantwortliche
 * Rechte der Nutzer*innen und Betroffenen
 * Informationen zur Datenverarbeitung
   * Kurzzusammenfassung: Welche Daten verarbeiten wir und warum?
   * Datenübertragung
   * Logdaten
   * Cookies
   * Vertragsabwicklung
   * Kontaktanfragen / Kontaktmöglichkeit
   * Video- und Audiodaten
   * Kundenkonto / Registrierungsfunktion
 * Weitergabe von Daten
 * Statistiken
 * Serverstandorte und Serveranbieter


INFORMATIONEN ÜBER UNS ALS VERANTWORTLICHE

Senfcall ist ein Projekt von Studierenden aus Darmstadt und Karlsruhe in
Trägerschaft des Computerwerk Darmstadt e.V.

Verantwortlicher Anbieter dieses Internetauftritts und der hier angebotenen
Services im rechtlichen Sinne: Computerwerk Darmstadt e.V. Hochschulstraße 1
64289 Darmstadt Deutschland E-Mail: datenschutz@senfcall.de (PGP-Key)

Achtung — unverschlüsselte E-Mails können von Dritten ggf. mitgelesen werden.
Wir empfehlen unbedingt die Nutzung von verschlüsselter Mailkommunikation.

Verantwortlicher für den Datenschutz beim Anbieter ist:
Stephan Voeth (erreichbar über die oben genannte Mailadresse)


RECHTE DER NUTZER*INNEN UND BETROFFENEN

Du hast einige Rechte die du allein schon von Rechtswegen bei uns geltend machen
kannst. Diese sind leider ein bisschen trocken zu lesen, aber eine wichtige
Errungenschaft im Kampf um die Souveränität deiner Daten und durch die DSGVO
fest verankert.
Du hast das Recht

 * auf Bestätigung, ob deine Person betreffende Daten verarbeitet werden, auf
   Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die
   Datenverarbeitung sowie auf Kopien dieser Daten (siehe auch Artikel 15
   DSGVO);
 * auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger oder unvollständiger
   Daten von dir (siehe auch Artikel 16 DSGVO);
 * auf unverzügliche Löschung der dich betreffenden Daten (siehe auch Artikel 17
   DSGVO), oder, soweit eine weitere Verarbeitung nach Artikel 17 Abs. 3 DSGVO
   erforderlich ist, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Artikel
   18 DSGVO;
 * auf Erhalt der dich betreffenden und von dir bereitgestellten Daten und auf
   Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche (siehe auch
   Artikel 20 DSGVO);
 * auf Beschwerde gegenüber der Aufsichtsbehörde, sofern du der Ansicht bist,
   dass die dich betreffenden Daten durch uns unter Verstoß gegen
   datenschutzrechtliche Bestimmungen verarbeitet werden oder worden sind (siehe
   auch Artikel 77 DSGVO). Verantwortliche Stelle ist in diesem Fall der
   Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
   (Beschwerdeformular)

Darüber hinaus sind wir dazu verpflichtet, alle Empfänger*innen, denen gegenüber
Daten durch uns offengelegt worden sind, über jedwede Berichtigung oder Löschung
von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung, die aufgrund der Artikel 16,
17 Abs. 1, 18 DSGVO erfolgt, zu unterrichten. Diese Verpflichtung besteht jedoch
nicht, soweit diese Mitteilung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen
Aufwand verbunden ist. Unbeschadet dessen hat jede*r Nutzer*in ein Recht auf
Auskunft über diese Empfänger. Ebenfalls hast du als Nutzer*in sowie alle
Betroffenen nach Artikel 21 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen die künftige
Verarbeitung deiner Daten, sofern die Daten durch uns nach Maßgabe von Artikel 6
Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden. Zur Wahrnehmung deiner Rechte empfehlen
wir die Kontaktaufnahme über per PGP verschlüsselte E-Mail an die in Abschnitt
"Informationen über uns als Verantwortliche" genannte E-Mail-Adresse.


INFORMATIONEN ZUR DATENVERARBEITUNG

Deine bei Nutzung unseres Angebotes verarbeiteten Daten werden gelöscht oder
gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, der Löschung der Daten
keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und nachfolgend keine
anderslautenden Angaben zu einzelnen Verarbeitungsverfahren gemacht werden.

KURZZUSAMMENFASSUNG: WELCHE DATEN VERARBEITEN WIR UND WARUM?

Datenart Welche Daten sind das genau? Verwendung der Daten (Nutzungsgrund) Log-
und Systemdaten Dies können beispielsweise sein:
 * Typ und Version deines Internetbrowsers
 * das Betriebssystem
 * die Website, von der aus du auf unseren Internetauftritt gewechselt hast
   (Referrer URL)
 * die Website(s) unseres Internetauftritts, die du besuchst (genaue Adresse)
 * Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs
 * sowie die IP-Adresse des Internetanschlusses, von dem aus die Nutzung unserer
   Webseiten erfolgt
 * der Raumname der von dir besuchten Videokonferenz
 * deine Telefonnummer, solltest du dich per Telefon einwählen
 * Beginn und Ende der Konferenzen
 * Anzahl der Teilnehmenden an der jeweiligen Konferenz

Diese Daten werden teilweise automatisch vom Browser, deinem Gerät oder deinem
Internetprovider (IP-Adresse) übermittelt oder durch unsere Systeme erstellt
(bspw. Konferenznamen und Anzahl der Teilnehmenden). Wir nutzen diese
ausschließlich, um unsere Dienste zu betreiben und zu verbessern. Im Falle von
IP-Adressen geschieht dies beispielsweise, um bei Fehlermeldungen ein Problem
identifizieren zu können oder im Falle der Anzahl der Konferenzteilnehmer*innen,
um unsere Server gleichmäßig(er) auslasten zu können. Datenübertragung des
Webkonferenzsystems Dies können beispielsweise sein:
 * der von dir gewählte Anzeigename
 * Audiodaten (Sprachübertragung)
 * Videodaten (Bilder der Webcam, Screencast)
 * hochgeladene Präsentationen/Bilder
 * Chatbeiträge
 * Inhalte des Notizblocks
 * Abstimmungsergebnisse
 * Letzen vier Ziffern der Telefonummer (bei Telefoneinwahl)

Dies sind Daten, die bei der Nutzung unseres Webkonferenzsystems anfallen können
und dann über unsere Server übertagen werden. Für die jeweilige Datennutzung
muss der entsprechende Dienst natürlich genutzt werden. Wenn Webcam oder
Mikrophon nicht genutzt werden, bspw. um nur passiv an einer Konferenz oder
einem Web-Seminar teilzunehmen, werden auch keine Audio- oder Videoaufnahmen von
dir verarbeitet (Metadaten fallen aber trotzdem an).

Alle bereitgestellten Daten werden von uns ausschließlich für die Durchführung
der Konferenz zwischengespeichert und spätestens mit dem Ende dieser gelöscht.

Achtung: Alle diese Daten sind von den anderen Teilnehmer*innen während der
Konferenz ebenfalls abrufbar bzw. werden aktiv an diese gesendet (bspw. Audio-
und Videostream). Bei der Nutzung der Telefoneinwahl ist die Endung der
verwendeten Telefonnummer für alle an der Konferenz teilnehmen Webnutzer*innen
sichtbar, da dies als Anzeigename verwendet wird! Übertragung an Drittanbieter
Dies können beispielsweise sein:
 * Telefonnummer
 * Audiostream

Zur Nutzung der von uns angebotenen Telefoneinwahl bedienen wir uns eines
Drittanbieters (Provider), der als Verbindungsglied zwischen dem Telefonnetz und
unseren Servern dient.
Durch Anruf auf der bereitgestellten Telefonnummer wird diesem Drittanbieter die
Telefonnummer der*des Anrufenden bekannt. Zudem wird der Audiostream von und zum
Telefon verschlüsselt zum Drittanbieter abgewickelt.

Genaueres zu Drittanbietern und Datenweitergabe findest du unter dem Punkt
"Weitergabe von Daten". Cookies Dies können beispielsweise sein:
 * Session-Cookie
 * GDPR-Cookie

Diese Cookies sind zum Betrieb des Dienstes notwendig. Anstatt deinen Namen oder
andere Daten im Klartext zu speichern, geben wir deinem Browser einen
Session-Cookie. Dieser enthält, vereinfacht ausgedrückt, ein Passwort, welches
es uns ermöglicht, dich bspw. deinem Konferenzraum oder deinem Nutzerkonto
eindeutig zuzuordnen.

Der GDPR-Cookie dient uns dazu, sicherzustellen, dass wir dich über diese
Datenschutzerklärung informiert haben. Dieser Cookie wird nur gesetzt, wenn du
ausdrücklich bestätigst von dieser Erklärung Kenntnis genommen zu haben.

Genaueres zu Cookies findest du unter dem Punkt "Cookies".

DATENÜBERTRAGUNG UND DATENSICHERHEIT

Daten zu und von unseren Servern werden ausschließlich auf sicherem,
verschlüsseltem Weg übertragen. Dafür bedienen wir uns sogenannter
Transportverschlüsselung. Das heißt, die Daten sind nur auf den Endgeräten und
unserem Server unverschlüsselt vorhanden und können von Dritten, die die
verschlüsselten Daten bspw. unterwegs abfangen, nicht verwendet werden. Leider
ist es mit dem von uns verwendetem System bisher nicht möglich, eine
Ende-zu-Ende Verschlüsselung anzubieten.

LOGDATEN

Aus technischen Gründen werden Daten durch den Browser an uns übermittelt. Diese
Daten werden teilweise in Logfiles gespeichert, um uns bei Problemen eine
Fehlersuche zu ermöglichen, und sind somit zur Gewährleistung eines sicheren und
stabilen Angebotes notwendig. Wir reduzieren das Logging auf das notwendige
Mindestmaß, so das auch weniger Daten als die hier aufgeführten erfasst werden
können. Diese Daten können enthalten:

 * Typ und Version deines Internetbrowsers
 * das Betriebssystem
 * die Webseite, von der aus du auf unsere Webseiten gewechselt hast
   (Referrer-URL)
 * eine Liste der Webseite(n), die du bei uns besuchst (genaue Adresse)
 * Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs
 * die IP-Adresse des Internetanschlusses, von dem aus die Nutzung unseres
   Angebotes erfolgt
 * der Raumname der von dir besuchten Videokonferenz
 * Telefonnummer (im Falle von Telefoneinwahl)
 * Metadaten des Videokonferenzsystems (Beginn und Ende der Konferenzen, Anzahl
   der Teilnehmenden)

Diese so erhobenen Daten werden von uns nur vorübergehend gespeichert. Sie
werden jedoch nicht gemeinsam mit anderen personenbezogenen Daten kombiniert
oder anderen personenbezogenen Daten zugeordnet.

Die Speicherung erfolgt auf Basis von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das nach
DSGVO notwendige berechtigte Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität,
Funktionalität und Sicherheit unseres Angebots (vor allem Fehlerbehebung).

Deine Daten werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht, soweit keine weitere
Aufbewahrung zur Fehlerbehebung erforderlich ist. Andernfalls sind die Daten bis
zur endgültigen Bearbeitung eines Vorfalls ganz oder teilweise von der Löschung
ausgenommen, maximal jedoch für die rechtlich zulässige Höchstdauer.

COOKIES

 * Cookies
   Um die Nutzung unseres Angebotes zu ermöglichen verwenden wir Cookies. Dies
   sind Dateien, die durch den eingesetzten Browser auf deinem Endgerät abgelegt
   und gespeichert werden. Durch diese Cookies werden im individuellen Umfang
   bestimmte Informationen zur Nutzung unserer Services gespeichert und vom
   Server beim Aufruf der Webseiten wieder ausgelesen. Zu den in den Cookies
   gespeicherten Daten gehören bspw. die Session-ID (im Session-Cookie), um dich
   einwandfrei zuordnen zu können, die Dokumentation der Zustimmung zu dieser
   Datenschutzerklärung und weitere zur Nutzung der Services notwendigen Daten.
   Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit b.) DSGVO, da
   diese Cookies Daten zur Vertragsabwicklung, also zur Bereitstellung unserer
   Services verarbeitet werden.
 * Drittanbieter-Cookies
   Wir verwenden keine Drittanbieter-Cookies.
   Im Falle der Einbindung von externen Videos durch die Nutzer*innen im
   Konferenzsystem können jedoch Cookies von Drittanbietern vom Browser
   abgerufen werden. Hierauf haben wir leider keinen Einfluss.
 * Beseitigungsmöglichkeit
   Du kannst die Speicherung von Cookies durch eine Einstellung deines Browsers
   verhindern oder einschränken. Ebenso kannst du gespeicherte Cookies jederzeit
   löschen. Die dafür notwendigen Schritte hängen jedoch vom genutzten Browser
   ab. Schau am besten in die Hilfefunktion oder Dokumentation des Browsers oder
   wende dich an den Entwickler.
   Solltest du die Installation von Cookies verhindern oder einschränken, kann
   dies dazu führen, dass die Funktionen unseres Angebots ganz oder teilweise
   nicht mehr nutzbar sind.

VERTRAGSABWICKLUNG

Die von dir zur Inanspruchnahme unseres Dienstleistungsangebots übermittelten
Daten werden von uns zum Zwecke der Vertragsabwicklung verarbeitet und sind
insoweit erforderlich. Vertragsschluss und Vertragsabwicklung sind ohne
Bereitstellung deiner Daten nicht möglich.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Wir löschen die Daten mit vollständiger Vertragsabwicklung, müssen dabei aber
die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen beachten.

KONTAKTANFRAGEN / KONTAKTMÖGLICHKEIT

Sofern du mit uns per Kontaktformular oder E-Mail in Kontakt trittst, werden die
dabei von dir angegebenen Daten zur Bearbeitung deiner Anfrage genutzt. Die
Angabe der Daten ist zur Bearbeitung und Beantwortung deiner Anfrage
erforderlich — ohne deren Bereitstellung können wir deine Anfrage nicht oder
allenfalls eingeschränkt beantworten.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Deine Daten werden gelöscht, sofern die Anfrage abschließend beantwortet worden
ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
wie bspw. bei einer sich etwaig anschließenden Vertragsabwicklung oder zu
Beweiszwecken, falls du uns böse Mails schreibst oder uns über Straftaten auf
unserem System informierst. Wir hoffen aber, dass keine der beiden letzteren
Szenarien eintreffen.

WEBKONFERENZSYSTEM

Zur Übertragung von Video- und Audiosignalen innerhalb der Webkonferenz kommt
die quelloffene Software BigBlueButton, sowie einige zusätzliche
Eigenentwicklungen bzw. Weiterentwicklungen zum Einsatz. Auf Basis von WebRTC
werden Daten bzw. Media-Streams übertragen.
Diese Daten können unter anderem sein:

 * Audio- und Videodaten (Abbild der*s Nutzers*in (dein Videobild), Stimme und
   gesprochene sowie gezeigte Inhalte, Desktopinhalte/Screensharing)
 * die von dir gewählte Einstellungen (Audio- oder Videonutzung,
   Anzeigename/Nutzer*innenname)
 * Chat-Beiträge
 * geteilte Dateien/Präsentationen
 * Abstimmungsergebnisse
 * Letzten vier Ziffern der Telefonnummer (falls du dich per Telefon einwählst)
   Als Betreiber speichern wir ohne deine Zustimmung keine der o.g. Daten von
   dir über die Dauer der Webkonferenz hinaus, soweit du nicht explizit
   zugestimmt hast. Es wird über die in Punkt 3.2 genannten Logfiles hinaus,
   ohne deine explizite Zustimmung, nichts protokolliert oder mitgeschnitten.
   Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a) und b)
   DSGVO.

KUNDENKONTO / REGISTRIERUNGSFUNKTION

Falls du über unseren Internetauftritt ein Kundenkonto bei uns anlegst, werden
wir die von dir bei der Registrierung eingegebenen Daten (also bspw. Namen oder
E-Mail-Adresse) ausschließlich für vorvertragliche und vertragliche Leistungen
und zur bessern Nutzbarkeit unseres Angebotes erheben und speichern (bspw. eine
Übersicht der von dir angelegten Konferenzräume auf unserem Server).
Gleichzeitig speichern wir das Datum deiner Registrierung nebst Uhrzeit. Eine
Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt nicht.
Soweit du im Rahmen des Registrierungsprozesses in diese Verarbeitung
einwilligst, ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO Rechtsgrundlage für die
Verarbeitung.
Sofern die Registrierung zusätzlich auch vorvertraglichen Maßnahmen dient, so
ist Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung auch noch Artikel 6 Abs. 1 lit. b)
DSGVO.
Die uns erteilte Einwilligung in die Speicherung deiner Daten kannst du
jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (gemäß Artikel 7 Abs. 3 DSGVO).
Hierzu musst du uns lediglich über deinen Widerruf in Kenntnis setzen. Bitte
beachte auch den Abschnitt "Rechte der Nutzer*innen und Betroffenen" und die
dort empfohlenen Kontaktmöglichkeiten. Im Falle deines Widerrufs werden die
insoweit erhobenen Daten dann gelöscht, sobald die Verarbeitung nicht mehr
erforderlich ist. Hierbei müssen wir ggf. steuer- und handelsrechtliche
Aufbewahrungsfristen beachten.


WEITERGABE VON DATEN

Eine Übermittlung deiner persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im
Folgenden aufgeführten Zwecken findet durch uns nicht statt.
Wir geben deine persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn

 * du deine nach Artikel 6 Abs.1 S.1 lit.a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu
   erteilt hast,
 * dies gesetzlich zulässig und nach Artikel 6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO für die
   Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit dir unbedingt erforderlich ist, wie
   bspw. im Fall der Nutzung unserer Telefoneinwahl über unseren Partner
   [easybell.de](https://easybell.de),
 * für die Weitergabe nach Artikel 6 Abs.1 S.1 lit.c DSGVO eine gesetzliche
   Verpflichtung besteht,
 * die Weitergabe nach Artikel 6 Abs.1 S.1 lit.f DSGVO zur Geltendmachung,
   Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein
   Grund zur Annahme besteht, dass du ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse
   an der Nichtweitergabe deiner Daten hast.

Derzeit übermitteln wir automatisiert nur Daten im Falle einer Telefoneinwahl
einer der Teilnehmer*innen. In diesem Fall wird die Telefonnummer der\*s
Teilnehmenden durch unseren Partner verarbeitet. Zudem wird der Audiostream der
Webkonferenz über die Server von [easybell.de](https://easybell.de) gestreamt.
Die Verbindung zu Easybell erfolgt ausschließlich verschlüsselt.

Eine darüber hinausgehende automatisierte Übermittlung von Daten an
Drittanbieter findet nicht statt. Eine manuelle Übermittlung findet nur aus den
oben angegebenen Gründen statt.


STATISTIKEN

Für das Monitoring unserer Server und um über deren Auslastung zu berichten,
erheben wir Statistiken über die Nutzung der Server, sowie der Serverauslastung.
Diese Statistiken erhalten keine personenbezogenen Daten, es werden in diesem
Zuge aber automatisiert personenbezogene Daten für die Nutzungsstatistiken
ausgewertet (bspw. die Anzahl der Nutzer*innen in einem Raum gezählt).
Das von uns verwendete Backend BigBlueButton nutzt eine API
(Programmierschnittstelle), die es uns erlaubt, diese Statistiken zu erheben. So
können wir beispielweise ermitteln, welche Konferenzräume auf einem Server
geöffnet sind und welche Nutzer*innen sich in diesen Räumen befinden. In der
Rückmeldung werden der Software also Namen der Konferenzräume, die Anzeigenamen
der Nutzer*innen sowie deren Eigenschaften (Rolle, Nutzungsart (Audio only, mit
Mikrofon, Webcamnutzung) und wenige weitere Metadaten) genannt.
Die Software zählt dabei lediglich Räume und Nutzer*innen und veröffentlicht
diese Ergebnisse, zusammen mit weiteren Informationen, in den Statistiken.
Nur diese Auswertung, ohne personenbezogene Daten, wird über den kurzen
Verarbeitungsprozess hinaus gespeichert und teilweise auch veröffentlicht.


SERVERSTANDORTE UND SERVERANBIETER

Unsere Serverstandorte sind ausschließlich innerhalb Deutschlands und
unterliegen daher den europäischen sowie deutschen (Datenschutz)Gesetzen.
Anbieter der genutzten Server ist derzeit die [Hetzner Online
GmbH](https://hetzner.de). Der Serveranbieter hat keinen Zugriff auf die Daten
auf den von uns betriebenen Server und dementsprechend auch keinen Zugriff auf
personenbezogene Daten unserer Nutzer*innen. Über im Netzwerkverkehr anfallende
Daten hat sich der Anbieter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet
(Auftragsverarbeitung).


DATA PROTECTION FOR SENFCALL


SECURE AND DATA-MINIMISING WEB CONFERENCES

Deutsche Version

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Hi and welcome to Senfcall,

we want you to be able to add your Senf (lit.: mustard) wherever you are,
whether it's at a web seminar or at a video conference. The protection of your
data is very important to us, because we don't really want it. In order to
provide our web conferencing service, however, we cannot avoid processing
personal data and thus your data. We therefore want to play with open cards and
show that we really need the data we process to enable you to use this service.

To convince you of this, we have done our best to create privacy policy that is
both legally compliant and easy to read. It not only explains which data we use
and for what legal reasons, but also why we need that data to operate the
system.

You can find more about Senfcall and our motivation on our Homepage.

--------------------------------------------------------------------------------

I have read the privacy policy

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Attention: The English version of our data protection declaration is for
information purposes only. Only the German version is legally binding.


DATA PROTECTION DECLARATION

 * Information about us as responsible persons
 * Rights of the users and affected persons
 * Information on data processing
   * Summary: What data do we process and why?
   * Data transmission
   * Log data
   * Cookies
   * Contract processing
   * Contact requests / Contact possibility
   * Video and audio data
   * Customer account / registration function
 * Forwarding of data
 * Statistics
 * Server locations and server providers


INFORMATION ABOUT US AS RESPONSIBLE PERSONS

Senfcall is a project of students from Darmstadt and Karlsruhe under the
auspices of Computerwerk Darmstadt e.V.

Responsible provider of this website and the services offered here in the legal
sense: Computerwerk Darmstadt e.V. Hochschulstraße 1 64289 Darmstadt Germany
E-mail: datenschutz@senfcall.de (PGP-Key)

Attention unencrypted e-mails may be read by third parties. We strongly
recommend the use of encrypted mail communication.

Data protection officer at the provider is:
Stephan Voeth (reachable via the above mentioned mail address)


RIGHTS OF THE USERS AND AFFECTED PERSONS

You have some rights which you can assert by law alone. These are unfortunately
a bit dry to read, but an important achievement in the fight for the sovereignty
of your data and firmly established by the GDPR.
You have the right

 * to obtain confirmation as to whether or not data concerning your person are
   being processed, information on the data processed, further information on
   data processing and copies of such data (see also article 15 GDPR);
 * to the correction or completion of incorrect or incomplete data from you (see
   also article 16 GDPR);
 * to the immediate deletion of data relating to you (see also Article 17 GDPR),
   or, if further processing is necessary in accordance with Article 17
   Paragraph 3 GDPR, to restriction of processing in accordance with Article 18
   GDPR;
 * to receive the data concerning you and provided by you and to transmit this
   data to other providers/responsible persons (see also article 20 GDPR);
 * upon complaint to the supervisory authority, if you believe that the data
   concerning you is or has been processed by us in violation of data protection
   regulations (see also Article 77 GDPR).

In addition, we are obliged to inform all recipients to whom data has been
disclosed by us about any correction or deletion of data or the restriction of
processing that is carried out on the basis of Articles 16, 17 paragraph 1, 18
GDPR. However, this obligation does not apply if such notification is impossible
or involves disproportionate effort. Notwithstanding this, every user has a
right to information about these recipients. Likewise, you as a user as well as
all persons concerned have the right to object to the future processing of your
data in accordance with article 21 GDPR, provided that the data is processed by
us in accordance with article 6 paragraph 1 letter f) GDPR. To exercise your
rights, we recommend that you contact us by PGP-encrypted e-mail to the e-mail
address indicated in section "Information about us as responsible persons".


INFORMATION ON DATA PROCESSING

Your data processed when using our offer will be deleted or blocked as soon as
the purpose of the storage is no longer applicable, the deletion of the data
does not conflict with any legal storage obligations, and no other information
on individual processing methods is provided in the following.

SHORT SUMMARY: WHAT DATA DO WE PROCESS AND WHY?

Data type What exactly is this data? Use of the data (reason for use) Log and
system data These can be, for example:
 * type and version of your Internet browser
 * the operating system
 * the website from which you switched to our website (referrer URL)
 * the website(s) of our internet presence you are visiting (exact address)
 * date and time of the respective access
 * as well as the IP address of the Internet connection from which the use of
   our web pages takes place
 * the room name of the videoconference you attended
 * your phone number, if you dial in by phone
 * start and end of the conferences
 * number of participants in the respective conference

This data is partly transmitted automatically by your browser, your device or
your internet provider (IP address) or is generated by our systems (e.g.
conference names and number of participants). We use this data exclusively to
operate and improve our services. In the case of IP addresses, this is done, for
example, in order to be able to identify a problem in the event of error
messages or, in the case of the number of conference participants, in order to
be able to use our servers at an even load. Data transmission of the web
conference system These can be, for example:
 * the display name you have chosen
 * audio data (voice transmission)
 * video data (pictures of the webcam, screencast)
 * uploaded presentations/pictures
 * chat contributions
 * contents of the notepad
 * voting results
 * last four digits of your phone number (for phone dial-in)

This is data that may be generated when using our web conferencing system and is
then transferred via our servers. For the respective data use, the corresponding
service must of course be used. If a webcam or microphone is not used, e.g. to
passively participate in a conference or web seminar, no audio or video
recordings of you will be processed (but metadata will still be generated). All
data provided will be stored temporarily by us exclusively for the purpose of
the conference and will be deleted at the latest at the end of the conference.

Attention: All these data can also be accessed by the other participants during
the conference or are actively sent to them (e.g. audio and video stream). When
using the phone dial-in function, the last four digits of your phone number are
used as the display name and therefore visible to all web users participating in
the conference! Transfer to third party providers These can be, for example:
 * phone number
 * Audiostream

In order to use the phone dial-up service we offer, we use a third party
provider who serves as a link between the phone network and our servers.
By calling the provided phone number, this third party will know the phone
number of the caller. In addition, the audio stream to and from the phone is
handled by the third party provider.

You can find more details about third party providers and data transfer under
the point "Data transfer". Cookies These can be, for example:
 * session cookie
 * GDPR cookie

These cookies are necessary for the operation of the service. Instead of saving
your name or other data in plain text, we give your browser a session cookie.
This contains, in simple terms, a password which enables us to clearly assign
you to your conference room or your user account, for example.

The GDPR cookie helps us ensure that we have informed you of this privacy
policy. This cookie is only set if you expressly confirm that you have taken
note of this declaration.

You can find more details about cookies under the point "Cookies".

DATA TRANSMISSION AND DATA SECURITY

Data to and from our servers is transmitted exclusively via secure, encrypted
channels. For this we use so-called transport encryption. This means that the
data is only available unencrypted on the end devices and on our server and
cannot be used by third parties who intercept the encrypted data, e.g. on the
road. Unfortunately, it is not yet possible to offer end-to-end encryption with
the system we use.

LOG DATA

For technical reasons, data is transmitted to us by the browser. This data is
partly stored in log files to enable us to troubleshoot problems and is
therefore necessary to guarantee a safe and stable offer. We reduce the logging
to the necessary minimum, so that less data than those listed here can be
collected. This data may include:

 * type and version of your Internet browser
 * the operating system
 * the website from which you have switched to our website (referrer URL)
 * a list of the website(s) you visit with us (exact address)
 * date and time of the respective access
 * the IP address of the Internet connection from which the use of our offer
   takes place
 * the room name of the videoconference you attended
 * phone number (in case of phone dial-up)
 * metadata of the video conference system (start and end of conferences, number
   of participants)

These data collected in this way are only temporarily stored by us. However,
they will not be combined with other personal data or assigned to other personal
data.

The storage is based on Article 6 para. 1 letter f) GDPR. The legitimate
interest required by GDPR is the improvement, stability, functionality and
security of our offer (especially troubleshooting).

Your data will be deleted after seven days at the latest, provided that no
further storage is necessary for troubleshooting. Otherwise, the data is
completely or partially exempt from deletion until the final processing of an
incident, but only for the maximum period permitted by law.

COOKIES

 * Cookies
   To enable the use of our offer we use cookies. These are files that are
   stored and saved on your end device by the browser you use. Through these
   cookies, certain information on the use of our services is stored to an
   individual extent and read out by the server when you call up the web pages.
   The data stored in the cookies include, for example, the session ID (in the
   session cookie) in order to be able to assign you correctly, documentation of
   your agreement to this data protection declaration and other data necessary
   for the use of the services.
   The legal basis for this processing is article 6 paragraph 1 letter b.) GDPR,
   as these cookies process data for the purpose of contract management, i.e.
   for the provision of our services.
 * Third-party cookies
   We do not use third party cookies.
   However, in the case of the integration of external videos by users in the
   conference system, third-party cookies may be retrieved by the browser.
   Unfortunately, we have no influence on this.
 * Disposal possibility
   You can prevent or limit the storage of cookies by adjusting your browser
   settings. You can also delete stored cookies at any time. However, the steps
   necessary for this depend on the browser you are using. Please refer to the
   help function or documentation of your browser or contact the developer.
   Should you prevent or restrict the installation of cookies, this can lead to
   the fact that the functions of our offer are completely or partially no
   longer usable.

CONTRACT PROCESSING

The data transmitted by you for the use of our service offer are processed by us
for the purpose of contract implementation and are required in this respect.
Conclusion and processing of the contract are not possible without the provision
of your data.
The legal basis for the processing is article 6 paragraph 1 letter b) GDPR.
We delete the data with complete contract processing, but must observe the tax
and commercial law retention periods.

CONTACT REQUEST / CONTACT POSSIBILITY

If you contact us via contact form or e-mail, the data you provide will be used
to process your request. The information you provide is necessary to process and
answer your request. Without the provision of this information, we will not be
able to answer your request, or at best only to a limited extent.
The legal basis for this processing is article 6 paragraph 1 letter b) GDPR.
Your data will be deleted if the inquiry has been answered conclusively and the
deletion does not conflict with any legal storage obligations, such as in the
event of a possible subsequent contract execution or for evidence purposes, if
you send us nasty e-mails or inform us about crimes on our system. We hope,
however, that neither of the latter two scenarios will occur.

WEB CONFERENCE SYSTEM

For the transmission of video and audio signals within the web conference, the
open source software BigBlueButton, as well as some additional in-house
developments or enhancements are used. On the basis of WebRTC, data or media
streams are transmitted.
These data can be among others:

 * audio and video data (image of the user (your video image), voice and spoken
   and shown content, desktop content/screen sharing)
 * the settings you choose (audio or video usage, display name/username)
 * chat contributions
 * shared files/presentations
 * voting results
 * last four digits of your phone number (if you dial in by phone) As the
   operator, we do not store any of the above-mentioned data about you beyond
   the duration of the web conference without your consent, unless you have
   explicitly agreed to this. Beyond the log files mentioned in point 3.2,
   nothing will be saved or recorded by us without your explicit consent.
   The legal basis for this processing is article 6 paragraph 1 lit. a) and b)
   GDPR.

CUSTOMER ACCOUNT / REGISTRATION FUNCTION

If you create a customer account with us via our website, we will collect and
store the data you enter during registration (e.g. name or e-mail address)
exclusively for pre-contractual and contractual services and to improve the
usability of our offer (e.g. an overview of the conference rooms you have
created on our server). At the same time we save the date and time of your
registration. This data will not be passed on to third parties.
If you consent to this processing within the registration process, article 6
paragraph 1 letter a) GDPR is the legal basis for the processing.
If the registration also serves the purpose of pre-contractual measures, the
legal basis for this processing is also Article 6 paragraph 1 letter b) GDPR.
You can revoke your consent to the storage of your data at any time with effect
for the future (in accordance with article 7 paragraph 3 GDPR).
All you have to do is inform us of your revocation. Please also refer to the
section "Rights of the users and affected persons" and the recommended ways to
contact us. In the event of your revocation, the data collected will be deleted
as soon as processing is no longer necessary. In doing so, we may have to
observe storage periods in accordance with tax and commercial law.


FORWARDING OF DATA

We will not transfer your personal data to third parties for purposes other than
those listed below.
We only share your personal information with third parties if

 * you have given your express consent in accordance with article 6 paragraph 1
   sentence 1 lit. a GDPR,
 * this is legally permitted and according to article 6 paragraph 1 sentence 1
   lit.b GDPR for the processing of contractual relationships with you is
   absolutely necessary, such as in the case of the use of our phone dial-up via
   our partner easybell.de,
 * there is a legal obligation for the transfer according to article 6 paragraph
   1 sentence 1 lit.c GDPR,
 * the disclosure according to Article 6 Paragraph 1 S.1 lit.f GDPR is necessary
   for the assertion, exercise or defence of legal claims and there is no reason
   to assume that you have an overriding interest worthy of protection in not
   disclosing your data.

At present, we only transfer data automatically in the event of a phone dial-in
by one of the participants. In this case, the phone number of the participants
will be processed by our partner. Furthermore, the audio stream of the web
conference is streamed via the servers of easybell.de.

Any further automated transfer of data to third parties does not take place. A
manual transmission only takes place for the reasons stated above.


STATISTICS

For the monitoring of our servers and to report about their utilization, we
collect statistics about the use of the servers, as well as the server
utilization. These statistics do not contain any personal data, however,
personal data is automatically evaluated for the usage statistics (e.g. the
number of users in a room is counted).
The backend BigBlueButton we use uses a API (programming interface) which allows
us to collect these statistics. For example, we can determine which conference
rooms are open on a server and which users are in these rooms. In the feedback
to the software, the names of the conference rooms, the display names of the
users and their characteristics (role, type of use (audio only, with microphone,
webcam use) and a few other metadata) are given.
The software only counts rooms and users and publishes these results, together
with further information, in the statistics.
Only this evaluation, without personal data, is stored beyond the short
processing time and partly also published.


SERVER SITES AND SERVER PROVIDERS

Our server locations are exclusively within Germany and are therefore subject to
European and German (data protection) laws. The provider of the servers is
currently [Hetzner Online GmbH](https://hetzner.de). The server provider has no
access to the data on the server operated by us and therefore no access to
personal data of our users.

Attention: The English version of our data protection declaration is for
information purposes only. Only the German version is legally binding.