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DOCUFRAME®

DOCUframe® ist als offenes und beliebig ausbaufähiges System konzipiert. Es
beinhaltet den gesamten Funktionsumfang, den ein mittelständisches Unternehmen
zur Optimierung und Kontrolle seiner Geschäftsprozesse braucht. Neben
Dokumentenmanagement, CRM/xRM und Groupwarefunktionalität sind
Projektverwaltung, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und
Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von
DOCUframe® abgedeckt werden.




ÜBERBLICK DER FUNKTIONEN

Enterprise Content Management (ECM)
 * Integrierte Datenschnittstelle an Ihre ERP-Lösung. (Datenaustausch im
   Hintergrund)
 * Dokumentenmanagement (DMS, Dokumente revisionssicher verwalten)
 * Suchmanagement (Informationen finden, nicht suchen)
 * Archivieren (Scannen, Archivdrucker)
 * Integration (Anbindung an Fremdsysteme)
 * Vorgangsmanagement (gruppieren von Informationen zu Aufgaben)
 * Dokumenten-Workflows (Arbeitsabläufe automatisieren)
 * Wissensmanagement (Alle Informationen von überall her verfügbar)
 * Aufgabenmanagement (Prozesse optimieren)

Groupware und Kommunikation
 * Interne und externe Kommunikation (E-Mail, Fax, SMS, Mobile und Telefonie)
 * E-Mail Management (revisionssicher archiviert und im Cockpit hinterlegt)
 * DOCUtoday® (alle Aufgaben in der Zeitachse einsehbar)
 * Projektmanagement (Projekte inklusive Kommunikation geplant und verwaltet)
 * MobileAccess (Android/iPhone)
 * WebClient (System von überall her einsehbar)

Customer Relationship Management (CRM/xRM)
 * Unterstützung in Marketing/Vertrieb/Service (Kunden gewinnen und pflegen)
 * Marketingunterstützung (Adressmanagement, Kampagnen / Verkaufsaktivitäten)
 * Serviceoptimierung (Bedürfnisse erkennen und pflegen)
 * Business-Partner Management (Beziehungen zu Geschäftspartnern pflegen)


ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM), PERFEKT ORGANISIERT



Sie können Ihre Dokumente in diversen Dateiformaten, Sprachen, Bildern, Abläufen
oder als E-Mails ablegen. Sie lassen sich nach beliebigen Merkmalen wie Titel,
Rechnungsnummer, Datum, Fax, E-Mail-Adresse oder auch nach individuell
festgelegten Suchkriterien verwalten.

Die Dokumente sind direkt Ihren Stammdaten zugeordnet, zum Beispiel
Kundeninformationen, Adressen, Artikel oder Projekte. Sie werden nicht einfach
in einem Filesystem abgelegt, sondern sind sicher in der Datenbank verwahrt und
objektorientiert mit Ihrer Business-Logik verknüpft.

Verschiedene Dateiformate, zum Beispiel MS Office-Dateien, lassen sich mit
DOCUframe® in ihrem Anwendungsformat aufrufen und versionskontrolliert
bearbeiten.

DOCUframe® arbeitet mit verknüpften Objekten: Alle Dokumente werden nur einmal
in der Datenbank gespeichert. Diese intelligente Verknüpfung stellt sicher, dass
alle Mitarbeiter immer mit den aktuellsten Dokumenten arbeiten. Zudem werden
Ihre IT-Kosten reduziert.

Mit DOCUframe® können Sie Dokumente entsprechend Ihrer Ablauforganisation an
unterschiedliche Abteilungen weiterleiten und parallel verarbeiten, ohne davon
Kopien zu erstellen.

Alle Dokumente sind per MobileAccess oder dem WebClient von überall her abruf-
und bearbeitbar.

Suchmanagement, "finden nicht suchen"

Vermeiden Sie lästiges Suchen nach Informationen. Sie können sich
benachrichtigen lassen, wenn es Änderungen gibt. „Push, nicht Pull“ – Sie sind
immer topaktuell. Sollten dennoch Recherchen notwendig sein, beschleunigt die
Speicherung von Suchanfragen die tägliche Arbeit. Dabei können Suchfunktionen
unterschiedlichster Komplexität über die logische Suche, die dynamische Suche
oder die Volltextsuche genutzt und beliebig kombiniert werden.

Archivierung, Scannen, Belege, Korrespondenz

Über die Import-Funktion erfassen Sie Dokumente aus Office- oder ERP-Software,
E-Mails und anderen Quellen. Papierdokumente werden über TWAIN-kompatible oder
netzwerkfähige Scanner eingelesen. Das leistungsfähige OCR Zusatzmodul, das auf
der führenden OCR/ICR FineReader Engine von ABBYY basiert, wandelt die
gescannten Vorlagen automatisch in Texte um. Für die anschließende Archivierung
werden die Dokumente automatisch oder manuell mit einem Index versehen. So sind
sie im überprüfbaren Originalzustand nach verschiedensten Suchkriterien schnell
auffindbar – eine wichtige Voraussetzung, um die Grundsätze zum Datenzugriff und
zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu erfüllen. Die Dokumente werden nach
verschiedensten Kriterien gruppiert und zusammengefasst. Somit ist es möglich,
die gewünschten Informationen von verschiedensten Seiten her zu betrachetn, z.B.
aus Adress- oder Projektsicht.

Integration, Kommunikation mit Fremdsystemen

Unabhängig davon, mit welcher Fachanwendung Sie arbeiten: DOCUframe®
kommuniziert bidirektional mit allen gängigen Anwendungssystemen. Hierzu zählen
SAP, Microsoft Dynamics, ABAS und viele andere. Der Datenaustausch erfolgt nicht
nur manuell, sondern auch zeitgesteuert. DOCUframe® führt Ihre Aufgaben
selbstständig in Ihren gewünschten Intervallen aus.

Vorgangsmanagement, immer auf dem aktuellsten Stand

Mit DOCUframe® lassen sich kunden- und projektbezogene Abläufe
(Dienstleistungen, Hotline-Support, Wartungsverträge und vieles mehr) zeitgenau
erfassen, kontrollieren und verwalten. Alle Vorgänge werden protokolliert,
ausgewertet und ganz nach Wunsch kunden- oder projektbezogen abgewickelt.

 * Aufgabenplanung mit DOCUtoday®
 * Kapazitätsplanung für den Gesamtüberblick über die Ressourcen
 * Erfassung von Leistungen auf Vorgangsbezogene Projekte
 * Auswertungen mit dem integrierten List and Label

Workflow, Arbeitsabläufe automatisieren

Informations- und Datenströme Ihres Unternehmens werden eins zu eins software
technisch abgebildet. Sie können Dokumente entsprechend Ihrer spezifischen
Abläufe automatisiert an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen
weiterleiten. Die Workflow- Werkzeuge ermöglichen es, sowohl Ad-hoc-Workflows
als auch strukturierte Workflows flexibel abzubilden. Dabei unterstützt das
grafische Modellierungstool die Workflow-Abbildung in idealer Weise. Außerdem
bietet Ihnen DOCUframe® ein ausgereiftes Eskalationsmanagement. Dabei werden die
Verantwortlichen an die Einhaltung einer bestimmten Bearbeitungszeit eines
Dokuments oder Vorgangs erinnert. Diese Technik wird z.B. verwendet, um Offerten
papierlos, zeitgesteuert zu prüfen, freizugeben und automatisch digital zu
versenden.

Projektmanagement, Leistungen erfassen, zielorientiert steuern

Lassen Sie sich bei Projekten der verschiedensten Größenordnungen unterstützen.
Nutzen Sie unterschiedlichste Werkzeuge um z.B. Ihr Change Management effizient
zu steuern und damit Kosten zu sparen. Durch zuverlässiges Ressourcenmanagement
vermeiden Sie Engpässe im Projekt und können Ihre Kapazitäten rechtzeitig
planen. Profitieren Sie von höchster Transparenz in all Ihren Projekten! Von der
Aufgabenabstimmung mit dem Kunden bis zur Projektüberwachung und
Nachkalkulation: DOCUframe® begleitet Sie während des gesamten Projektablaufs!
Aufgelaufene Zeiten werden automatisch in Ihr vorgelagertes ERP gesendet.

Aufgabenmanagement, Prozesse steuern und überwachen

Die Verknüpfung Ihrer Informationen mit zeitlichen Abläufen zieht sich als roter
Faden durch alle Funktionsmodule. Die Zeitschiene bildet das Rückgrat aller
Kontroll-, Verwaltungs- und Organisationsmechanismen. Vielfältige Erinnerungs-,
Wiedervorlage- und Ereignisfunktionen stehen dabei in direkter Verbindung mit
den internen Vorgangs- und Projektsteuerungsmechanismen des Systems. Alle Arten
von Dokumenten können zeitbezogen verwaltet werden.

 



GROUPWARE UND KOMMUNIKATION - INTEGRIERE DEINE TELEFONANLAGE



Diese integrierte Plattform bietet Ihnen alle Kommunikationsformen in nur einem
Produkt: Fax, E-Mail, SMS, VoiceMail / Anrufbeantworter und CTI (Computer
Telephony Integration). Dabei umfasst DOCUframe® alle wichtigen Leistungen einer
modernen Unified Messaging-Software. Mit der Erweiterung CTI werden zusätzlich
alle telefonrelevanten Funktionen gesteuert. Über die Kommunikationsplattform
können Sie E-Mails mit Terminen, Adressen, Dokumenten, Projekten oder Vorgängen
verknüpfen und von jedem Arbeitsplatz aus versenden, verwalten und archivieren.
Bei Anrufen werden sofort alle Daten angezeigt, die mit dieser Telefonnummer
verbunden sind, wie die Adresse und alle Korrespondenz, welche dieser Adresse,
oder Kontakten zugewiesen sind. Voice-Mails lassen sich wie alle anderen
Dokumente bearbeiten, weiterleiten, zuordnen und archivieren. Bei Abwesenheiten
von einzelnen Mitarbeitern sind Ihre Vertretungen auf dem aktuellen
Wissensstand!

MobileAccess, umfassende Mobilität
 * Alle Dokumente stets dabei mit Android/iPhone
 * Terminkalender immer aktuell
 * Adresssynchronisation mittels benutzerspezifischen Adresslisten
 * Inhalte stehen auch offline zur Verfügung
 * Meldungen und Informationen per Push-Mitteilung versenden
 * Kommunikation mit dem integrierten Routenplaner
 * Mobile Zeit- und Leistungserfassung
 * Service/Unterhalt Module stehen zur Verfügung
 * Sie verlieren keine Zeit, um sich auf Gespräche vorzubereiten, Ihre Dokumente
   reisen mit Ihnen mit!
 * Stossen Sie Prozesse auch bei Abwesenheit bequem mit Ihrem Smartphone oder
   Tablet an

Sofort informiert und startklar mit DOCUtoday®
 * Informationen über aktuelle Termine oder Projekte
 * Anzeige und Erinnerung an fällige Aufgaben
 * Details per Mausklick einsehbar
 * Individuell anpass- und erweiterbar
 * Daten können benutzer- oder gruppenspezifisch organisiert werden
 * Egal ob PPS / BDE, oder tägliche Arbeiten, Sie sind stets informiert!

E-Mail, die wichtigste Kommunikationsmethode
 * Revisionssicher und teamfähig
 * Automatische und strukturierte Archivierung
 * Voll integriert mittels POP/SMTP/IMAP und Anbindung an Exchange-Server

Im Sinne der Teamarbeit können Sie per Drag & Drop Ihre E-Mails entsprechenden
Vorgängen zuordnen. Jeder Mitarbeiter, den Sie dazu berechtigen, hat dann die
Möglichkeit, die entsprechenden Mails einzusehen oder weiterzuverarbeiten. Dabei
ist jede E-Mail stets redundanzfrei nur einmal im System vorhanden, egal wie
vielen Vorgängen oder Projekten sie zugeordnet ist. Anhänge können automatisch
extrahiert, archiviert und indexiert werden.




CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM/XRM)



Anstatt isolierte Insellösungen in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Service
zu bieten, liefert Ihnen DOCUframe® aufbauend auf den von Ihnen gesammelten
Dokumenten sämtliche CRM/xRM-Funktionalitäten in einem System. Um diese
ganzheitliche Prozess-Sicht zu gewährleisten, unterstützt DOCUframe® alle
Unternehmensbereiche optimal mit integrierten Systemfunktionalitäten.

Vertrieb, Verkaufszahlen steigern

Auch für Ihren Vertrieb stehen die Prozesse im Vordergrund. Vom ersten
Interessentenkontakt bis zur Gewinnung des Neukunden unterstützt Sie DOCUframe®
deswegen durchgängig. Alle während des Vertriebsprozesses anfallenden
Informationen halten Sie gekonnt im DOCUframe® fest. Sie behalten stets den
Überblick und schaffen zudem die Grundlage für intelligente Vertriebsanalysen.
Umsatzplanung und Verkaufschancenmanagement (Lead Tracking) erhöhen die
Transparenz für Ihr Unternehmen. Durch die Möglichkeit zur Anbindung an mobile
Endgeräte wie iPhone oder iPad arbeitet Ihr Außendienst unabhängig und flexibel.

 * Kundencockpit
 * Lieferantencockpit
 * Mitarbeiter / Interessenten
 * Herstellercockpit

Service, Kundenzufriedenheit erhöhen

Ihre Kundenzufriedenheit könnte höher sein? Kein Problem! DOCUframe® integriert
breit gefächerte Servicefunktionen. Mit einem Helpdesk, der auf einer
Wissensdatenbank aufbauen kann, steht der Kunde bei all Ihren Aktivitäten im
Mittelpunkt. Durch die automatisierte Verteilung und Zuordnung von
Kundenanfragen verbessern Sie Ihre Reaktionszeiten. Ihre Kundenzufriedenheit
wird steigen.

Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern nachhaltig pflegen

Ob Lieferanten, Mitarbeiter, Speditionen oder öffentliche Behörden: Die
Beziehungspflege mit der GSD Lösung verfolgt einen
ganzheitlichen XRM-Ansatz. XRM steht dabei als Erweiterung zum CRM-Gedanken für
eine Beziehungspflege zu sämtlichen Geschäftspartnern. So beziehen Sie in Ihre
Geschäftsabläufe nicht nur Ihre Kunden, sondern immer auch alle anderen an einem
Prozess beteiligten Geschäftspartner mit ein! Kommunizieren Sie zielgerichtet
mit Arbeitnehmervertretern, Kreditinstituten und öffentlichen Auftraggebern! Das
DOCUframe®-Konzept bietet Ihnen hierfür alle Möglichkeiten!




ERSTELLE DEINE EIGENEN LÖSUNGEN



Die Modulwelt von DOCUframe® bietet Ihnen höchste Flexibilität. Folgende Module
stehen zur Verfügung:

 * MobileAccess
 * WebClient
 * WebShop
 * Kapazitätsplanung
 * Personalzeiterfassung PZE
 * Betriebsdatenerfassung BDE
 * Scanning
 * Grafische Workflows
 * Elektronische Signatur
 * Veranstaltungsmanagement
 * Ticket-System
 * OCR-Texterkennung
 * flexible Entwicklunsumgebung DOCUcontrol®
   und viele mehr…




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9100 Herisau

Tel: +41 71 544 55 00
email: info@alpha-heron.ch




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