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                  später.</span></div><button type="button" class="close toggle-alert" data-dismiss="alert" aria-label="Close">×</button>
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guest2B – exklusiv-betreutes
TeilnehmermanagementWINKLER2023-02-08T18:51:09+00:00


OHNE TEILNEHMER KEIN EVENT.


OHNE PROFESSIONELLES TEILNEHMERMANAGEMENT KEIN ERFOLGREICHES EVENT!


OHNE TEILNEHMER KEIN EVENT.


OHNE PROFESSIONELLES TEILNEHMERMANAGEMENT KEIN ERFOLGREICHES EVENT!


DIGITALES TEILNEHMER – MANAGEMENT

DIE UNTERSTÜTZUNG FÜR IHRE ERFOLGREICHE VERANSTALTUNG

Bei der Organisation eines Events, stellt das Teilnehmermanagement die größte
Herausforderung dar. Wir sind Eventmanager mit Leib und Seele und haben uns
daher auf den Bereich Teilnehmermanagement spezialisiert. Aufgrund unserer
langjährigen Erfahrung in der Gesamtorganisation von Veranstaltungen aller Art,
wissen wir genau, wie wichtig das Teilnehmerhandling als Erfolgsfaktor für ein
gelungenes Events ist.

Die guest2B GmbH begleitet und berät Veranstaltungs-Projekte von der Einladung
mit individueller Onlineanmeldungen bis hin zum Check-in der Gäste auf Ihrer
Veranstaltung. Mit unseren App & webbasierten Registrierungstools führen wir das
Teilnehmerhandling professionell und budgetbedacht durch. Es ist keine
Installation oder Integration in die Kunden-IT notwendig, die Ansteuerung
erfolgt über einen Internetbrowser. Alle Daten liegen auf einem abgesicherten
Server in einem der größten Rechenzentren Deutschlands. Ob mit oder ohne
Vor-Ort-Betreuung unterstützen wir Sie bis zum erfolgreichen Abschluss Ihrer
Veranstaltung.

Teilnehmer-Prozess ansehen


01

SCHRITT 01


EINLADUNG

Mit Ihrer Event Microsites samt integriertem TMS (Teilnehmer-Management-System)
erhält Ihre Veranstaltung den passenden Auftritt im Netz. Dabei unterstützen wir
Sie bei der Konzeption & Kreation damit alle Veranstaltungsrelevanten Daten
erfasst und für ihre Gäste übersichtlich aufbereitet werden. Dank des
angeschlossenen Backend erhalten Sie und Ihre Gewerke einen DSGVO – konformen
Zugang für alle Informationen auf einen Blick.

 * Personalisierte Log-Ins bzw. offene Anmeldungen zur Consent-Einholung

 * Versand von automatisch generierten Bestätigungsmails

 * Umfangreiches Backend für die Kontingent-Verwaltung & einen DSGVO-konformen
   Datenabruf





02

SCHRITT 02


ANMELDUNG

Zu einem kompletten Teilnehmermanagement zählt die gesamte Kommunikation
zwischen Ihnen und den Teilnehmern. Egal ob analoges oder digitales
Einladungsmanagement, Sie erhalten vom Save-the-date bis zur Dankesmail alle
Vorlagen passend aufbereitet für Ihr Event.

Neben der Steuerung und Sammlung der Rückmeldungen können Sie sich auch beim
Nachfassen von fehlenden Angaben auf uns verlassen. Damit die eingeholten
Angaben auch ideal genutzt werden können, kümmern wir uns um passende
Listengenerierung und Bereitstellung nach verschiedenen Wunsch-Kriterien für
alle Gewerke.

 * Teilnehmerkommunikation: Save-the-date-, Einladungs-, Reminder- und
   Bestätigungsunterlagen

 * Bereitstellung einer veranstaltungsbezogenen E-Mail Adresse und Hotline

 * Postalischer oder digitaler Versand inkl. Consent-Einholung (DSGVO-konform)

 * Automatisierte Dokumenten- und Unterschrifteinholung per Docu-Sign
   Schnittstelle




03

SCHRITT 03


BEREITSTELLUNG & DIGITALER SUPPORT

Neben der Reise- & Shuttleplanung unterstützen wir unsere Kunden auf Wunsch beim
Abgleich der angegebenen Gäste-Daten z. B. bei Flugdatenbanken. Im Bereich des
Hotelmanagements dienen wir als Bindeglied zwischen Ihnen und den gebuchten
Hotels.

 * Hotel Management: Unterstützung der Gäste bei der Reiseplanung (Flug, Bahn,
   Eigenanreise, Mitfahrpool etc.)

 * Reisemanagement: Welcome-Situation Hotel, inkl. Übergabe wichtiger
   Veranstaltungsunterlagen bei Ankunft Ihrer Gäste

 * Event App (iOS und Android) mit folgenden Inhalten: Agenda der Veranstaltung,
   Locationmap, Kontakt- / Teilnehmerverzeichnis, Produktinformationen,
   Städteinformation zum Veranstaltungsort, Wettervorhersage, Q&A in Echtzeit,
   Feedbackabfrage, Up- und Download von Bildern (Bsp. Fotocontest),
   Messenger-Funktion der Teilnehmer untereinander





04

SCHRITT 04


SERVICES VOR ORT & EVENT-AUSWERTUNG

Von der Besetzung eines Info-Counters bei der Anreise Ihrer Gäste bis zur
Unterstützung bei der Abrechnung bieten wir vielfältigen Support bei der
Umsetzung Ihres Events. Für die Ankunft Ihrer Gäste stellen wir alle Komponenten
zur Verfügung (Erfahrenes Personal zur Begrüßung I Hardware, wie
Namebadge-Drucker, Scanner etc.) die es braucht, um einen reibungslosen Start
Ihres Events zu gewährleisten

 * Übergabe von personalisierten Namebadges und weiteren
   Veranstaltungsunterlagen

 * Ständiges Reporting der Check-In Situation an den Kunden (z.B. An- und
   Abwesenheits-Zeiten)



Auch im Anschluss an eine erfolgreiche Veranstaltung begleiten wir Sie z.B.
durch die Erstellung von Dankesschreiben oder anonymisierten Feedbackabfragen

 * Aufbereitung finaler Listen und Reports & CRM-Exporte

 * Feedbackauswertung & Aufbereitung finaler Statistiken


UNSERE LEISTUNGEN

EINZIGARTIGE DIENSTLEISTUNGEN, GEPAART MIT JEDER MENGE INNOVATION

LETTERSHOP

Nachvollziehbarer Mailversand (Save-the-Dates, Einladungen etc.) im
Veranstaltungs- oder Kunden Design direkt aus dem Tool.

DATENIMPORT

Teilnehmerdaten können per Upload der Veranstaltung hinzugefügt werden.

DATENSCHUTZ

Alle Daten werden auf mehrfach abgesicherten Servern in einem der größten
deutschen Rechenzentren verwaltet.

RESPONSIVITÄT

Damit Ihre Teilnehmer das Tool auch unterwegs nutzen können werden alle Seiten
responsiv angezeigt und passen sich damit jeder Bildschirmgröße an

SUPPORT

Auf Wunsch richten wir eine Supporthotline mit Wunsch-Nummer ein und stehen
Ihren Gästen gerne zur Seite.

ANLEITUNG

Auf Wunsch erstellen wir gerne Anleitungs-Booklets, die Kollegen, die nicht so
oft mit dem Tool in Berührung kommen, jederzeit helfend zur Hand haben.

BENUTZERMANAGEMENT

Sie entscheiden wer welche Benutzerrechte bei der Arbeit mit dem Tool erhält.
Die Berechtigungen sind abgestuft und werden pro Nutzer und pro Event vergeben.

ALLES-IM-BLICK

Mit dem übersichtlichen und webbasierten Dashboard haben Sie alle
Veranstaltungsdetails jederzeit, überall, in Echtzeit im Blick.

24/7 VERFÜGBARKEIT

Das Tool ist über einen abgesicherten Serverzugang per Internetbrowser nutzbar.
Es sind keinerlei Installationen oder Integrationen bei Ihnen notwendig.

REISE-LOGISTIK

Im Tool können sämtliche Reisestrecken der Teilnehmer erfasst und für alle
Event-Beteiligten nutzerfreundlich angelegt werden.

ÜBERNACHTUNGS-VERWALTUNG

Mehrere Hotels und verschiedene Zimmerarten sind per einfacher
Kontingentverwaltung übersichtlich koordinierbar.

NAMENSSCHILDER

Der Druck von CI-konformen Teilnehmerunterlagen kann direkt aus dem Tool
erfolgen. Entweder im Vorfeld mit postalischem Versand oder als kurzfristige
Nachproduktion vor Ort.

CHECK-IN

Über die sekundengenaue, elektronische Erfassung Ihrer Gäste vor Ort haben Sie
jederzeit den Überblick über die Teilnehmerzahlen.

FEEDBACK

Durch das Anlegen und Auswerten von individuellen Online-Umfragen können Sie die
Stimmung der Gäste erfassen und für zukünftige Maßnahmen daran anpassen.

BILDERGALERIE

Bilder von Events können den Teilnehmern unkompliziert und sicher zur Verfügung
gestellt werden. Im Umkehrschluss kann der Gast auch Dokumente in das Tool
laden.

MEHRSPRACHIGKEIT

Das Tool spricht Deutsch und Englisch. Bei einem unserer kreativen Kunden sogar
Italienisch.


KUNDEN DIE UNS VERTRAUEN

OB AGENTUR ODER ENDKUNDE, UNSER SUPPORT BEI VERANSTALTUNGEN HAT BISHER JEDEN
ÜBERZEUGT















ES GIBT IMMER EINEN WEG

UND GENAU DIESEN FINDEN WIR GEMEINSAM.



Meine Name ist Maximilian Tratzky, Geschäftsführer der guest2B GmbH. Als
Frontmann, Netzwerker und innovativer Lösungsfinder bin ich die treibende Kraft
in der Weiterentwicklung des Registrierungstools. Die langjährige Eventerfahrung
und das damit verbundene Kunden- und Teilnehmerverständnis ist quasi mein
perfektes Handwerkszeug für das professionelle Teilnehmermanagement. Egal um
welche Art von Events es sich handelt – gemeinsam finden wir einen Weg bzw. eine
Lösung.





NOCH FRAGEN? TESTEN SIE UNS!

Sie möchten mehr über das Thema Teilnehmerhandling erfahren? Gerne beraten wir
Sie bei Ihrer Veranstaltung. Bei konkreten Veranstaltung erstellen wir Ihnen
freibleibend auch eine erste Ansicht, wie Ihre Veranstaltung durch ein
strukturiertes Teilnehmermanagement unterstützt werden kann.

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Maximilian Tratzky
Ottobrunnerstraße 28
82008 Unterhaching

Telefon: +49 (0)89 215 573 52
Email: m.tratzky@guest2B.de

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