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請求書の受領、受け取りを電子化するメリットは？ | 経営者から担当者にまで役立つバックオフィス基礎知識 | クラウド会計ソフト
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請求書の受領、受け取りを電子化するメリットは？

公開日：2021/07/09

請求書をオンライン上でやり取りする流れは、クレジットカードの代金や電話料金といったものだけに留まらず、企業間や企業とフリーランスの間でも活発になってきています。紙媒体で請求や受け取りを行っていた部分を電子化できれば、コストの削減だけでなく業務の効率化にもつながります。コロナ渦におけるリモートワークや働き方改革の流れにあって、経理業務も大きく変わろうとしています。今回は、請求書のやり取りを電子化するメリットや効率化するための具体的な方法を紹介します。


目次

 * 請求書のやり取りを電子化するメリット
 * 請求書のやり取りを紙で行う課題・デメリット
 * ミスや入力漏れが発生しやすい
 * 書類の管理が面倒
 * 働き方で変わる経理業務
 * 請求書受領を電子化するメリット
 * 請求書受領を効率化するには
 * エクセルで管理する
 * freeeスマート受発注
 * まとめ


請求書のやり取りを電子化するメリット

紙の請求書を毎月発行するのは手間がかかり、業務負担を増加させてしまう一因となるものです。金額や数量などに誤りがあれば、データを修正したうえで再びプリントアウトして郵送するといった作業が必要になります。また、取引先などからも紙の請求書が送られてくると、ファイリングをするスペースが必要ですし、確認や修正依頼にも時間を取られてしまいます。

請求書の発行や受け取りを電子化することは、請求書業務にかける手間や時間を圧縮し、効率化するために欠かせないものです。

クラウド上でやり取りが行えるシステムを導入すれば、データに誤りがあった場合もタイムリーに修正が行えます。請求書業務に必要な情報が一元化されることで、スムーズに業務を進められるはずです。


請求書のやり取りを紙で行う課題・デメリット

社内に十分なリソースがない場合、紙で請求書のやり取りを行うのは業務上大きな負担となってしまいがちです。どのようなデメリットがあるのかを解説します。


ミスや入力漏れが発生しやすい

請求書のやり取りを紙で行う際、ミスや入力漏れが発生しやすいというデメリットが挙げられます。電話やメールで連絡を取りながら、請求書はPCで作成するといったケースも多く、複数のツールを使うことで、ミスが起こりやすくなります。

また、仮に送られてきた紙の請求書をデータとして入力する際に転記ミスが発生した場合、どの部分に誤りがあるのかを確認するだけでも時間がかるため、効率的な業務の妨げにもなります。


書類の管理が面倒

請求書業務を紙で行う場合、郵送にかかる時間も考慮する必要があるため、前倒しで作業を進めることもめずらしくありません。特に月末近くなると、処理すべき件数が多くなってしまい、経理業務に支障が出てしまう恐れもあります。

また、管理面でも紙の場合はファイリングに時間が取られますし、途中で紛失してしまうリスクも生じます。過去の請求書を確認する際には分厚いファイルを紐解く必要があり、非効率な管理となってしまいがちです。


働き方で変わる経理業務

コロナ禍といった社会環境の変化、働き方の多様化に伴い、業務に取り組む場所は必ずしもオフィスである必要はなくなりました。オンライン上で提供されている様々なサービスを活用すれば、会社・出先・自宅といった場所を選ばずに、どこでも業務を行うことが可能です。

しかし、経理業務においては紙の書類でのやり取りがメインとなっている場合、思うように業務のテレワーク化を進められない側面があります。ROBOT
PAYMENTが経理担当者向けに2020年6月に行ったアンケート調査では、69.1％の人が経理業務をテレワーク化できていなかったと答えています。

また、「紙の請求書業務が電子化されると経理の働き方は変わると思う」という質問に対しては、実に89.4％の人が「変わると思う」と回答しています。経理業務をデジタル化する流れは国も後押ししています。

制度面においては、電子帳簿保存法の改正によって、従来は紙での保存が必要だった取引関係の書類について、要件を満たせば電子データのみの保存でよくなるなど、電子化に取り組みやすい環境が整いつつあります。

電子帳簿保存法についてはこちら


請求書受領を電子化するメリット

請求書の受け取りを電子化すれば、取引に関する書類を一元化できるので情報共有がスムーズになります。データに誤りがあればすぐに修正できますし、過去のデータについても確認しやすい環境を整備できます。

そのため、請求書業務にかける時間を短縮化でき、働く場所に縛られない取り組みを進められるはずです。業務の電子化を進めるには、社内の理解や取引先の承諾が必要となりますが、メリットを丁寧に説明して納得してもらうことが大切です。


請求書受領を効率化するには

請求書のやり取りを効率化していくには、「エクセルで管理する」もしくは「クラウドサービスを利用する」といった方法が挙げられます。それぞれの方法について、特徴を見ていきましょう。


エクセルで管理する

エクセルではテンプレートや自作のフォーマットを利用することで、請求書のやり取りを管理することも可能です。また、取引先の情報をエクセル上で集計・管理すれば、業務効率を高めることにつながります。

しかし、担当者が複数いる場合など、エクセルの履歴の管理や、メンテナンスが複雑になるなど業務管理に支障が出てしまうこともめずらしくありません。紙の請求書をエクセルに入力するときに転記ミスを起こしてしまい、誤ったデータがそのまま保存されることもあります。


FREEEスマート受発注

freeeスマート受発注は、クラウド上で請求書業務を行えるものであり、業務に関する情報を一元化できます。そのため、取引先との情報共有が簡単であり、データの確認や修正をすぐに行えます。

2020年10月1日に改正された電子帳簿保存法に基づき、要件を満たしたシステムを利用することで、電子取引における紙での保存は不要となりました。freee受発注サービスでの取引が証憑となるので安心です。

法人の場合、電子データの保存期間は7年もしくは10年となっています。電子データで保存を行えば、紙の書類は一定期間を経過すれば破棄できるので、請求書業務の効率化につながるはずです。


まとめ

企業規模や業種を問わず、請求書業務は毎月の業務として発生するものです。多くの取引を紙の書類で行っていれば、それだけで負担は大きくなってしまいます。また、請求書にミスがあっても修正までに時間がかかり、処理が遅れてしまう恐れもあります。請求書業務で起こるミスを減らし、業務を効率化していくためには電子化を進めていくことが重要ですfreeeスマート受発注は電子帳簿保存法に対応しており、導入してからすぐにクラウド上で請求書業務を行えるので活用してみてください。


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