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VOS DOCUMENTS CHANTIERS FINANCIERS & ADMINISTRATIFS GÉNÉRÉS EN UN CLIC

Avec Word et Excel, les MOE rentrent les mêmes informations plusieurs fois dans
des documents différents et mettent à jour des tableaux de suivi. Les MOA font
la même chose de leur côté.

Avec DOCUBAT, MOE ou MOA rentre l'information une seule fois. Tous les documents
sont ensuite générés en un clic et selon leurs modèles. MOE et MOA ont accès aux
mêmes tableaux de suivi en temps réel.

Bénéfices immédiats :
Gain de temps et moins d'erreurs

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QUALITÉ ET SERVICE SUPPLÉMENTAIRE
POUR LE MAÎTRE D'OUVRAGE

Le MOA bénéficie d'un suivi financier et administratif sans erreur et a accès à
des tableaux de bord très utiles pour le suivi de son activité (TS, TMA, etc.).


UN SOULAGEMENT ET DU LUDIQUE
POUR LES CONDUCTEURS DE TRAVAUX

Les conducteurs de travaux gagnent entre 5h et 10h par mois sur des tâches
répétitives de suivi financier et peuvent ainsi se concentrer sur l'essentiel :
le chantier.


ÉCONOMIES (DE TEMPS)
SUR LE SUIVI DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS

Votre équipe passera 50% moins de temps sur le suivi des dossiers
administratifs. DOCUBAT automatise les tâches répétitives et rend le travail
plus ludique.


NOS CLIENTS ET LEURS CLIENTS



Perte de temps et source d'erreurs


RENTRER LES MÊMES INFOS PLUSIEURS FOIS DANS DIFFÉRENTS DOCUMENTS

Les MOE et MOA doivent entrer le nom, l'adresse et le mail de chaque entreprise
un grand nombre de fois : certificats de paiement, avenants, acte d'engagement,
ordre de service, CCAP, tableaux de suivi financiers et administratifs, emails
de relance, etc.

Solution DOCUBAT


UNE BASE DE DONNÉES POUR
PROFITER DES INFOS RENTRÉES PAR D'AUTRES OU LES RENTRER UNE SEULE FOIS

Les informations rentrées sont réutilisées autant que possible grâce à notre
base de données. Par exemple, nous avons déjà sûrement les données de vos
entreprises (adresse, ...) par d'autres MOE / MOA. L'adresse d'une entreprise
est automatiquement reprise sur tous les chantiers pour tous les MOE et MOA et
donc dans tous vos documents générés par DOCUBAT.

Perte de temps et source d'erreurs


S'ADAPTER AUX DIFFÉRENTS MODÈLES DE DOCUMENTS

Les MOE et certains MOA ont leurs modèles de Certificat de Paiement, Acte
d'Engagement, CCAP ou Ordre de Service. S'adapter aux modèles leur fait perdre
du temps et est source d'erreurs.

Solution DOCUBAT


UNE INTERFACE UNIQUE POUR TOUS VOS MODÈLES DE DOCUMENTS

Il faut simplement rentrer les infos dans une interface unique et nous générons
les documents selon le modèle choisi en un clic. Les infos nécessaires à
certains modèles de documents (SIRET, assurances, etc.) sont souvent déjà dans
notre base de données et en tout cas, ne sont demandées que lorsqu'elles sont
nécessaires.




MODULE
CERTIFICATS DE PAIEMENT

Perte de temps et source d'erreurs


FAIRE LE SUIVI DES DEVIS, AVENANTS ET COÛTS TOTAUX DES MODIFICATIONS

Les MOE mettent à jour un tableau de suivi des devis et avenants sur Excel avec
un détail sur la phase (en attente, validé, signé, etc.). Le MOA compte sur ce
tableau pour comprendre l'impact des TMA ou le total des travaux modificatifs et
ajuster sa marge.

Solution DOCUBAT


UN TABLEAU DE SUIVI DES DEVIS ET AVENANTS
AUTOMATIQUE ET PARTAGÉ AVEC LE MOA

DOCUBAT offre un tableau de suivi des devis et avenants qui se met
automatiquement à jour suivant les actions des différents intervenants sur la
plateforme (soumission d'un devis, validation, signature, etc.). Le MOA a un
accès au tableau et peut comprendre directement l'impact des TMA et le total des
travaux modificatifs en temps réel.

Perte de temps et source d'erreurs


FAIRE LE CALCUL DU COMPTE INTERENTREPRISE ET DU VERSEMENT PRORATA

Les MOE de promoteurs font le suivi du compte interentreprise. Pour cela, ils
tiennent compte des montants des prestations qu'ils allouent aux entreprises
bénéficiaires afin de calculer la somme net à retenir ou à verser dans les
certificats de paiement.

Solution DOCUBAT


CALCUL INSTANTANÉ DU CIE OU VERSEMENT COMPTE PRORATA ET
TABLEAU DE SUIVI DU CIE AUTOMATIQUE ET PARTAGÉ AVEC LE MOA

Les MOE créent des fiches CIE en quelques clics. DOCUBAT offre ensuite un
tableau de suivi du CIE automatique, calcule le montant à retenir ou à verser et
l'intègre automatiquement dans les certificats de paiement sans faute et sans
retard. DOCUBAT calcule également le montant du compte prorata à verser et
génère les VHMs en un clic.

Perte de temps et source d'erreurs


REGROUPER TOUTES LES INFOS DANS LES CERTIFICATS DE PAIEMENT

Solde du compte interentreprise, sous-traitants (seulement ceux validés et en
paiement direct), autoliquidation ou non, avenants (seulement ceux validés),
somme avancements sur TS, caution bancaire, report précédent cumul, date et
numéro de situation, données projet / enterprise / MOA, etc.

Solution DOCUBAT


UNE BASE DE DONNÉES ET DES ALGORITHMES
POUR RENTRER SEULEMENT LES INFOS STRICTEMENT NÉCESSAIRES

Il suffit de rentrer les avancements. À partir des infos rentrées par ailleurs
dans la base de données (CIE, SSTT, autoliquidation, avenants, CB, données
projet / ETS / MOA), nous générons ensuite le certificat de paiement selon le
modèle choisi.

Perte de temps et source d'erreurs


DES ERREURS DANS LES CERTIFICATS DE PAIEMENT :
CONSÉQUENCES IMPORTANTES ET STRESS POUR MOE ET MOA

Par exemple : Erreurs de formule, oublis et erreurs de saisie (avancements,
report du précédent cumul, sous-traitant, etc.). Conséquences : Pour le MOE,
risques juridiques et mécontentement du MOA, et pour le MOA, impact négatif sur
la trésorerie et la marge.

Solution DOCUBAT


DES ALGORITHMES POUR DES CERTIFICATS DE PAIEMENT IRRÉPROCHABLES

DOCUBAT vérifie la cohérence des modèles de certificat de paiement en amont et
nos algorithmes sont calibrés pour générer des certificats de paiement sans
faute. Nous mettons aussi des contrôles en place qui permettent de limiter les
erreurs de saisie.




MODULE
DOSSIERS ADMINISTRATIFS ENTREPRISES ET SOUS-TRAITANTS

Perte de temps et source d'erreurs


ÉCRIRE DES EMAILS POUR EXPLIQUER LES PROBLÈMES DANS LES PIÈCES ADMINISTRATIVES
ET FAIRE DES RELANCES

Le MOE ou MOA doit envoyer des emails pour faire des retours. Les emails sont
longs à écrire car il faut dire ce qu'il faut changer pour chaque pièce
problématique.

Solution DOCUBAT


LA PLATEFORME ENVOIT DES EMAILS DE RETOUR ET DE RELANCE EN UN CLIC

Le MOE ou MOA valide ou non la pièce sur la plateforme en un clic, écrit un
commentaire dans le champ correspondant à la pièce pour décrire le problème le
cas échéant et envoit l'email de relance à l'entreprise en un clic. Un clic
suffit également pour les relances.

Perte de temps et source d'erreurs


LES DOSSIERS INCOMPLETS SONT FRÉQUENTS

Les dossiers des entreprises sont souvent incomplets, ce qui engendre des
allers-retours par emails pénibles et chronophages.

Solution DOCUBAT


L'ENTREPRISE REÇOIT UN LIEN POUR DÉPOSER SES PIÈCES ET
LA PLATEFORME EMPÊCHE UN DÉPÔT INCOMPLET DES PIÈCES

L'entreprise ouvre un lien et est guidé dans le dépôt des pièces. La plateforme
empêche l'envoi de dossiers incomplets, ce qui évite un grand nombre
d'allers-retours.

Perte de temps et source d'erreurs


FAIRE LE SUIVI DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Les MOE mettent à jour le tableau de suivi des pièces administratives sur Excel
avec le stade (en attente, retour, validé, validé et signé MOA) et un
commentaire. Sur un chantier, cela représente typiquement des centaines de
documents.

Solution DOCUBAT


UN TABLEAU DE SUIVI AUTOMATIQUE DES PIÈCES ADMINISTRATIVES

Le MOE et le MOA valident les pièces administratives et font des retours et
commentaires sur la plateforme. Le tableau de suivi se met automatiquement à
jour.


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