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SIGNATURE DES ACTES NOTARIÉS À DISTANCE : LE NOTARIAT SE DIGITALISE AVEC LA
PROCURATION ÉLECTRONIQUE

mardi 23 juin, 2020

CAMILLE MARCHANT, LEGAL - ESTATE PLANNING

Petite révolution dans le notariat belge : pour la première fois, les
procurations authentiques, c’est-à-dire les procurations qui sont réalisées par
un acte notarié, peuvent être reçues à distance par voie électronique à l’aide
d’un système de vidéoconférence.

Les actes notariés (actes de vente, donations, contrats de mariage, création
d’une société, pactes successoraux, etc) doivent être signés en présence du
notaire par toutes les parties contractantes à l’acte. Celles-ci ont par
conséquent l’obligation de se déplacer physiquement dans l’étude notariale.

Si une partie (ou plusieurs des parties) est dans l’impossibilité de se rendre
chez le notaire le jour de la signature de l’acte, elle peut mandater une autre
personne pour signer l’acte pour son compte et en son nom en signant une
procuration.

Le principe est le suivant : pour la signature d’un acte authentique, la
procuration doit elle aussi revêtir la forme authentique, c’est-à-dire qu’elle
doit être signée en présence du notaire par la personne qui donne le mandat
(appelée « le mandant »). Le mandant devra donc se rendre au préalable chez son
notaire pour donner procuration à une personne déterminée (appelée « le
mandataire ») pour signer l’acte notarié pour son compte et en son nom.

Les mesures prises par le gouvernement fédéral pour lutter contre la propagation
du Coronavirus ont rendu les déplacements chez le notaire quasiment impossibles
puisque seuls les cas urgents étaient encore acceptés.

Boostée par la crise sanitaire et le confinement, la mesure autorisant la
signature d’actes notariés au moyen d’une procuration digitale est entrée en
vigueur le 4 mai 2020. Désireux d’offrir davantage de souplesse et de
flexibilité à leurs clients (surtout ceux qui habitent à l’étranger), les
Notaires attendaient cette faculté depuis longtemps.

Ce nouvel outil digital n’est pas une mesure temporaire et continuera d’exister
après la crise sanitaire.

Par ailleurs, durant la période du coronavirus, aucun honoraire ni frais ne sont
comptés : la procuration numérique est gratuite. Qu’en sera-t-il dans le futur ?
A suivre…

Comment cela fonctionne ?

Tout est réglé en deux étapes et la démarche est rigoureusement encadrée afin
d’apporter la même sécurité juridique que si le mandant était présent chez le
notaire.

Le pouvoir de signer l’acte notarié peut être donné à un collaborateur du
notaire ou à une autre personne de confiance.

Le notaire envoie tout d’abord un mail à son client avec des instructions et un
manuel d’utilisation et, s’il n’a pas de question, fixe un rendez-vous pour la
signature de la procuration par vidéoconférence.

Le jour du rendez-vous (c’est la première étape), le mandant qui désigne un
mandataire devra se munir de sa carte d’identité, du code PIN qui l’accompagne,
d’un lecteur de carte (ou de l’application Itsme) et d’une webcam pour s’assurer
que c’est bien lui qui signe et pas une autre personne à sa place.

Le mandant et le notaire doivent se connecter sur une plateforme digitale.
Pendant la vidéoconférence, le notaire explique le fonctionnement de la
procuration digitale mais aussi le contenu et la portée des clauses du projet de
l’acte notarié qui sera signé par le mandataire. La procuration est ensuite
signée électroniquement au moyen de la carte d’identité (lecteur de carte ou
application Itsme).

Le jour de la signature de l’acte notarié (acte de vente, création d’une
société, donation, etc), le mandataire doit être présent physiquement chez le
notaire pour signer l’acte notarié pour le compte et au nom du mandant en vertu
des pouvoirs qui lui ont été conférés par la procuration digitale (c’est la
deuxième étape). Une fois que toutes les parties ont signé l’acte grâce à cette
procuration digitale, le notaire peut, après enregistrement de l’acte, en
envoyer une copie aux différentes parties.

La procuration digitale offre la même sécurité juridique que tout autre acte
notarié. Elle peut être donnée pour un seul acte ou pour plusieurs.

Ce nouvel outil digital permet par conséquent d’acheter une maison, de signer un
contrat de mariage ou de faire une donation peu importe où l’on se trouve et
sans devoir se déplacer !

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