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 * ZUGFeRD-Format: Lösung der elektronischen Rechnungslegung?

06.06.2022 - Fachartikel


ZUGFERD-FORMAT: LÖSUNG DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSLEGUNG?

Das ZUGFeRD-Format ist ein branchenübergreifendes Datenformat der elektronischen
Rechnung. ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums
elektronische Rechnung Deutschland“. Bereits jetzt gibt es Auftraggeber, die nur
noch ZUGFeRD-konforme Rechnungen akzeptieren. In unserem Fachartikel erfahren
Sie mehr über die Vorteile des ZUGFeRD-Datenformats für die E-Rechnung.


WOFÜR STEHT ZUGFERD UND WAS IST DAS ZUGFERD-FORMAT?

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische
Rechnung Deutschland“. Es ist ein einheitliches, hybrides, elektronisches
Rechnungsformat, das in der Wirtschaft, aber auch in der öffentlichen Verwaltung
eingesetzt wird.

Das ZUGFeRD-Format basiert auf

 * Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische
   Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und
 * Europäische Norm EN16931, die am 28. Juni 2017 veröffentlicht wurde

Außerdem berücksichtigt das ZUGFeRD-Format ab Version ZUGFeRD 2.0

 * die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und
 * die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3).



Das branchenübergreifende Datenformat zur elektronischen Rechnungslegung wurde
vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter Mitwirkung des
Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie erarbeitet. Auch DATEV hat als
FeRD-Mitglied bei der Entwicklung des Standardformats mitgewirkt. Das
ZUGFeRD-Format ist eine Übersetzung der rechtlichen Anforderungen, die dich aus
Richtlinie 2014/55/EU und Norm EN 16931 ergeben. Diese EU-Norm definiert Normen
und technischen Regeln für elektronische Rechnungstellung in Europa, um
Interoperabilität und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu garantieren.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3)
strukturierte Rechnungsdaten basierend auf dem XML-Format (Extensible Markup
Language). Der Versand einer Rechnung im ZUGFeRD-Format erfolgt also als
PDF-Datei (ISO-Standard PDF/A). Dieses Dokument stellt die Sichtkomponente der
elektronischen Rechnung dar und unterscheidet sich optisch nicht von einer
herkömmlichen Rechnung im PDF-Format. Die PDF-Datei enthält allerdings als
inhaltliches Mehrstück die XML-Version derselben Rechnung. Die PDF-Version
erlaubt die Sichtprüfung, die XML-Version die elektronische Verarbeitung der
strukturierten Rechnungsdaten durch entsprechende Softwaresysteme.


ZUGFERD-FORMAT: VORTEILE IM ÜBERBLICK

Das ZUGFeRD-Format ermöglicht eine Standardisierung von Rechnungen, was
einerseits die Fehleranfälligkeit beim Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen
verringern und andererseits die Bearbeitungsgeschwindigkeit erheblich steigern
soll. Diese automatisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnung im
ZUGFeRD-Format benötigt nur minimalen manuellen Aufwand was Bearbeitung und
Zahlung beschleunigt. Auch die Erstellung einer Rechnung im ZUGFeRD-Format
bedeutet keinerlei Mehraufwand, sofern der Rechnungssteller eine entsprechende
Software nutzt, die die Erstellung von elektronischen Rechnungen im
ZUGFERD-Format unterstützt. Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag
können standardisiert ausgelesen und für weitere Prozesse der Verarbeitung
direkt und ohne Medienbruch genutzt werden.

Die Vorteile von ZUGFeRD auf einen Blick:

 * Formatabsprachen zwischen Rechnungsparteien entfallen
 * Fehleranfälligkeit minimieren
 * Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöhen
 * Automatisierung der Verarbeitung und Buchung
 * Minimierung des Aufwands für Bearbeitung und Zahlung

Das Ziel der Entwicklung des ZUGFeRD-Formats ist es, die zuvor oft eingesetzte
und nicht fehlerfreie OCR-Erkennung zu ersetzen und die medienbruchfreie
Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen.


ZUGFERD UND XRECHNUNG: UNTERSCHIEDE UND GEMEINSAMKEITEN

Ähnlich wie das Format XRechnung entspricht das Format ZUGFeRD einer anerkannten
elektronischen Rechnung.

Damit stellt das ZUGFeRD eine Alternative zum elektronischen
Rechnungsformat XRechnung dar. Im Gegensatz zur XRechnung sind die
Einsatzgebiete des ZUGFeRD-Formats jedoch vielfältiger: Es kommt zum Einsatz im
Geschäftsverkehr:

 * B2B
 * B2G (Business to Government)
 * B2C

Das ZUGFeRD Format bedient durch das integrierte XML nicht nur die Anforderungen
der seit 27. November 2020 geltenden Pflicht der elektronischen Rechnungslegung
an Auftraggeber der öffentlichen Hand, sondern adressiert die Schwierigkeiten
der XRechnung, die im alltäglichen Geschäftsverlauf aufgekommen sind. Der Nutzer
erhält eine Rechnung, welche das XML-Format integriert hat und trotzdem noch
regulär anhand des Belegbildes des PDFs lesbar bleibt. Dies ermöglicht nicht nur
den Rechnungssteller und Rechnungsempfänger die Rechnung wie gewohnt zu prüfen
und weiterzuverarbeiten, sondern bietet auch eine anwenderfreundliche Lösung für
externe Personen wie Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer an.


WANN WIRD DAS ZUGFERD-FORMAT PFLICHT?

Ab dem 20.11.2020 machte die öffentliche Verwaltung elektronische Rechnungen mit
strukturierten Daten zur Pflicht. Die ZUGFeRD Rechnung ist ein Format, das dafür
entwickelt wurde. Führende Anbieter von Rechnungssoftware oder von modernen
Buchhaltungsprogrammen bieten bereits ZUGFeRD an oder werden darauf umstellen.

Seit dem 20.11.2020 akzeptieren staatliche Einrichtungen, Behörden und
öffentliche Unternehmen keine Papierrechnungen mehr. Auch PDFs generiert aus
Word sind seitdem bereits nicht mehr möglich.



Im B2B- und B2C-Kontext besteht keine Pflicht zur elektronischen
Rechnungslegung. Noch immer gelangen viele Rechnungen auf dem Postweg an ihre
Empfänger. Allerdings rechnen Experten damit, dass bis Mitte der 2020er-Jahre
elektronische Rechnungen mehr als 50% des weltweit anfallenden
Rechnungsaufkommens, auch im B2B-Verkehr, ausmachen werden.


RECHNUNG IM ZUGFERD-FORMAT ERSTELLEN: WAS IST ZU BEACHTEN?

Damit PDF und XML inhaltlich identische Mehrstücke derselben elektronischen
Rechnung im ZUGFeRD-Format darstellen, sind die Vorgaben gemäß § 14 Abs. 4
Umsatzsteuergesetz (UStG) zu berücksichtigen.

Konkrete Prüfpflichten oder Kontrollmaßnahmen für das Verfahren zur Erzeugung
identischer Mehrstücke hat die Finanzverwaltung nicht festgelegt. Daher sollten
sich Rechnungssender und Rechnungsempfänger auf eigene Prüfmechanismen einigen,
um die inhaltliche Identität von XML- und PDF-Version derselben Rechnung zu
gewährleisten. Ebenfalls zu beachten: Das Standardformat ZUGFeRD ersetzt nicht
die Prüfung der Signatur oder das alternative innerbetriebliche
Kontrollverfahren, das elektronische Rechnungen erfordern.



Neben den spezifischen Vorgaben zum ZUGFeRD-Format und den Vorgaben gemäß § 14
Abs. 4 UStG. gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff (GoBD). Eine digitale Signatur ist bei E-Rechnungen im
ZUGFeRD-Format obligatorisch.

Zu Übermittlung einer ZUGFeRD-Rechnung gibt es kein festgelegtes Verfahren. Eine
E-Invoicing-Plattform ist nicht vonnöten, denn PDF/A-Dokumente können ganz
einfach per E-Mail zugestellt werden.


RECHNUNG IM ZUGFERD-FORMAT AUFBEWAHREN: WAS IST ZU BEACHTEN?

Wie für das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format, gelten auch für deren
Aufbewahung die Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff (GoBD). Demnach sind elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe
und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (Rz.
131). Elektronische Rechnungen müssen Sie somit auch unbedingt elektronisch
aufbewahren und sicherstellen, dass die Dateien maschinell auswertbar sind (Rz.
128). Im Falle einer Rechnung im ZUGFeRD-Format müssen Sie also lediglich die
PDF/A-Datei revisionssicher archivieren. Das Scannen von Papierrechnungen
entfällt somit natürlich. Eine Aufbewahrung allein als Ausdruck der PDF reicht
nicht aus! Die E-Mail, in der die elektronische Rechnung zugestellt wird, muss
nicht archiviert werden.

Wie lange ZUGFeRD-Format-Rechnungen aufzubewahren sind, legt das
Umsatzsteuergesetz fest (§ 14b Abs. 1 S. 1 UstG). Ebenso wie bei anderen Formen
der Rechnung beträgt die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen im ZUGFeRD-Format 10
Jahre.


WIE ERSTELLE ICH EINE RECHNUNG IM ZUGFERD-FORMAT?

Wenn Sie eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen möchten, benötigen Sie eine
entsprechende Software, die entweder in der Lage ist, eine bestehende Rechnung
ins ZUGFeRD-Format umzuwandeln oder eine neu erstellte Rechnung direkt als
ZUGFeRD-Rechnung auszugeben.

Die Einbindung kann z. B. über Standardsoftwaresysteme (übelicherweise ERP- oder
EDI-Systeme) erfolgen oder Ihre IT-Abteilung bindet ZUGFeRD in ihre
Individualsoftware eigenständig ein.  Viele Buchhaltungs- und
ERP-Softwaresysteme unterstützen ZUGFeRD bereits, so auch Projektron BCS.

Mit dem Modul Rechnungsstellung in BCS erstellen Sie eine E-Rechnung im
ZUGFeRD-Format im Handumdrehen. In den Stammdaten einer Rechnung im
Rechnungsgenerator wählen Sie unter der Kategorie „Versand“ im Kriterium
„Rechnungsform“ einfach ZUGFeRD aus dem Dropdown-Menü aus und BCS generiert die
Rechnung automatisch versandfertig im PDF/A-3-Format. In Kombination mit den
CRM-Funktionen in BCS können Sie die erstellte Rechnung ohne
zwischenzuspreichern direkt aus BCS heraus an Ihre Auftraggeber versenden.

Die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist inzwischen mit jeder
gängigen Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel und beispielsweise auch mit
beliebten DATEV-Anwendungen problemlos möglich:

 * DATEV Unternehmen online
 * DATEV DMS classic

"Rechnungen schreiben wir als PDF-Rechnung mit E-Mail Versand – der klassische
Papier-Versand hat ausgedient. Da zu unseren Kunden auch öffentlich-rechtliche
Organisationen gehören, schreiben wir auch Rechnungen im „ZUGFeRD“ Format."

Ursula Meyer
Delivery Manager, Be Shaping The Future – Performance, Transformation, Digital
GmbH, München


ALLES AUFSATTELN: NUR NOCH ZUGFERD?

Im ersten Moment kann diese Aussage verlockend klingen. Im Zuge der Anwendung
des neuen Formats sind jedoch Hürden entdeckt worden. So erfüllten die ersten
Versionen von ZUGFeRD zwar die Standards europäischer Normen, konnten jedoch
trotzdem nicht von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland angenommen werden.
Begründet liegt dies zum Teil an fehlenden Rechnungsinformationen, welche
regionsspezifisch durch die Verwaltung gefordert wurden und nur durch XRechnung
abgedeckt werden konnten. Dies wurde allerdings durch diverse Erweiterungen und
neuen Versionen des ZUGFeRD-Formats behoben.

Ein verbindlicher Updatezeitraum für ZUGFeRD-Versionen kann aktuell nicht
bestimmt werden. Es ist aber davon auszugehen, dass sich stark am halbjährigen
Updatezeitraum der XRechnung orientiert wird. In enger Zusammenarbeit mit dem
französischen Forum (Forum National de la Facture Electronique et des Marchés
Publics Electroniques) wurde eine Version von ZugFeRD entwickelt, die weitgehend
dem französischem Standard Factur-X 1.0 entspricht. Bereits seit dem 24. März
2020 und seit Version 2.1. ist ZUGFeRD vollständig mit Factur-X kompatibel und
technisch identisch. Daher ist auch oft von Version ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0
die Rede. Seitdem nutzen beide Formate gemeinsam auch die Kennung Factur-X.
Beide Formate eignen sich für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen,
öffentlicher Verwaltung und Verbrauchern. Am 01.03.2022 erschien Version ZUGFeRD
2.2 / Factur-X 1.0.06.

Es bleibt jedoch erkennbar, dass diese Problematiken lediglich für die
Rechnungsstellung an Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland relevant
sind. ZUGFeRD Rechnungen zwischen Unternehmen außerhalb der deutschen Verwaltung
bringen uneingeschränkte Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und
können eine Optimierung und Aufwandsreduktion aller kaufmännischen Prozesse der
Rechnungsstelle mit sich bringen.


ÜBER DEN AUTOR

Die Buchhaltung der Projektron GmbH erstellt ca. 3000 Rechnungen pro Jahr. Der
Anteil an XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format wächst dabei stetig.




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Längst verbind­lich für Lieferan­ten und Dienst­leister, die mit der
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