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Urlaubsmails?


WAS IST IHRE STRATEGIE BEIM UMGANG MIT DEN URLAUBSMAILS?

19. Juli 2022/0 Kommentare/in Outlook /von Meike Kranz


SOMMER – SONNE – URLAUB - E-MAIL-FRUST

Alle freuen sich auf den Sommerurlaub. Zeit mit der Familie, andere Länder
kennenlernen, entspannen oder Aktiv-Urlaub. Jeder möchte den Arbeitsalltag
vergessen und auf neue Gedanken kommen.

Aber gelingt das auch?

Während Sie Urlaub machen läuft Ihr E-Mail-Postfach voll. Wenn Sie dann ins Büro
zurückkehren warten 500 oder mehr Mails auf Sie, die Sie lesen und bearbeiten
müssen. Da ist die Erholung schnell vorbei.

Um dies zu vermeiden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Mich hat interessiert,
was in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Folgende Antworten standen zur Auswahl:

 * Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails nicht
   weitergeleitet werden
 * Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails an meinen
   Vertreter weitergeleitet werden
 * Mein Vertreter ist für meinen Posteingang freigeschaltet und kann jederzeit
   meine Mails lesen und bearbeiten
 * Wir arbeiten nur noch mit Funktionspostfächern, daher ist die Bearbeitung der
   Mails immer gewährleistet
 * Ich lese und bearbeite meine Mails auch im Urlaub
 * sonstiges


DER DATENSCHUTZ SPIELT EINE ROLLE

Als ich die Abonnenten meines Newsletters zur Umfrage eingeladen habe, habe ich
viele Abwesenheitsmitteilungen erhalten.

Oft stand dort, dass aus Datenschutzgründen die Mails nicht weitergeleitet
werden. Dies stimmt auch mit dem Ergebnis der Umfrage überein.

Ergebnisse der Umfrage

Aber ist das auch die beste Strategie?

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung schalten, dann sammeln sich
die Mails während Ihres Urlaubs an. Sie benötigen dann wahrscheinlich 2 Tage, um
alles zu bearbeiten. Vielleicht hat der Absender sich auch an Ihren Vertreter
gewandt, der dann wiederum Sie in seiner Antwort in Kopie gesetzt hat. D.h. Sie
haben nicht nur die eigentlichen 500 Mails durchzuarbeiten, sondern auch noch
die 100-200 Antworten darauf.

Das gleiche Problem gibt es bei einer Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung an den
Vertreter. Ihr Vertreter erhält dadurch nicht nur seine eigenen 50-100 Mails pro
Tag, sondern auch noch Ihre dazu, fühlt sich aufgefordert alle zu beantworten
und das potenziert das Mailaufkommen zusätzlich.

Beide Varianten verschlimmern das Problem eigentlich noch.

Anders ist es, wenn der Vertreter für Ihr Postfach freigeschaltet ist. In diesem
Fall, kann er 1-2 Mal am Tag Ihre Mails durchgehen und nur auf die wichtigen und
dringenden Anliegen antworten. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Ihr
Vertreter Ihren Posteingang vor sortiert, sodass Sie nach dem Urlaub sehr
schnell erkennen können, um welche Mails Sie sich als erstes kümmern müssen.

Wie Sie sich ein effizientes System aufbauen und welche Einstellungen in Outlook
dafür notwendig sind, zeige ich in diesem Webinar:
https://chefentlastung.edudip.com/w/368004

Das Gute daran: Nicht nur in der Urlaubszeit, sondern auch bei Abwesenheit durch
Krankheit, sind Sie gut vorbereitet.

Das gilt auch bei der Nutzung von Funktionspostfächern. Hier gehen alle Mails an
eine allgemeine Abteilungs-Mail-Adresse und können von dort aus von allen
Kollegen gelesen und bearbeitet werden. So spielt es genau genommen keine Rolle
mehr, wer im Urlaub ist oder krank. Die Bearbeitung von Mails ist immer
gewährleistet.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Sowohl bei der Weiterleitung der Mails, als auch bei der Freischaltung des
Posteingangs oder auch bei den Funktionspostfächern stellt sich diese Frage. Sie
ist aus meiner Sicht ganz einfach zu beantworten: Private Mails dürfen sowieso
nicht über die berufliche Mail-Adresse geschrieben werden. In den meisten
Unternehmen gibt es dazu eine entsprechende Richtlinie oder Arbeitsanweisung,
die die Mitarbeiter unterschreiben müssen. Daher gibt es nichts, was geschützt
werden muss.

Sie erhalten vertrauliche Mails?

Für Bewerbungen sollten Sie ein entsprechendes Funktionspostfach einrichten.
Wenn Sie in einem vertraulichen Projekt mitarbeiten, sollte dieses Projekt ein
Funktionspostfach erhalten. So können Sie vermeiden, dass vertrauliche Mails in
Ihrem persönlichen Postfach landen.

Einige haben bei der Umfrage geantwortet, dass sie Mails im Urlaub lesen. Das
trägt natürlich nicht zur Erholung bei. Viele meiner Trainingsteilnehmer sagen
mir aber, dass sie am Tag vor dem ersten Bürotag die Mails von zu Hause aus
lesen, damit sie sich in Ruhe einen Überblick verschaffen können und wissen, was
sie am ersten Tag erwartet. Da es sich dabei häufig um einen Sonntag handelt,
vermute ich, dass diese Zeit nicht als Arbeitszeit gebucht wird. Und das ist
Schade.

Besser wäre es, nach dem Urlaub 1-2 Tage zwar im Büro zu sein, aber so zu tun,
als ob man nicht da wäre. Also: Bürotür zu, Telefon umstellen, keine
Besprechungen und neue Mails nicht sofort beantworten. So haben Sie genug Zeit,
sich einen Überblick zu verschaffen.

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Schlagworte: Mails, Urlaub

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0 0 Meike Kranz
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Meike Kranz2022-07-19 10:07:202022-07-19 10:07:22Was ist Ihre Strategie beim
Umgang mit den Urlaubsmails?


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