support.spend.cloud Open in urlscan Pro
185.230.212.209  Public Scan

Form analysis
0 forms found in the DOM

Text Content

Welcome to Portal

Skip to Content Skip to Menu Skip to Footer

?Unknown\pull-down
 * Startpagina
 * Kennisbank
 * Community
 * Mijn tickets
 * * Aanmelden
 * Lettergrootte
   -+
   Lay-out
   
   Volledige breedte
   
   Nederlands
   Talen
    * Nederlands
    * English
   
   Standaard : Nederlands


WELKOM BIJ DIRK

Zoek in ons Help Center, vraag het de Community of dien een Ticket in.
Help Center
Community
 * Onderwerp toevoegen
 * Ticket toevoegen

 * Help Center
 * Inkoop
 * Voor orderaanvragers
 * Orderaanvragen maken




EEN DIENSTORDER AANMAKEN



Het is binnenkort mogelijk om dienstorders aan te maken in Spend Cloud. Dit kan
handig zijn als je een orderaanvraag wilt registeren voor diensten of
werkzaamheden. In dit artikel leggen we je uit hoe deze nieuwe functionaliteit
werkt. Daarnaast gaan we onderaan het artikel in op wat je als
applicatiebeheerder kunt doen om deze functionaliteit in te schakelen voor
bestellers.



Deze functionaliteit bevindt zich nog in de testfase. Staat de functionaliteit
wel ingeschakeld, maar zie jij, of de besteller(s) de knop 'Registreer een
dienst' nog niet? Scroll dan naar beneden naar de informatie over te
instellingen te controleren door een applicatiebeheerder.


EEN NIEUWE AANVRAAG MAKEN



STAP 1 - ALGEMEEN

Om een dienstorder te registreren ga je naar het menu-onderdeel Inkoop /
Aanvragen. Klik op de knop  om hiermee te beginnen. Het maken van een
dienstorder doe je in drie stappen. Op de eerste pagina vul je algemene gegevens
in, zoals de leverancier, administratie (indien van toepassing) en de
organisatorische eenheid waar je de order voor wilt plaatsen. Je kunt tot slot
ook één of meerdere bijlagen toevoegen aan je aanvraag. Je kunt hier
bijvoorbeeld een offerte toevoegen, maar ook andere relevante bestanden. Klik op
'Upload een bestand' of sleep het bestand naar de bijlagen sectie om deze toe te
voegen. Deze bestanden worden standaard geselecteerd om mee te sturen naar de
leverancier. Als je dit niet wilt, bijvoorbeeld omdat het bestand wel relevant
is voor de order in Spend Cloud, maar niet voor de leverancier, kun je het
vinkje weghalen om de order niet mee te sturen.







Rechts van de aanvraag zie je een samenvatting, op de eerste pagina zie je de
gekozen leverancier en het bijbehorende e-mailadres. De order zal naar dit
e-mailadres worden verstuurd. Als je klaar bent op deze pagina klik je op
'Volgende stap'.
De functionaliteit 'Opslaan als concept' is nog niet beschikbaar. Hoewel je deze
knop nu al ziet is het nog niet mogelijk om een dienstorder als concept op te
slaan. Meer informatie over deze functionaliteit volgt nog.


STAP 2 - DIENST(EN)


Bij deze stap kun je een toelichting invullen voor de leverancier, een bedrag en
indien van toepassing, een BTW percentage. Is de prijs van de dienst nog niet
bekend? Dan kun je hier een schatting invullen, zodat deze alvast goedgekeurd
kan worden. Het is mogelijk om het bedrag later nog te wijzigen. Je kunt het
bedrag ook leeglaten en deze later opgeven, bijvoorbeeld na contact met de
leverancier, of na uitvoering van de werkzaamheden. De bedragen worden standaard
meegestuurd op de PDF van de order. Indien je de bedragen niet mee wilt sturen,
kun je het daarvoor bestemde vinkje weghalen, dan wordt het ingevulde bedrag
niet naar de leverancier gestuurd. Als je een orderregel wilt toevoegen klik je
op de knop onderaan.









Als je klaar bent met het invullen van het formulier zie je aan de rechterkant
weer een samenvatting van de aanvraag. Je kunt middels de pijltjes terug gaan
naar de vorige, of volgende stap.
 Het bedrag kan na het verzenden van de order naar de leverancier gewijzigd
worden door medewerkers die daarvoor de juiste rechten hebben. Lees meer
informatie hierover onderaan het artikel.
 



STAP 3 - VERANTWOORDING (OPTIONEEL)

Deze stap is alleen zichtbaar als je bij stap 1 een organisatorische eenheid
hebt gekozen waar je een rol op hebt om orders financieel te coderen.


Bij deze stap ga je de financiële details invullen voor deze order, oftewel
financieel coderen. Het invullen van deze velden is te allen tijde optioneel. De
codering die je hier invult is van toepassing op alle orderregels.  De Spend
Cloud zal voor het veld grootboekrekening een aantal suggesties doen van meest
gecodeerde grootboekrekeningen bij verwerkte facturen van de afgelopen twee jaar
die zijn gekoppeld aan deze leverancier en geboekt op dezelfde organisatorische
eenheid. Als er een standaard grootboekrekening bij de relatie die aan deze
leverancier is gekoppeld is ingevuld wordt deze automatisch ingevuld. De Spend
Cloud zal op basis van bovengenoemde data nog steeds suggesties tonen.






Het invullen van deze stap is volledig optioneel, het systeem zal ook geen
rekening gehouden met eventuele beperkingen of verplichten die kunnen worden
afgedwongen door de coderingsmatrix.


Dit onderdeel is momenteel in ontwikkeling en wordt binnenkort beschikbaar.






STAP 3 (4) - LEVERING



Je bent nu bij de laatste stap van het samenstellen van de dienstorder. Op deze
pagina vul je het afleveradres in, aanvullende informatie voor de leverancier
met eventueel een referentienummer. Daarna vul je de overige gegevens voor
intern in, zoals wie de order mag ontvangen. Je hebt hierbij de keuze uit een
medewerker of een ontvangstgroep. Maak een selectie en kies vervolgens de
gewenste medewerker of groep. Tot slot kun je een toelichting plaatsen voor
intern gebruik, deze toelichting is niet inzichtelijk voor de leverancier.





Ook hier zie je aan de rechterkant van het formulier weer een samenvatting van
de order. Indien je de order wilt wijzigen kun je middels het pijltje terug naar
de vorige stap. Als je klaar bent klik je op de knop om de order te
bevestigen/verzenden. De order zal dan op gebruikelijke wijze verder het proces
in worden gestuurd..




VOOR APPLICATIEBEHEERDERS

Indien een medewerker niet de knop ziet om een dienst te registreren, of niet de
gewenste selectie kan maken kun je onderstaande zaken controleren.


RECHTEN

Zorg ervoor dat de besteller binnen de rechten waar diens rol op is gebaseerd
toegang heeft tot het menu-onderdeel Inkoop / Aanvragen.





ROL/FUNCTIEPROFIEL

Controleer in de rol van de medewerker of ten minste de volgende zaken goed zijn
ingesteld, houd hierbij rekening met de organisatorische eenheid die de
medewerker heeft gekozen:



Als de besteller niet de knop ziet om een dienstorder te registreren op de
Aanvragen-pagina, controleer dan de volgende instellingen:

 1. Orderaanvragen samenstellen: Ja - Als deze instelling op Nee staat mag de
    gebruiker geen bestellingen plaatsen.
 2. Handmatige orderaanvraag maken: Ja - Als deze instelling op Nee staat mag de
    gebruiker geen handmatige orderaanvragen aanmaken en kan er geen dienstorder
    worden geregistreerd.





LEVERANCIER

Controleer of de leverancier gekoppeld is aan de juiste leveranciersgroep en of
de instellingen bij de leverancier goed staan.


Als de besteller wel de knop ziet om een dienstorder te registreren maar niet de
gewenste leverancier, controleer dan de volgende instellingen:

 1. Leveranciersgroepen: Controleer binnen de rol aan welke leveranciersgroepen
    de besteller is gekoppeld. Als de medewerker wel de knop ziet om een
    dienstorder te registreren maar niet de gewenste leverancier, kan je aan de
    hand van deze groepen controleren voor welke leveranciers de medewerker een
    order mag samenstellen.
    
 2. Leverancier: Navigeer naar het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop /
    Leveranciers. Zoek de betreffende leverancier op, klik rechts van de
    leverancier op de drie puntjes en vervolgens op 'Leveranciersgroep
    koppelen'. In dit overzicht zie je aan welke groepen de leverancier is
    gekoppeld. Vergelijk dit met de leveranciersgroepen in de rol van de
    gebruiker en koppel waar nodig deze leverancier aan nieuwe
    leveranciersgroepen. Klik tot slot op 'Opslaan'. 
    
 3. Instellingen leverancier: Bewerk de leverancier vanuit het menu-onderdeel
    Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers. Controleer of de volgende
    instelling op Ja staan.
    
     1. Handmatige orderaanvraag toegestaan - Indien deze instelling niet te
        kiezen is betreft het waarschijnlijk een OCI-leverancier.
        
     2. Order direct versturen
        
     3. E-mailadres - Er moet een e-mailadres ingevuld zijn, anders kan de order
        niet naar de leverancier worden verstuurd.
        









ACHTERAF HET BEDRAG WIJZIGEN


Om een medewerker de rechten toe te kennen voor het wijzigen van het bedrag van
de dienstorder nadat deze naar de leverancier verzonden is, ga je naar het
functieprofiel of de rol-instellingen. Daar kun je, als de optie modulebeheerder
inkoop in de rechtenset geactiveerd is, ervoor kiezen om de medewerker
aangevraagde orders van andere medewerkers te laten wijzigen eventueel met of
zonder een nieuwe beoordeling. 

















Tags :
dienstenorder
inkoop
service order
dienstorder
aanvraag
werkzaamheden
Nuttig?10
Bijgewerkt: 23 uur geleden
Delen :

Volgen

Schrijf je in om meldingen van deze/dit artikel te ontvangen.

Op deze pagina
 * Een nieuwe aanvraag maken
 * Voor applicatiebeheerders

 * Orderaanvragen maken
   Een dienstorder aanmaken
   Inkoopproces de besteller - van aanvraag tot ontvangst
   Een orderaanvraag doen via het menu Aanvragen
   Favoriete orders en artikelen
   Hoe komt het dat ik niet alle afleveradressen kan selecteren?
   Een order aanmaken op basis van een handmatige orderaanvraag
   Een order aanmaken vanuit het assortiment
   Een order aanmaken via een webshop
   Als besteller een leverancier toevoegen

 * Gerelateerd(e) Artikelen
   Een order aanmaken vanuit het assortiment
   Een orderaanvraag doen via het menu Aanvragen
   Een order aanmaken op basis van een handmatige orderaanvraag
   Een order aanmaken via een webshop
   Een foutmelding over het procuratieschema bij het indienen van een order

Mogelijk gemaakt door Zoho Desk


We zijn online!

Hoe kunnen we je helpen?