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6 SIGNES QUE VOTRE SUIVI DU TEMPS EST INUTILE

actualites, blogs / 08/04/2023 16/07/2024 / productivité, Télétravail

Le suivi des délais des projets est considéré comme un mal nécessaire. Ce que
beaucoup de gens ne savent pas :

Ne pas suivre du tout les temps fait moins de dégâts que les suivre mal.

Ci-dessous, nous avons rassemblé 6 signes indiquant des temps de projet erronés.
Découvrez pourquoi vous feriez mieux de ne pas suivre du tout vos temps
d’activité.

POURQUOI ARRÊTER COMPLÈTEMENT LE SUIVI DU TEMPS (AU LIEU DE LE FAIRE MAL) ?

De cette façon, au moins vous ne perdrez pas de temps !

Les délais de projet ne remplissent qu’un seul objectif : fournir des données
pour les décisions qui affectent votre profit.

Par exemple:

* Que dois-je facturer à mes clients ?
* Combien de temps dois-je prévoir pour ce type de projet ?
* Quels prix dois-je mettre dans mes propositions ?
* Dois-je entreprendre davantage de projets – ou suis-je à pleine capacité ?
* Quels services dois-je proposer – et lesquels ne sont pas rentables ?

Ce n’est certainement pas une bonne idée de prendre ce genre de décisions avec
votre intuition. Mais c’est sûrement mieux que de compter sur un suivi faux !

UN MAUVAIS SUIVI DU TEMPS COÛTE DE L’ARGENT

Si je suis conscient de ne pas avoir une bonne estimation de mes efforts pour
différentes tâches ou projets, je peux au moins envisager d’autres modèles
économiques.

Par exemple, je pourrais opter pour une tarification basée sur la valeur plutôt
que sur un calcul fondé sur l’effort.

En revanche, si je pense à tort connaître mes efforts et que je base mes
décisions sur ces estimations, ces décisions seront probablement erronées,
entraînant une perte de profits, comme des revenus manqués ou des capacités
inutilisées.

De plus, je perdrai du temps et de l’énergie. En somme, j’investis du temps dans
un processus qui conduit à de mauvaises décisions, ce qui, encore une fois, me
coûtera de l’argent.

-> Si vous remarquez plusieurs des signes suivants, vous devriez vraiment
commencer à remettre en question votre suivi du temps.

1. VOUS NE SUIVEZ PAS VOS TEMPS QUOTIDIENNEMENT

Selon l’étude Le temps, c’est de l’argent, 33 % des temps de projet sont erronés
ou aboutissent sur les mauvais projets – même si vous les suivez toujours sur le
même jour.

À blâmer est ce qu’on appelle la Courbe d’oubli : plus le temps passe, plus
votre mémoire devient inexacte – et avec elle vos estimations. .

Si vous ne faites un suivi que tous les 2-3 jours, vous avez déjà oublié 46 % de
votre temps. Si plus d’une semaine s’écoule, 64 % sont oubliés.

Cela signifie : Le suivi quotidien du temps est une exigence de base pour
garantir que vos temps sont au moins en partie réalistes.

2. VOUS NE SUIVEZ LES TEMPS QU’EN HEURES ENTIÈRES

Vous notez uniquement les heures de travail en heures entières, par ex.

Projet A = 2 heures Projet B = 3 heures Projet C = 1 heure etc.

Même une mesure par pas d’une demi-heure serait trop imprécise. En réalité, les
demi-heures et les heures entières se produisent aussi souvent que les autres
moments.

Cela signifie que si quelqu’un réfléchit en une demi-heure ou une heure entière,
son suivi est déjà assez faux au bout de 15 à 30 minutes. Cela fait beaucoup.

De cette façon, une personne peut facilement perdre environ 40 heures par mois,
ce qui équivaudrait à une semaine entière de temps de projet mal suivi.

3. VOUS UTILISEZ UN LOGICIEL DE MINUTERIE

La plupart des gens parviendraient à démarrer un chronomètre. En revanche,
arrêter ce chronomètre chaque fois que vous êtes interrompu ou que vous terminez
une tâche est difficilement quelque chose que quiconque peut faire à long terme.

Si votre journée de travail est chargée, la probabilité d’oublier d’appuyer sur
la minuterie augmente. Ainsi, il y aura toujours des jours où vous aurez
effectué 4 à 5 tâches mais n’aurez suivi que 1 à 2 grands créneaux horaires.

Cela signifie que vous devez souvent ignorer les temps et finir par les estimer
de toute façon.

Par conséquent, les minuteurs ne vous donnent pas de meilleurs résultats que
l’estimation des temps. De plus, ils vous obligent à interagir en permanence
avec eux lorsque vous arrêtez ou démarrez une tâche.

Ce temps considérable que vous investissez est perdu dès que vous oubliez
d’appuyer sur la minuterie.

4. VOUS AVEZ DES COLLÈGUES QUI NE SUIVENT JAMAIS LES TEMPS

Si vous êtes indépendant, vous pouvez passer directement au paragraphe 6 – mais
les salariés doivent en être conscients :

Même s’il n’y a qu’un seul collègue sur votre projet, qui ne suit pas du tout
ses temps, ou ne les suit que moins d’une fois par semaine, les temps de
l’équipe sont tellement faux que tout le suivi n’a pratiquement servi à rien.

En équipe, les temps de projet des collaborateurs sont rarement suivis
individuellement. L’accent est plutôt mis sur le nombre total d’heures par
projet, sous-projet ou étape du projet.

Cela signifie : si les temps d’un collègue manquent ou sont totalement
incorrects, vos propres temps de projet font partie d’un faux temps total.

Par conséquent, peu importe les efforts que vous déployez. C’était une perte de
temps.

5. VOTRE PATRON S’ATTEND À CE QUE VOUS Y CONSACRIEZ TOUJOURS 8 HEURES

Si les patrons suggèrent que les 8 heures de présence soient également allouées
aux projets, les salariés arrondiront leurs temps, le total fait donc 8 heures.
Soit une charge de travail de 100%.

Une charge de travail réaliste pour les projets des prestataires de services se
situerait cependant entre 40 % et 60 %. Exceptionnellement bon, ce serait 70 à
80 %. Le reste du temps est forcément consacré à la communication interne, à
l’administration ou aux pauses.

S’attendre à une charge de travail plus élevée n’est donc ni réaliste ni
raisonnable, car cela rendrait l’objectif réel du suivi du temps du projet sans
pertinence :

Après tout, vous voulez savoir combien de temps a été VRAIMENT consacré aux
projets afin de pouvoir prendre les décisions mentionnées ci-dessus.

6. VOUS DEVEZ TOUJOURS FAIRE DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES

Bien sûr, il y a des heures supplémentaires auto-infligées. Mais s’ils
constituent la règle plutôt que l’exception, il n’y a que deux raisons possibles
:

Mauvaise planification – ou exploitation intentionnelle.

Les deux ont une chose en commun : trop peu de ressources ou trop peu d’heures
sont budgétisées pour les tâches.

Si tel est le cas, soit la planification est régulièrement basée sur des
horaires incorrects des projets antérieurs, soit les horaires corrects sont
délibérément ignorés.

Les deux signifient la même chose : le suivi du temps n’a servi à rien et le
temps n’a été que perdu.

MON SUIVI DU TEMPS EST INUTILE, QUE PUIS-JE FAIRE ?

Si certains de nos 6 signes vous semblent familiers, vous avez essentiellement
deux choix : Arrêtez complètement de suivre votre temps – ou améliorez votre
suivi du temps.

En tant qu’employé, vous ne pouvez probablement pas décider de cela par
vous-même, mais vous pouvez au moins présenter de bons arguments en faveur de
cette décision.

Il a été prouvé qu’un suivi discipliné du temps conduit à la meilleure
rentabilité possible. Mais pour que cela se produise, le suivi du temps doit
être précis, complet et à jour.

Si vous ne pouvez pas faire cela – ou si vous pensez que vos temps n’ont pas
besoin d’être aussi précis après tout et que vous n’avez besoin que de valeurs
approximatives – vous devez être cohérent et suivre votre intuition. En d’autres
termes, évitez le suivi du temps.

Il n’y a pas grand chose à gagner à long terme. Mais au moins, vous ne perdrez
plus de temps.

UNE SOLUTION ? MEMTIME

Memtime automatise le suivi du temps de travail en enregistrant automatiquement
chaque programme utilisé, permettant ainsi de gagner 75 % du temps normalement
consacré au suivi manuel, tout en offrant des intégrations transparentes avec
divers logiciels de gestion de projets.

Tags: productivité, Télétravail

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